Prezentacje programu PowerPoint są tworzone z myślą o dostarczaniu ich na żywo. Animacje ukazują punktory pojedynczo. Przejścia między slajdami odbywają się z wizualnym polotem. Osadzone filmy odtwarzają się po kliknięciu. Eksportowanie do formatu PDF spłaszcza całą dynamiczną zawartość do postaci statycznych stron. Animacja, która ujawniła kolejno trzy wypunktowania, teraz pokazuje wszystkie trzy na tym samym slajdzie, ponieważ plik PDF przechwycił ostateczny stan każdej animacji, a nie sekwencję.
Plik PDF nie może odtwarzać animacji. Ale może udokumentować, co te animacje miały robić.
Eksportowanie PPT do pliku PDF z zachowaniem zapisu animacji oznacza albo przechwycenie każdego kroku animacji jako osobną stronę PDF, albo dodanie adnotacji opisujących sekwencję animacji na eksportowanym slajdzie. Narzędzia WukongPDF Eksport PDF obsługują podstawową konwersję. Poniższa dokumentacja animacji zamienia ograniczenie formatu PDF w funkcję.
Co dzieje się z elementami programu PowerPoint podczas eksportu do pliku PDF
Treść statyczna, tekst, obrazy, kształty, wykresy są konwertowane bezpośrednio do formatu PDF z zachowaniem formatowania. Animacje nie są obsługiwane w formacie PDF i są spłaszczone. Plik PDF pokazuje końcowy stan każdego animowanego elementu. Lista punktowana wyświetlana pojedynczo pokazuje wszystkie elementy jednocześnie. Wykres budujący serię po serii pokazuje wszystkie serie na raz. Obraz, który zanika, jest wyświetlany przy pełnym kryciu.
Notatki prelegenta, ukryte slajdy i komentarze to kolejne elementy, na które wpływa eksport. Domyślnie większość narzędzi eksportu wyklucza notatki prelegenta i ukryte slajdy. Możesz włączyć ich uwzględnianie w ustawieniach eksportu, zwykle w obszarze Opcje lub Ustawienia w oknie dialogowym Zapisz jako PDF. Dołączenie notatek prelegenta powoduje dodanie sekcji notatek pod każdym slajdem. Dołączenie ukrytych slajdów powoduje dodanie ich do pliku PDF jako zwykłych slajdów, co może być pożądane lub nie, w zależności od przyczyny ukrycia slajdów.
Wypróbuj PPT do formatu PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Przechwytywanie sekwencji animacji jako oddzielnych stron PDF
W przypadku kluczowych prezentacji, w których sekwencja animacji stanowi część przekazu, wyeksportuj każdy krok animacji jako osobną stronę PDF. W tym podejściu slajd jest powielany raz na każdy etap animacji, przechwytując stan przyrostowy. Slajd z trzema animowanymi punktorami jest eksportowany jako trzy strony PDF: strona pierwsza przedstawia pierwszy punktor, strona druga przedstawia pierwszy i drugi punktor, strona trzecia przedstawia wszystkie trzy. W czytniku plików PDF wypunktowania pojawiają się pojedynczo podczas przewijania stron.
Ta metoda polegająca na umieszczaniu wielu stron na slajdzie jest w niektórych wersjach wbudowana w funkcję tworzenia materiałów informacyjnych programu PowerPoint i można ją zautomatyzować za pomocą makra, które krok po kroku przechodzi przez każdy stan animacji i eksportuje. W przypadku prezentacji zawierających wiele etapów animacji wynikowy plik PDF może być długi. Prezentacja składająca się z 20 slajdów i średnio 3 kroków animacji na slajd staje się 60-stronicowym plikiem PDF. Dołącz numery stron w formacie numer slajdu.numer kroku, aby czytelnicy mogli przejść do sekwencji animacji określonego slajdu.
Dodawanie adnotacji do opisów animacji
Jeśli eksport wielostronicowy nie jest praktyczny, do wyeksportowanego pliku PDF dodaj adnotacje opisujące animację. Pole tekstowe lub karteczka samoprzylepna na każdym slajdzie wykorzystującym animacje może opisywać: ten slajd ma trzy etapy animacji, pierwszy punktor, następnie drugi punktor, a następnie trzeci punktor, każdy po kliknięciu. Adnotacja zachowuje intencję prezentacji, nawet jeśli plik PDF nie może jej wykonać.
Dodawanie adnotacji na slajdzie zajmuje kilka sekund i zamienia statyczny plik PDF w przydatne odniesienie dla każdego, kto musi dostarczyć prezentację z pliku PDF. Prezenter, który otrzymuje tylko plik PDF, nadal może zrozumieć zamierzony przepływ, nawet jeśli musi ręcznie przechodzić przez wypunktowania pojawiające się jednocześnie na stronie. Adnotacje wypełniają lukę pomiędzy tym, co pokazuje plik PDF, a tym, do czego zaprojektowano prezentację na żywo.
| Element programu PowerPoint | Zachowanie PDF | Obejście |
|---|---|---|
| Animacje wejścia | Wszystkie elementy widoczne od razu w stanie końcowym | Eksportuj każdy krok jako osobną stronę lub dodawaj adnotacje |
| Przejścia slajdów | Ignorowane, slajdy pojawiają się sekwencyjnie | Brak obejścia; przejścia są z natury tylko na żywo |
| Wbudowane wideo/audio | Pokazuje ramkę plakatową lub statyczny element zastępczy | Dodaj hiperłącze do oryginalnej lokalizacji pliku multimedialnego |
| Notatki prelegenta | Domyślnie ukryte, można je uwzględnić za pomocą opcji eksportu | Włącz w ustawieniach eksportu; wydruki poniżej slajdu |
| Ukryte slajdy | Domyślnie ukryte, można je uwzględnić za pomocą opcji eksportu | Włącz tylko wtedy, gdy ukryte slajdy stanowią kontekst, a nie tylko pominiętą treść |
Dołączanie notatek prelegenta do eksportowanego pliku PDF
Notatki prelegenta zawierają punkty do omówienia, odniesienia do danych i wskazówki dotyczące prezentacji, które sprawiają, że prezentacja jest możliwa do dostarczenia. Uwzględnienie ich w eksporcie do pliku PDF zamienia plik w kompleksowy pakiet prezentacji: slajdy pokazują, co widzi publiczność, a notatki pokazują, co mówi prezenter. Większość okien dialogowych eksportu zawiera opcję Opublikuj co z wyborem stron Notatek.
Notatki prelegenta zwiększają liczbę stron PDF, ale dodają nieproporcjonalnie wartości. Prezentacja zawierająca 30 slajdów z notatkami staje się 30-stronicowym plikiem PDF z sekcjami notatek, co stanowi mniej więcej dwukrotnie większy rozmiar pliku niż wersja zawierająca tylko slajdy, ale jest znacznie bardziej użyteczna jako samodzielny dokument. W przypadku prezentacji udostępnianych współpracownikom, którzy dostarczą je później, dołączenie notatek nie jest opcjonalne. Jest to różnica między dawaniem komuś slajdów a prezentacją.
Tworzenie materiałów informacyjnych dla prezentera z pliku PDF
Plik PDF wyeksportowany z notatkami prelegenta może służyć jako ulotka dla prezentera – dokument łączący slajdy wizualne z treściami rozmów. Wydrukuj plik PDF w układzie stron notatek, w którym każdy slajd jest umieszczany na górze strony, a notatki prelegenta pod nim. Prezenter może zachować wydrukowaną ulotkę podczas prezentacji jako kopię zapasową, jeśli slajdy zawiodą, lub rozdać ją publiczności w formie przekazu na wynos, zawierającego zarówno elementy wizualne, jak i najważniejsze komunikaty.
W przypadku materiałów informacyjnych dla odbiorców rozważ eksport bez notatek prelegenta, jeśli notatki zawierają wewnętrzne tematy do dyskusji, które nie są przeznaczone do dystrybucji zewnętrznej. Oddzielny eksport, jeden z notatkami dla prezentera i drugi bez dla publiczności, zajmuje kilka dodatkowych sekund i pozwala uniknąć wstydu związanego z udostępnianiem klientom wewnętrznych potwierdzeń dostawy. Podejście oparte na dwóch eksportach nic nie kosztuje, a eliminuje całą kategorię wycieków informacji.
Weryfikacja wyeksportowanego pliku PDF przed udostępnieniem
Otwórz wyeksportowany plik PDF i przewiń każdy slajd. Sprawdź, czy formatowanie tekstu przetrwało eksport, czy czcionki są poprawnie renderowane oraz czy obrazy i wykresy są obecne i prawidłowo rozmieszczone. Zwróć szczególną uwagę na slajdy o skomplikowanych układach, nakładających się elementach lub niestandardowych czcionkach. To są slajdy, które najprawdopodobniej zawierają artefakty eksportowe.
Jeśli plik PDF będzie drukowany, wydrukuj jeden slajd testowy. Przesunięcia kolorów między ekranem a wydrukiem są powszechne, ponieważ PowerPoint używa kolorów RGB, a druk PDF wykorzystuje CMYK. Niebieski, który na ekranie wygląda profesjonalnie, może być wydrukowany jako błotnisty fiolet. Dostosuj oryginalne kolory programu PowerPoint, jeśli wydruk nie spełnia oczekiwań. Test wydruku wychwytuje problemy z kolorami, których nie można sprawdzić na ekranie.
Wypróbuj PPT do formatu PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.