Широкие таблицы Excel не помещаются на страницах с книжной ориентацией. Столбцы выходят за правый край, разделяя единую логическую таблицу на несколько печатных листов, которые читатель должен склеить вместе или мысленно собрать. Преобразование электронной таблицы Excel в PDF в альбомной ориентации поворачивает страницу на девяносто градусов, обеспечивая горизонтальное пространство, необходимое для размещения всех столбцов на одной ширине страницы. Преобразование Excel в PDF в ландшафтном режиме несложно, но для правильного масштабирования, полей и области печати требуется обратить внимание на несколько настроек, которые Excel скрывает в диалоговых окнах макета страницы.
Переключение ориентации страницы на альбомную
Откройте книгу Excel и выберите лист, который хотите преобразовать. Откройте вкладку «Макет страницы» на ленте. В группе «Параметры страницы» нажмите «Ориентация» и выберите «Альбомная». Экранная сетка визуально не меняется, но пунктирная линия разрыва страницы теперь указывает, куда попадают границы страницы в новой ориентации. Настройка альбомной ориентации применяется независимо к каждому листу, поэтому переключение одного листа в альбомную ориентацию не влияет на книжную ориентацию других листов в той же книге.
После переключения в альбомную ориентацию прокрутите лист по всей ширине, чтобы убедиться, что все столбцы попадают в границы разрыва страницы. Если столбцы выходят за пределы правой линии разрыва страницы, у вас есть несколько вариантов поместить их в область печати: уменьшить ширину столбцов, уменьшить размер шрифта, сделать поля страницы уже или использовать параметр масштабирования, чтобы сжать весь лист до нужного размера. Размер страницы PDF в альбомной ориентации для стандартного почтового листа составляет 11 дюймов в ширину и 8,5 дюймов в высоту, что является обратной величиной книжной ориентации.
Настройка области печати для вывода в альбомной ориентации
Лист Excel может содержать данные, вычисления и справочные таблицы, которые не должны отображаться в PDF-файле. Область печати определяет, какие именно ячейки будут экспортироваться. Выберите диапазон ячеек, который должен появиться в PDF-файле. Откройте вкладку «Макет страницы», выберите «Область печати», а затем «Задать область печати». Excel размещает пунктирную рамку вокруг выбранного диапазона и игнорирует все, что находится за его пределами, во время экспорта PDF.
Если рабочий лист содержит несколько отдельных таблиц, которые должны появиться в альбомном PDF-файле, удерживайте нажатой клавишу Ctrl при выборе каждого диапазона, а затем задайте область печати. Excel включает в область печати все выбранные диапазоны, разделенные разрывами страниц. Для более четкого вывода подумайте, следует ли перед экспортом объединить отдельные таблицы на один лист или разделить на отдельные листы. В альбомном PDF-файле с несколькими таблицами, расположенными в логическом порядке чтения, легче ориентироваться, чем в том, где таблицы расположены в случайных положениях.
Настройка масштабирования для всех столбцов
Параметры масштабирования в диалоговом окне «Параметры страницы» управляют тем, как Excel сжимает или увеличивает содержимое листа, чтобы оно соответствовало размеру печатной страницы. Откройте диалоговое окно «Параметры страницы», щелкнув маленькую стрелку в углу группы «Параметры страницы» на вкладке «Макет страницы». На вкладке «Страница» в разделе «Масштаб» выберите «По размеру» и установите ширину на 1 страницу, а высоту на пустое значение. Это говорит Excel масштабировать ширину, чтобы она соответствовала одной странице, позволяя при этом увеличивать высоту на столько страниц, сколько необходимо.
Настройка «По ширине 1 страницы» наиболее распространена при преобразовании альбомной ориентации Excel в PDF, поскольку основная цель переключения на альбомную ориентацию — предотвратить перераспределение столбцов на ширину второй страницы. Если масштабирование делает текст слишком маленьким для чтения, отрегулируйте ширину столбцов и размеры шрифта вручную, а не полагайтесь только на масштабирование. Альбомный PDF-файл, в котором для чтения текста требуется увеличительное стекло, не позволяет использовать переключатель ориентации.
Настройка верхних и нижних колонтитулов и повторяющихся строк
Альбомный PDF-файл выигрывает от верхних и нижних колонтитулов, которые правильно ориентированы для более широкой страницы. Откройте вкладку «Вставка», выберите «Верхний и нижний колонтитулы» и создайте верхний колонтитул, охватывающий всю альбомную ширину. Укажите заголовок документа слева, номер страницы в центре и дату справа, чтобы получить профессиональный макет в стиле отчета. Верхний и нижний колонтитулы автоматически поворачиваются в зависимости от ориентации страницы, поэтому специальная настройка для альбомной ориентации не требуется.
Для листов, где заголовки столбцов в первой строке определяют, что содержит каждый столбец, настройте эти строки заголовков так, чтобы они повторялись вверху каждой печатной страницы. Перейдите на вкладку «Макет страницы», выберите «Печатать заголовки» и в поле «Строки для повтора вверху» введите диапазон строк, например $1:$1 для первой строки. На странице с альбомной ориентацией, которая занимает несколько печатных листов в вертикальном направлении, повторяющийся ряд заголовка помогает читателю сохранять ориентацию.
Предварительный просмотр и экспорт ландшафтного PDF-файла
Прежде чем сохранять формат PDF, используйте предварительный просмотр, чтобы точно проверить, как будет выглядеть альбомная ориентация. Перейдите в «Файл», «Печать» и просмотрите каждую страницу в предварительном просмотре. Убедитесь, что все столбцы умещаются по ширине страницы, что данные не перетекают на дополнительные страницы с одним или двумя столбцами и что верхние и нижние колонтитулы расположены правильно. Переключите принтер на Microsoft Print to PDF или предпочитаемый вами PDF-принтер в раскрывающемся списке принтеров, затем нажмите «Печать», чтобы создать PDF-файл.
Для книг с несколькими листами в альбомной ориентации экспортируйте всю книгу как один PDF-файл, выбрав «Напечатать всю книгу» в настройках печати. Каждый лист начинается с новой страницы. Убедитесь, что в полученном PDF-файле ориентация страницы является горизонтальной на всех листах. Если какой-либо лист возвращается к книжной ориентации, откройте этот лист в Excel и убедитесь, что его индивидуальная настройка ориентации — «Альбомная», а не наследует настройку книжной ориентации по умолчанию.
Устранение распространенных проблем с экспортом ландшафта
Самая распространенная проблема с альбомными PDF-файлами Excel заключается в том, что распечатанный результат отличается от предварительного просмотра. Это происходит, когда выбранный драйвер принтера использует другие значения полей по умолчанию, чем средство визуализации предварительного просмотра. Всегда устанавливайте активный принтер в Microsoft Print to PDF или Adobe PDF перед настройкой макета страницы, поскольку Excel корректирует расчеты предварительного просмотра и разрыва страницы в зависимости от выбранных возможностей принтера.
Другая распространенная проблема заключается в том, что замороженные панели или разделенные окна в представлении Excel влияют на вывод PDF. Excel может повторять закрепленные строки или столбцы на каждой печатной странице таким образом, что это выглядит правильно, но приводит к неожиданным результатам при изменении ориентации страницы. Перед экспортом разморозьте все панели и удалите все разделенные окна. Просмотрите предварительный просмотр печати без замороженных областей, чтобы увидеть, как будет выглядеть фактический результат.
WukongPDF позволяет объединить или сжать полученный PDF-файл с альбомной ориентацией, если размер файла многостраничного экспорта Excel превышает ограничения по вложениям электронной почты. Работа по настройке страницы выполняется в Excel. Управление файлами после экспорта осуществляется с помощью инструмента PDF.
Сохранение формул и ссылок на ячейки в выводе PDF
При горизонтальном экспорте Excel в PDF фиксируются видимые значения в ячейках, а не формулы, которые их создали. Если в PDF-файле необходимо отобразить как значения, так и способ их расчета, перед экспортом добавьте отдельный лист или текстовую аннотацию, документирующую формулы. PDF сохраняет результат. В аннотации сохраняется методология.
Для книг, которые регулярно обновляются, создайте макрос экспорта PDF, который стандартизирует настройку страницы, ориентацию, область печати и масштабирование для каждого листа. Макрос устраняет необходимость вручную настраивать каждый лист перед каждым экспортом и обеспечивает единообразный вывод независимо от того, кто запускает экспорт. Простой макрос VBA, записанный один раз и назначенный кнопке на ленте, экономит минуты времени настройки для каждого цикла экспорта.
Для повторяющегося экспорта Excel в PDF в альбомной ориентации сохраните книгу со всеми настройками страницы в виде файла шаблона. Шаблон включает альбомную ориентацию, область печати, масштабирование, верхние и нижние колонтитулы, а также повторяющиеся строки. Любой, кому необходимо экспортировать новую версию, открывает шаблон, обновляет данные и экспортирует в PDF со всеми уже правильно настроенными настройками.
Быстрый способ проверить правильность вывода PDF-файла в альбомной ориентации из Excel — проверить размеры страницы PDF в свойствах документа. Страница с буквами в альбомной ориентации должна иметь размеры 11 на 8,5 дюймов. Если размеры показывают 8,5 на 11, страница по-прежнему находится в книжной ориентации, и настройка ориентации для этого конкретного листа не применялась перед экспортом.
Альбомный подход Excel к PDF работает лучше всего, когда электронная таблица разрабатывается с учетом конечного PDF-файла. Ширина столбцов, размеры шрифта и размеры диаграмм, выбранные для просмотра на экране, могут некорректно отображаться на странице, напечатанной в альбомной ориентации. С самого начала спроектируйте электронную таблицу для конечного выходного носителя.
Последняя проверка перед распространением ландшафтного вывода Excel в PDF: откройте PDF-файл на телефоне и убедитесь, что столбцы электронной таблицы читабельны без чрезмерного масштабирования. Страницы с альбомной ориентацией, просматриваемые на экранах телефонов с портретной ориентацией, могут быть трудными для чтения.
Шаг PDF Printing для альбомных таблиц требует особого внимания, поскольку не все принтеры корректно поддерживают альбомную ориентацию. Убедитесь, что настройки принтера соответствуют ориентации PDF, чтобы избежать неожиданного вывода в книжной ориентации.