Spędziłeś wiele godzin przygotowując prezentację. Slajdy są wypolerowane. Notatki prelegenta zawierają Twoje uwagi, odniesienia do danych i przypomnienia dotyczące każdego slajdu. Eksportujesz do pliku PDF i slajdy wyglądają świetnie, ale notatki prelegenta zniknęły. Całe to przygotowanie jest niewidoczne dla każdego, kto otrzymuje tylko plik PDF. Potrzebujesz tych notatek, aby odbiorca mógł zrozumieć kontekst i uzasadnienie każdego slajdu.
PowerPoint może dołączyć notatki prelegenta do eksportu PDF, umieszczając je pod każdym slajdem lub obok niego. Eksport PPT do formatu PDF z notatkami przekształca prezentację z talii wizualnej w kompleksowy dokument, który działa jako samodzielna ulotka.
Eksportowanie programu PowerPoint do pliku PDF z notatkami prelegenta
W programie PowerPoint przejdź do opcji Plik, Zapisz jako i wybierz opcję PDF. Przed kliknięciem Zapisz kliknij przycisk Opcje. W oknie dialogowym Opcje w sekcji „Co opublikuj” wybierz „Strony notatek” z listy rozwijanej. Dzięki temu program PowerPoint ma uwzględnić notatki prelegenta dla każdego slajdu w pliku PDF. Każdy slajd jest wyświetlany u góry strony, a pod nim znajdują się notatki prelegenta. Rezultatem jest plik PDF przypominający ulotkę, w którym czytelnik widzi zarówno slajd wizualny, jak i objaśnienia na tej samej stronie.
Również w oknie dialogowym Opcje w sekcji „Dołącz informacje niedrukowalne”: sprawdź „Właściwości dokumentu” oraz „Tagi struktury dokumentu zapewniające dostępność”. Pierwsza zachowuje metadane, takie jak tytuł prezentacji i autor. Drugi tworzy oznakowaną strukturę pliku PDF, po której mogą poruszać się czytniki ekranu. Obydwa są dobrymi ustawieniami domyślnymi, które można włączyć dla każdego eksportu.
Układ stron notatek jest kontrolowany przez moduł Notes Master w programie PowerPoint. Przejdź do opcji Widok, Wzorzec notatek, aby dostosować wygląd stron notatek. Możesz dostosować rozmiar miniatury slajdu, położenie i czcionkę tekstu notatek oraz dodać elementy nagłówka lub stopki, takie jak numery stron, data lub informacja o poufności. Zmiany we wzorcu notatek dotyczą wszystkich slajdów, więc konfigurujesz układ raz i ma to wpływ na każdą stronę eksportowanego pliku PDF.
Wypróbuj PPT do formatu PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Wybór pomiędzy układem stron notatek i ulotek
PowerPoint oferuje dwa układy eksportu zawierającego notatki. Notes Pages wyświetla jeden slajd na stronę, a poniżej znajdują się notatki. Jest to najlepszy układ do szczegółowej recenzji, ponieważ każdy slajd zajmuje całą stronę, a notatki zapewniają dużo miejsca. Układ materiałów informacyjnych zawiera wiele slajdów na stronie, zazwyczaj 2, 3, 4, 6 lub 9, z liniami na odręczne notatki. Układ materiałów informacyjnych nie zawiera tekstu notatek prelegenta. Zawiera puste linie, w których czytelnik może pisać własne notatki.
Jeśli Twoim celem jest podzielenie się przygotowanymi punktami do dyskusji i kontekstem, skorzystaj ze stron notatek. Jeśli Twoim celem jest udostępnienie odbiorcom zwięzłego podręcznika z miejscem do pisania, użyj materiałów informacyjnych. Te dwa układy służą różnym celom, a wybór powinien odpowiadać sposobowi, w jaki odbiorca będzie korzystał z pliku PDF. W przypadku prezentacji udostępnianej współpracownikom potrzebującym pełnego kontekstu aplikacja Notes Pages jest prawie zawsze właściwym wyborem.
Wskazówki dotyczące formatowania stron notatek zawodowych
Notatki prelegenta często zawierają nieformalny język, skróty i przypomnienia, które mają sens dla prezentera, ale w rozproszonym dokumencie wyglądają niechlujnie. Przed eksportowaniem notatek przejrzyj tekst notatek dla każdego slajdu. Usuń osobiste przypomnienia, których nie należy udostępniać, np. „wspomnij tutaj o wynikach III kwartału”; lub „zapytaj o budżet”. Rozwiń skróty do pełnych terminów. Upewnij się, że notatki czyta się jako spójną prozę, a nie wypunktowane fragmenty. Notatki, które są pomocne dla Ciebie jako mówcy, niekoniecznie nadają się do dystrybucji.
Rozmiar czcionki notatek w eksportowanym pliku PDF jest kontrolowany przez moduł Notes Master. Domyślny rozmiar wynosi zwykle od 10 do 12 punktów. Jeśli Twoje notatki są długie, rozważ zwiększenie rozmiaru czcionki do 11 lub 12 punktów, aby zapewnić wygodę czytania. Dostosuj rozmiar miniatury slajdów we wzorcu notatek, aby w razie potrzeby zapewnić więcej miejsca na tekst notatek. Miniatura slajdu znajdująca się na 50% wysokości strony pozostawia pozostałe 50% na notatki, co stanowi dobrą równowagę w przypadku slajdów zawierających umiarkowaną ilość tekstu notatek.
Eksportowanie określonych slajdów z notatkami
Jeśli chcesz udostępnić tylko określone slajdy z notatkami, np. slajdy podsumowujące, ustaw zakres stron w oknie dialogowym Zapisz jako PDF w obszarze Opcje. Wprowadź numery slajdów, które chcesz uwzględnić. W pliku PDF pojawią się tylko te slajdy i ich notatki. Ten selektywny eksport utrzymuje skupienie pliku i pozwala uniknąć przytłaczania odbiorcy slajdami, które go nie dotyczą.
WukongPDF może także przetwarzać wyeksportowany plik PDF zawierający notatki w celu dodania zakładek z tytułów slajdów, co umożliwi nawigację po wielostronicowym dokumencie. Prześlij plik PDF, użyj edytora zakładek, aby utworzyć zakładki na podstawie nagłówków slajdów i pobierz ulepszoną wersję. Połączenie Prezentacja PDF slajdów, notatek prelegenta i zakładek tworzy kompleksowy dokument, który służy zarówno jako odniesienie wizualne, jak i szczegółowy raport pisemny.
Jeśli regularnie udostępniasz prezentacje w formacie PDF wraz z notatkami, zapisz ustawienia eksportu jako niestandardowe ustawienie wstępne pliku PDF. W oknie dialogowym Zapisz jako, po skonfigurowaniu opcji, możesz zapisać bieżące ustawienia jako ustawienie wstępne do wykorzystania w przyszłości. Przy następnym eksporcie wybierz ustawienie wstępne z listy rozwijanej. Eliminuje to potrzebę ponownej konfiguracji ustawień eksportu notatek dla każdej prezentacji. Narzędzia PDF Export WukongPDF mogą także bezpośrednio przetwarzać pliki programu PowerPoint, konwertując je do plików PDF zawierających notatki bez konieczności instalowania programu PowerPoint.
Specyficzny przepływ pracy dla zespołów współpracujących nad prezentacjami: przed eksportowaniem notatek przeprowadź jako zespół przebieg przeglądu tekstu notatek. Każdy członek zespołu otwiera plik programu PowerPoint, przegląda notatki na przypisanych mu slajdach i aktualizuje je, aby odzwierciedlić ostateczny uzgodniony komunikat. Dzięki tej wspólnej ocenie plik PDF zawierający notatki rozpowszechniany po spotkaniu będzie zawierał dokładny, sprawdzony kontekst, a nie projekt poglądów jednej osoby. Notatki stają się częścią oficjalnego protokołu prezentacji, dlatego zasługują na taką samą redakcyjną uwagę, jak same slajdy.
W przypadku prezentacji archiwizowanych do wykorzystania w przyszłości plik PDF zawierający notatki jest cenniejszy niż wersja zawierająca tylko slajdy. Slajd z informacją „Wyniki III kwartału” z wykresem ma znaczenie w kontekście, ale sześć miesięcy później pozostaje tajemnicze. Ten sam slajd z notatkami wyjaśniającymi, że „przychody za trzeci kwartał przekroczyły prognozę o 12% w związku z wprowadzeniem na rynek nowego produktu w sierpniu”. pozostaje zrozumiałe w nieskończoność. Notatki przekształcają prezentację z pomocy wizualnej zależnej od prezentera w samodzielny dokument, który przekazuje swoje przesłanie bez narracji. W przypadku każdej prezentacji, która ma znaczenie poza spotkaniem, na którym została wygłoszona, eksportowanie z notatkami jest standardem odróżniającym profesjonalną dokumentację od efemerycznych slajdów.
Wypróbuj PPT do formatu PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.