Сохранение электронных писем в формате PDF создает постоянные переносимые записи, которые существуют независимо от какой-либо почтовой платформы. Полезно для сохранения важной корреспонденции, создания документов для юридических целей или соблюдения требований, обмена цепочками электронных писем с людьми, которые в них не участвовали, или просто для архивирования сообщений перед сменой поставщика услуг электронной почты. Этот процесс прост в каждом крупном почтовом клиенте.
Почему PDF хорошо подходит для архивирования электронной почты
Форматы электронной почты — .eml, .msg — требуют, чтобы определенные почтовые клиенты открывались и отображались правильно. Файл .msg из Outlook может не открыться в Gmail, и наоборот. PDF Архив одного и того же электронного письма открывается в любом средстве просмотра PDF на любом устройстве сейчас и через двадцать лет, независимо от того, будет ли работать какая-либо платформа электронной почты или активна ли ваша учетная запись.
PDF также фиксирует внешний вид электронного письма — форматирование, встроенные изображения, подписи — в отличие от экспорта обычного текста. В юридических целях PDF, показывающий полное электронное письмо в том виде, в котором оно появилось, более полезен в качестве доказательства, чем извлеченный текст. Файлы PDF могут быть подписаны цифровой подписью или сертифицированы, что добавляет уровень целостности, подтверждающий, что содержимое электронной почты не было изменено с момента создания PDF.
Сохранение писем в формате PDF из Gmail
Функция печати Gmail — это самый простой путь:
- Откройте письмо в Gmail
- Нажмите на трехточечное меню в правом верхнем углу письма и выберите «Печать».
- В диалоговом окне печати измените принтер на «Сохранить как PDF» или «Microsoft Print на PDF».
- Нажмите «Сохранить» и выберите местоположение и имя файла.
Для полной ветки электронной почты Gmail печатает весь разговор в одном PDF. Если в цепочке имеется только одно сообщение, щелкните значок развертывания этого сообщения перед печатью, чтобы убедиться, что отображается только это сообщение.
Сохранение электронных писем в формате PDF из Outlook
Microsoft Outlook имеет возможность прямого сохранения в формате PDF:
- Откройте письмо в Outlook
- Откройте Файл > Распечатать
- Выберите Microsoft Print to PDF в качестве принтера.
- Нажмите «Печать», укажите имя файла и сохраните.
Outlook также поддерживает сохранение непосредственно в формате PDF: File > Сохранить как, затем выберите PDF в раскрывающемся списке типов файлов. Иногда это дает более чистый результат, чем метод печати, сохраняя больше форматирования и метаданных электронного письма в выходных данных.
Сохранение писем из Apple Mail
На Mac Apple Mail использует системный диалог печати, который включает опцию PDF:
- Откройте письмо в Mail и нажмите Cmd+P.
- В диалоговом окне печати щелкните раскрывающийся список PDF в левом нижнем углу.
- Выберите «Сохранить как PDF», назовите файл и сохраните.
Что происходит с вложениями электронной почты
При сохранении электронного письма в формате PDF сохраняется его тело — текст, встроенные изображения и форматирование, но не вложения файлов. В электронном письме с прикрепленным контрактом создается PDF текста электронного письма, показывающий, что контракт был прикреплен, но самого файла контракта нет в PDF.
Для полной записи сохраните электронное письмо в формате PDF и сохраните вложения отдельно. Затем Объедините PDF электронное письмо PDF с вложением PDFs, чтобы создать единый комплексный файл — электронное письмо, за которым сразу следуют вложения, и все в одном документе. Это особенно полезно для архивирования юридических и нормативных требований, когда необходимо сохранить полный пакет сообщений вместе.
Именование электронных писем PDF для долгосрочного поиска
Почтовые клиенты часто предлагают строку темы электронного письма в качестве имени файла, что обычно разумно, но полезно добавить дату. Имя файла типа «2024-03-15_ContractApproval_AcmeCorp.pdf»; сортируется в хронологическом порядке, определяет содержимое и включает контрагента — все, что вам нужно, чтобы найти его несколько месяцев спустя, не открывая. Примените сжатие PDF , если электронное письмо PDF большое (встроенные изображения утяжеляют некоторые электронные письма), прежде чем сохранять его в архив.