Um documento do Word de 100 páginas com uma hierarquia de títulos de três níveis cuidadosamente construída, estilos de Título 1 aplicados a cada título de capítulo, estilos de Título 2 aplicados a todos os títulos de seção principal, estilos de Título 3 aplicados a cada subseção, todos definindo fielmente a organização lógica do documento, torna-se um PDF plano sem absolutamente nenhum marcador, sem painel de navegação no lado esquerdo e sem índice clicável quando as configurações de exportação são deixadas em seus padrões. O leitor que precisar encontrar o capítulo 7 deverá percorrer manualmente 100 páginas, sem atalhos de navegação e sem visão geral estrutural da organização do documento.
Os estilos de cabeçalho do Word são mapeados direta e automaticamente para marcadores de PDF durante o processo de exportação, mas somente se as configurações de exportação estiverem explicitamente configuradas para criar marcadores a partir desses títulos. As configurações padrão na maioria dos caminhos de exportação, incluindo as rotas Salvar como PDF e Imprimir em PDF comumente usadas, não habilitam esse mapeamento crítico por padrão.
Criar um documento Word para PDF com marcadores clicáveis totalmente funcionais e devidamente hierárquicos significa configurar explicitamente as configurações de exportação para converter os estilos de título integrados do Word na estrutura de navegação de marcadores de PDF. Favoritos PDF de WukongPDF e ferramentas de exportação suportam a criação automática de marcadores a partir de estilos de título, e as etapas de configuração abaixo garantem que a estrutura organizacional completa do seu documento sobreviva intacta à conversão de formato.
Usando Salvar como PDF integrado do Word com criação de favoritos ativada
A função Salvar como PDF integrada do Microsoft Word pode gerar automaticamente uma hierarquia completa de marcadores a partir dos estilos de título do documento, mas a opção de controle está desabilitada por padrão e deve ser explicitamente habilitada para cada nova instalação. Navegue até Arquivo, Salvar como, selecione PDF no menu suspenso Salvar como tipo e, principalmente, antes de clicar no botão Salvar, clique no botão Opções para abrir a caixa de diálogo de configurações de exportação. Na caixa de diálogo Opções, na seção Incluir informações não imprimíveis, localize e marque a caixa rotulada Criar marcadores usando e verifique se Títulos está selecionado no menu suspenso adjacente. Esta única caixa de seleção instrui o Word a verificar todas as atribuições de estilo de título do documento durante o processo de exportação de PDF e criar um marcador de PDF correspondente para cada título, com o nível de estilo do título mapeado deterministicamente para o nível de recuo do marcador na árvore de navegação do PDF.
A opção Criar marcadores usando títulos persiste na mesma instalação do Word depois de ser habilitada uma vez, portanto, as exportações subsequentes de PDF desse computador e conta de usuário específicos terão os marcadores habilitados por padrão. No entanto, essa persistência não é transferida para outros computadores, outras contas de usuário no mesmo computador ou outras instalações do Word. Cada novo usuário deve descobrir e ativar esta opção de forma independente. Inclua explicitamente esta etapa de configuração em qualquer procedimento operacional padrão de criação de PDF documentado para sua equipe.
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Verificando se cada marcador foi criado corretamente
Após exportar o PDF, abra-o em qualquer visualizador de PDF que exiba o painel de navegação de marcadores, como Adobe Acrobat, Acrobat Reader ou um visualizador moderno baseado em navegador, e expanda o painel Marcadores. Verifique sistematicamente se cada título do documento original do Word aparece como uma entrada de marcador correspondente. Confirme se a hierarquia de marcadores reflete precisamente a hierarquia de títulos: cada marcador do Título 2 deve ser visualmente recuado e aninhado sob seu marcador pai do Título 1 e cada marcador do Título 3 aninhado sob seu título pai 2.
Clique em cada marcador do Título 1 de nível superior e confirme que ele navega até o início exato do capítulo correto com o título do capítulo visível na parte superior da página. Clique em uma amostra representativa de marcadores de segundo e terceiro níveis para verificar se eles navegam para os locais corretos das subseções. Um marcador que navega consistentemente para uma página antes ou depois do destino pretendido geralmente indica que o título de origem foi posicionado na parte inferior ou superior de uma página no documento do Word.
Corrigir marcadores ausentes ou incorretos após a exportação
Se os marcadores estiverem totalmente ausentes do PDF exportado porque a opção Criar marcadores foi ignorada, exporte novamente o documento com a opção ativada em vez de tentar reconstruir manualmente a hierarquia de marcadores. Se os marcadores existirem, mas estiverem incompletos porque alguns títulos do Word usavam estilos de parágrafo personalizados que se assemelham visualmente aos títulos, mas não são estilos de Título 1-3 integrados, esses títulos com estilo personalizado eram invisíveis para o processo de criação de marcadores.
Para títulos que usavam estilos personalizados, reformate-os no Word usando estilos de título integrados genuínos e reexporte ou adicione os marcadores ausentes manualmente no Acrobat. Abra o painel Marcadores, navegue até o local do título no documento, selecione o texto do título e clique no botão Novo marcador. Nomeie o marcador para corresponder exatamente ao texto do título. Para documentos grandes onde a criação manual consumiria horas, o recurso de geração automática do Acrobat pode criar marcadores a partir da estrutura do documento marcado.
| Emissão de favoritos | Causa provável | Corrigir |
|---|---|---|
| Nenhum marcador no PDF exportado | A opção criar favoritos não estava habilitada no Word | Reexportar com a opção explicitamente habilitada |
| Alguns títulos sem marcadores | Esses títulos usavam estilos personalizados, não estilos de título integrados | Aplique estilos de título integrados no Word ou adicione manualmente no Acrobat |
| Os favoritos navegam para a página errada | Título posicionado na parte superior ou inferior da página no Word | Ajuste a posição do título no Word ou edite o destino do marcador no Acrobat |
Usando a estrutura de favoritos para gerar um índice clicável
Um PDF equipado com uma hierarquia completa de marcadores também pode incluir uma página de índice totalmente clicável como interface de navegação visual. No documento Word original, antes de exportar para PDF, insira um Índice automático usando a guia Referências, função Índice. O Word gera um sumário onde cada entrada é um hiperlink interno para o título correspondente. Quando exportado para PDF com marcadores ativados, ambos os sistemas de navegação coexistem de forma independente: o painel de marcadores para navegação persistente na barra lateral e a página de índice clicável para navegação visual.
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