В Google Таблицах нет специального раздела «Экспортировать как PDF». Кнопка, как это делают настольные приложения для работы с электронными таблицами, но позволяет загружать любой лист или выделенный фрагмент в формате PDF с достаточным контролем над его внешним видом. Этот процесс занимает на несколько больше шагов, чем вы могли ожидать, но как только вы знаете, где находятся настройки, все становится проще.
Как преобразовать Google Sheet в PDF
Откройте Google Таблицу. Откройте Файл > Скачать > PDF (.pdf). Откроется диалоговое окно настроек печати Google в новом окне — несмотря на название, на самом деле это диалоговое окно экспорта PDF, а не диалоговое окно печати на бумагу.
Прежде чем нажать «Экспорт», найдите время и просмотрите настройки на правой панели. По умолчанию часто создается PDF, который не совсем похож на вашу электронную таблицу, особенно если ваш лист широкий или имеет много столбцов.
Ключ PDF Настройки экспорта в Google Sheets
Панель настроек в правой части диалогового окна экспорта управляет расположением ваших данных на страницах PDF. Самые важные опции:
- Размер бумаги: выберите A4 или Letter в зависимости от вашей аудитории. Более широкие листы часто выглядят лучше в альбомной ориентации.
- Масштаб: «По ширине»; обычно является наиболее надежным вариантом для широких электронных таблиц — он сжимает все столбцы на одну ширину страницы. «Нормальный»; масштаб может обрезать столбцы справа.
- Поля: узкие поля дают больше места для данных. Для обмена обычные поля выглядят более профессионально.
- Линии сетки: включите их, если хотите, чтобы границы между ячейками были видимыми, даже если вы не установили явные границы на листе.
- Повторять замороженные строки. Если на вашем листе есть замороженные строки заголовка, включите эту опцию, чтобы они повторялись вверху каждой страницы PDF.
Экспорт определенного листа или диапазона в формате PDF
По умолчанию Google Sheets экспортирует активный в данный момент лист. Если в вашем файле несколько вкладок, будет экспортирована только та, которую вы просматриваете. Чтобы экспортировать все листы, найдите кнопку «Экспортировать». раскрывающийся список в верхней части диалогового окна и переключитесь с «Текущий лист» на «Текущий лист». в «Рабочую тетрадь».
Чтобы экспортировать только определенный диапазон ячеек (например, сводную таблицу), выберите эти ячейки на листе перед открытием диалогового окна экспорта. В диалоговом окне измените параметр экспорта на «Выбранные ячейки». и PDF будет содержать только эту часть листа.
Почему ваши Google Таблицы PDF выглядят иначе на экране
Самая распространенная жалоба на экспорт PDF в Google Таблицы заключается в том, что столбцы обрезаются или макет выглядит тесным. Это происходит потому, что настройка масштаба по умолчанию пытается вместить содержимое в стандартные размеры страницы, которые не всегда соответствуют размеру ваших данных.
Исправьте это, переключив ориентацию на «Альбомную» и установив масштаб «По ширине». Если данные по-прежнему выглядят слишком сжатыми, рассмотрите возможность скрытия менее важных столбцов перед экспортом или разделения листа на несколько операций экспорта, если данные действительно слишком велики для одной страницы.
Преобразование Google Таблиц в PDF на мобильных устройствах
Мобильное приложение Google Sheets поддерживает экспорт в формат PDF, но с меньшим количеством вариантов макета, чем версия для настольного компьютера. Коснитесь трехточечного меню, выберите «Поделиться и amp;»; экспортировать, затем Сохранить как. Выберите PDF из списка форматов и нажмите «Сохранить».
Если экспорт с мобильных устройств выглядит неправильно, откройте тот же лист в браузере настольного компьютера и воспользуйтесь меню «Файл» > Скачать > PDF — у вас будет гораздо больше контроля над выводом.
После экспорта: работа с PDF
Получив PDF, вы можете обращаться с ним как с любым другим документом. Если вам нужно объединить его с другими файлами — например, добавить титульную страницу или диаграмму из другого источника — инструмент Merge PDF от WukongPDF справится с этим быстро.
Если экспортированный PDF больше ожидаемого (это может произойти с листами, содержащими много ячеек или встроенных изображений), запуск его с помощью инструмента PDF Compression обычно значительно уменьшает размер, не влияя на читаемость данных.