Um relatório trimestral finalizado precisa ser distribuído a cinquenta partes interessadas em toda a organização e parceiros externos. Cada destinatário deve ser capaz de abrir e ler o documento completo sem quaisquer barreiras. Cada destinatário deve poder imprimir uma cópia física para seus arquivos pessoais ou para anotação à mão, se esse for seu método de trabalho preferido. Absolutamente nenhum destinatário, em qualquer circunstância, deve ser capaz de modificar um único carácter do conteúdo, alterar um valor de receita numa tabela de resumo financeiro, eliminar um parágrafo inconveniente ou adicionar uma anotação de comentário que outros destinatários veriam como se fosse parte do documento original.
As configurações de permissão de segurança de PDF fornecem controle granular e independente sobre cada categoria de ação que um destinatário pode realizar no documento. As permissões de edição e de impressão são opções completamente separadas que podem ser ativadas ou desativadas individualmente para criar com precisão o perfil de acesso que corresponda aos requisitos específicos de distribuição do documento.
Bloquear um documento PDF Security para evitar qualquer forma de edição e permitir explicitamente a impressão significa configurar uma senha de proprietário com um perfil de permissão específico: edição e modificação completamente desabilitadas, impressão de alta resolução explicitamente habilitada e recursos de cópia e anotação de conteúdo controlados de forma independente. As ferramentas PDF Password de WukongPDF suportam configurações de permissão granulares e configuráveis de forma independente, e a configuração abaixo cria um documento que é totalmente legível e imprimível, mas completamente não modificável.
Definir permissões granulares de documentos usando uma senha de proprietário
No Adobe Acrobat Pro, abra o menu Arquivo, selecione Propriedades do documento e navegue até a guia Segurança. No menu suspenso Método de segurança, escolha Segurança por senha para abrir a caixa de diálogo de configuração de permissões. Na caixa de diálogo Configurações de segurança por senha, marque a caixa Restringir edição e impressão do documento para ativar os controles de permissão. Digite uma senha de proprietário forte e fácil de lembrar, também chamada Alterar senha de permissões, no campo designado. Esta é a senha que você, como proprietário e controlador do documento, usará no futuro se precisar modificar as configurações de permissão, alterar as restrições ou remover completamente toda a segurança do documento.
Abaixo dos campos de entrada de senha, o menu suspenso Impressão permitida controla todas as formas de saída de impressão física e virtual. Defina-o como Alta resolução para autorizar os destinatários a imprimir na resolução nativa total de sua impressora, produzindo cópias em papel de qualidade profissional adequadas para arquivamento, assinatura ou retenção em arquivo. Defina-o como Baixa resolução para permitir a impressão, mas apenas com uma qualidade deliberadamente reduzida, normalmente limitada a 150 DPI, o que produz texto que ainda é legível, mas imagens e detalhes finos que estão visivelmente degradados. O menu suspenso Alterações permitidas controla todas as formas de modificação de documentos. Defina-o como Nenhum para evitar completamente a edição, anotação, preenchimento de formulários, assinatura, extração de páginas e qualquer outra forma de alteração de documentos.
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Definir configurações de cópia de conteúdo e acessibilidade de forma independente
A caixa de seleção Habilitar cópia de texto, imagens e outros conteúdos controla se os destinatários podem selecionar texto na página usando a ferramenta de seleção de texto e copiá-lo para a área de transferência do sistema para colar em outros aplicativos. Esta permissão opera de forma totalmente independente da restrição de edição. Um documento pode ser bloqueado contra todas as edições e ainda permitir a cópia de texto para fins de referência legítimos, como um relatório em que os destinatários precisam citar passagens em seus próprios documentos. Desmarque a caixa de seleção para bloquear todas as cópias de texto e imagem.
A caixa de seleção chamada Habilitar acesso de texto para dispositivos leitores de tela para deficientes visuais controla se os aplicativos de tecnologia assistiva podem acessar o conteúdo de texto do documento para leitura em voz alta para usuários com deficiência visual. Essa configuração deve permanecer habilitada em praticamente todas as circunstâncias para garantir que o documento atenda aos requisitos de acessibilidade e não crie uma barreira desnecessária para usuários que dependem de leitores de tela. Desabilitar o acesso a texto para tecnologia assistiva não oferece segurança adicional significativa, já que um agente mal-intencionado usaria ferramentas técnicas de extração em vez de um leitor de tela.
Testando a configuração completa da permissão antes da distribuição
Depois de aplicar todas as configurações de segurança ao documento, salve o arquivo, feche-o completamente para limpar qualquer estado de autorização em cache e reabra-o como faria um destinatário, sem inserir a senha do proprietário. Verifique se todas as ferramentas de edição na interface estão esmaecidas e completamente inoperantes. Verifique se a função Imprimir funciona corretamente enviando uma página de teste para uma impressora física. Verifique se a cópia do conteúdo se comporta de acordo com a configuração configurada, habilitada para seleção de texto ou totalmente bloqueada.
Abra Propriedades do documento e inspecione a guia Segurança. O painel Resumo de restrições de documentos deve exibir exatamente o perfil de permissão que você configurou: Impressão: Permitida em alta resolução, Edição de documentos: Não permitida e o status apropriado para Cópia de conteúdo e Acesso de texto para leitores de tela. Este resumo é exatamente o que todos os destinatários verão ao verificar as propriedades de segurança do documento.
| Configuração de permissão | O que controla | Recomendação |
|---|---|---|
| Impressão: Alta Resolução | Impressão de qualidade total em qualquer impressora | Ativar para documentos destinados a serem impressos e retidos |
| Impressão: Baixa Resolução | Saída de qualidade reduzida, aproximadamente 150 DPI | Use quando os destinatários precisarem ler no papel, mas não reproduzir |
| Mudanças: Nenhuma | Impede todas as edições, anotações e modificações | Habilitar para todos os documentos finais distribuídos externamente |
| Habilitar cópia de conteúdo | Controla a seleção de texto e a cópia da área de transferência | Ativar, a menos que o conteúdo precise ser completamente bloqueado |
Comunicação da configuração de permissão aos destinatários
Os destinatários não familiarizados com as permissões de segurança do PDF podem ficar confusos ou frustrados quando descobrirem que não podem editar, anotar ou comentar o documento. Inclua proativamente uma breve nota explicativa na capa do documento ou no corpo do e-mail de distribuição: Este documento é distribuído como uma versão finalizada. A impressão está habilitada para sua conveniência de referência. A edição foi intencionalmente restrita para preservar a integridade do documento e garantir que todos os destinatários revisem o conteúdo idêntico.
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