Многостраничная книга Excel распечатывается в формате PDF, и каждый лист создает страницы немного разных размеров. Третья страница на долю дюйма шире второй. На седьмой странице поля не соответствуют полям пятой страницы. При прокрутке PDF-файла границы страниц заметно перескакивают с одного листа на другой. Это происходит потому, что Excel назначает размер страницы и параметры полей независимо для каждого листа, и эти параметры часто расходятся в течение срока службы книги, поскольку разные люди редактируют разные листы. Понимание того, почему возникают несовпадающие размеры страниц, является первым шагом к исправлению вывода Excel в PDF.
Как Excel определяет размер страницы для каждого листа
Каждый лист Excel поддерживает собственную конфигурацию настроек страницы, хранящуюся отдельно от данных ячеек. Эта конфигурация включает в себя размер бумаги, ориентацию, ширину полей, содержимое верхнего и нижнего колонтитула, а также определение области печати. Когда вы печатаете или экспортируете в PDF, Excel обрабатывает каждый лист независимо и применяет собственные настройки страницы. Если для Листа 1 настроен размер Letter с узкими полями, а для Листа 2 — формат A4 с широкими полями, полученный PDF-файл будет содержать страницы разных размеров.
Параметры страницы для каждого листа не отображаются в обычном представлении сетки ячеек. Вам нужно переключиться в режим макета страницы или открыть диалоговое окно «Параметры страницы», чтобы увидеть текущие настройки. Именно из-за этой невидимости несоответствующие настройки PDF Page Size часто остаются незамеченными до тех пор, пока PDF-файл не будет сгенерирован и кто-нибудь не заметит границы переходной страницы. Рабочая тетрадь, которая передавалась между коллегами в разных странах, особенно уязвима, поскольку один человек мог установить свои листы в формате A4, а другой использовал Letter.
Проверка и стандартизация настройки страницы на всех листах
Самый надежный способ выявить несовпадающие настройки страницы — проверить каждый лист по отдельности перед экспортом. Щелкните правой кнопкой мыши вкладку любого листа и выберите «Выбрать все листы». При этом все листы группируются вместе, поэтому любые внесенные вами изменения в настройках страницы применяются ко всем листам одновременно. Выбрав все листы, откройте вкладку «Макет страницы» на ленте. Щелкните раскрывающийся список «Размер» и убедитесь, что на всех листах используется бумага одинакового размера. Щелкните раскрывающийся список «Ориентация» и последовательно установите для всех листов книжную или альбомную ориентацию. Нажмите «Поля» и выберите один и тот же набор полей для каждого листа.
После стандартизации настройки страницы со всеми сгруппированными листами разгруппируйте их, щелкнув правой кнопкой мыши вкладку листа и выбрав «Разгруппировать листы». Затем прокрутите каждый лист в режиме «Макет страницы», чтобы визуально убедиться, что разрывы страниц и поля выглядят одинаково. Обратите особое внимание на листы с широкими таблицами, для которых может быть выбран альбомный режим, тогда как в остальной части книги используется портретный режим. Эти преднамеренные различия в ориентации действительны, но они приведут к разным размерам страниц в выходном PDF-файле. Если постоянный размер страницы важнее оптимальной ориентации каждого листа, также стандартизируйте ориентацию.
Использование параметров масштабирования для размещения содержимого на единой странице
Стандартизация размера бумаги и полей не гарантирует, что содержимое будет четко помещаться на каждой странице. Широкая таблица, которая раньше печаталась на двух листах в альбомной ориентации, теперь может выходить за границы страницы в портретном режиме. Используйте параметры масштабирования в диалоговом окне «Параметры страницы», чтобы настроить соответствие содержимого каждого листа стандартизированной странице. Параметр «По размеру» масштабирует весь лист так, чтобы он поместился в пределах заданного количества страниц в ширину и заданного количества страниц в высоту.
Если задать ширину 1 страницы, оставив длинное поле пустым, Excel масштабирует ширину, чтобы она соответствовала одной странице, позволяя при этом увеличивать высоту на столько страниц, сколько необходимо. Это предотвращает распространенную проблему PDF Printing, когда таблица с одним дополнительным столбцом создает в основном пустую вторую страницу с одним узким столбцом данных. Если масштабированный текст становится слишком маленьким для чтения, отрегулируйте область печати, чтобы исключить несущественные столбцы, или установите масштабирование на минимальный читаемый процент, а не помещайте весь лист на одну страницу.
Настройка области печати для каждого листа
Неопределенная или непоследовательная область печати — еще один распространенный источник неожиданного изменения размера страницы. Если на одном листе задана область печати от A1 до K45, а на другом листе область печати не определена, Excel печатает весь используемый диапазон второго листа, который может выходить далеко за рамки того, что вы намеревались включить. Перед экспортом в PDF установите область печати для каждого листа. Выделите ячейки, которые должны появиться в выводе, щелкните вкладку «Макет страницы» и выберите «Область печати», затем «Задать область печати».
После настройки областей печати на всех листах используйте экран предварительного просмотра, чтобы проверить выходные данные каждого листа перед сохранением в формате PDF. Предварительный просмотр показывает, что именно будет отображаться в PDF-файле, включая любые разрывы страниц, которые разделяют таблицы по листам. Устраните неудобные разрывы страниц, отрегулировав высоту строк, ширину столбцов или границы области печати. Дополнительные минуты, потраченные на предварительный просмотр, избавляют от необходимости создавать PDF-файл, обнаруживать проблемы с макетом, их исправлять и повторно создавать файл.
Экспорт в PDF с согласованными настройками
Настроив все листы на одинаковый размер страницы, ориентацию, поля и область печати, экспортируйте книгу в PDF. В Excel перейдите в «Файл», затем «Экспорт» и выберите «Создать PDF». В диалоговом окне параметров экспорта в разделе «Что публиковать» выберите «Вся книга», а не «Активные листы». Это гарантирует, что все листы будут включены. Нажмите кнопку «Параметры» и убедитесь, что параметры публикации соответствуют выбранным вами параметрам стандартизации. Убедитесь, что свойства документа и теги структуры документа для доступности включены, если PDF-файл будет широко распространяться.
После создания PDF-файла откройте его и прокрутите каждую страницу. Размеры страницы теперь должны быть одинаковыми от листа к листу. Если какой-либо лист по-прежнему создает страницы разных размеров, вернитесь к этому листу в Excel и проверьте настройку его отдельной страницы, которая могла быть исключена из группового выбора, если она была скрыта или защищена. WukongPDF может сжимать или объединять окончательный PDF-файл, если размер файла из многолистовой книги превышает ограничения на вложения в электронную почту, но стандартизация настройки страницы Excel перед экспортом остается наиболее эффективным способом предотвращения несовпадения размеров страниц.
Работа с книгами Excel, созданными в разных операционных системах
Книги Excel, редактируемые как на компьютерах Windows, так и на Mac, особенно склонны к несоответствию размеров страниц, поскольку в двух операционных системах используются разные размеры бумаги по умолчанию и драйверы принтера. По умолчанию в Windows используется размер бумаги Letter — 8,5 на 11 дюймов. В macOS по умолчанию также используется формат US Letter, но подсистема принтера на Mac отображает размеры страницы через систему печати CUPS, которая может интерпретировать поля и масштаб немного иначе, чем подсистема печати Windows GDI.
Эти различия в операционных системах могут привести к различиям в размерах страниц на несколько десятых дюйма, которые достаточно незначительны, чтобы остаться незамеченными на экране, но очевидны, когда напечатанные страницы сложены вместе или когда PDF-файл просматривается в двухстраничном развороте, где разворотные страницы должны быть идеально выровнены. Если книга будет редактироваться в нескольких операционных системах перед экспортом в PDF, назначьте одну систему в качестве конечного компьютера для экспорта и выполните всю стандартизацию настроек страницы на этом компьютере перед созданием PDF.
Перед окончательным экспортом используйте WukongPDF, чтобы объединить любые дополнительные страницы или сжать выходные данные, если многостраничный PDF-файл превышает ограничения на вложения по электронной почте. Стандартизация настройки страницы Excel предотвращает несовпадение размеров, а специальный инструмент PDF обеспечивает управление файлами после экспорта.
Скрытые строки и столбцы в Excel могут привести к неожиданному изменению размера страницы при выводе PDF. Если лист содержит скрытые столбцы, выходящие за пределы видимой области печати, Excel может включить скрытое содержимое в расчет ширины страницы. Перед экспортом временно отобразите все строки и столбцы, чтобы увидеть весь объем данных, затем либо удалите скрытое содержимое, либо настройте область печати, чтобы явно исключить его.
Драйвер принтера, выбранный в Excel, может повлиять на размеры страницы PDF, поскольку Excel запрашивает у принтера поддерживаемые размеры бумаги и поля по умолчанию. Если выбранный принтер является физическим устройством с нестандартной подачей бумаги, вывод PDF может унаследовать неожиданные настройки размера страницы. Для обеспечения единообразного вывода PDF перед открытием файла Excel установите принтер по умолчанию на Microsoft Print to PDF.
Excel для Mac и Excel для Windows по-разному обрабатывают некоторые функции настройки страницы, особенно верхние и нижние колонтитулы, содержащие графику. Лист с логотипом компании в заголовке может отображаться с немного разными размерами в каждой операционной системе, поскольку алгоритмы масштабирования изображения различаются. Если книга будет экспортирована в PDF на обеих платформах, протестируйте выходные данные на каждой и определите, какая платформа дает предпочтительный результат для окончательной дистрибутивной копии.
При рассылке PDF-файла получателям, которые могут распечатать его на бумаге другого формата, чем тот, который вы использовали для экспорта, включите в электронное письмо или заголовок документа примечание с указанием предполагаемого формата бумаги. PDF-файл, отформатированный для бумаги формата A4 и распечатанный на Letter получателем из Северной Америки, может иметь слегка обрезанные поля. Установка размера страницы PDF в соответствии с наиболее распространенным размером бумаги среди ваших получателей сводит эту проблему к минимуму.