Masz 60-stronicowy dokument programu Word z 12 rozdziałami, każdy z wieloma podsekcjami. Nagłówki są stylizowane za pomocą wbudowanych w programie Word stylów Nagłówek 1, Nagłówek 2 i Nagłówek 3. Eksportujesz go do pliku PDF i otwierasz wynik. Tekst wygląda idealnie. Formatowanie jest nienaruszone. Ale plik PDF nie ma zakładek. Czytelnik nie ma możliwości przejścia do rozdziału 7 bez przewinięcia 40 stron. Struktura nagłówków, która ułatwiała nawigację w dokumencie programu Word, nie przetrwała eksportu.
Konwertowanie nagłówków programu Word na zakładki PDF to ustawienie, które zajmuje jedną sekundę i zmienia wrażenia z czytania. Gdy to ustawienie jest włączone, każdy nagłówek w dokumencie programu Word staje się klikalną zakładką w panelu nawigacyjnym pliku PDF. Eksport Word do PDF z zakładkami zachowuje logiczną strukturę dokumentu i umożliwia nawigację po długich dokumentach.
Warunek wstępny: Użyj wbudowanych stylów nagłówków programu Word
Funkcja eksportu zakładek zależy całkowicie od dokumentu i korzysta z wbudowanych stylów nagłówków programu Word. Jeśli nagłówki zostały sformatowane poprzez ręczną zmianę rozmiaru czcionki i pogrubienie tekstu, program Word nie będzie wiedział, że są to nagłówki. Są to po prostu duży, pogrubiony tekst. Eksport do pliku PDF nie spowoduje utworzenia z nich zakładek, ponieważ nie ma struktury nagłówków do odczytania.
Aby sprawdzić, czy w dokumencie zastosowano prawdziwe style nagłówków, otwórz okienko nawigacji w programie Word. Przejdź do opcji Widok i sprawdź Okienko nawigacji. W panelu widoczny jest konspekt dokumentu utworzony na podstawie nagłówków. Jeśli konspekt jest pusty lub niekompletny, w nagłówkach nie są używane wbudowane style. Zastosuj nagłówek 1 do tytułów rozdziałów, nagłówek 2 do tytułów sekcji i nagłówek 3 do tytułów podrozdziałów. Zaznacz każdy tekst nagłówka i kliknij odpowiedni styl w galerii stylów na karcie Strona główna. Ta aplikacja w stylu jest najważniejszą rzeczą, jaką możesz zrobić, aby utworzyć plik PDF z możliwością nawigacji. W przypadku długiego dokumentu zajmuje to kilka minut i opłaca się za każdym razem, gdy ktoś otworzy wyeksportowany plik PDF.
Wypróbuj Word do formatu PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Włączanie tworzenia zakładek podczas eksportu do pliku PDF
Przejdź do Plik, Zapisz jako i wybierz PDF z listy rozwijanej typu pliku. Przed kliknięciem Zapisz kliknij przycisk Opcje. W oknie dialogowym Opcje, w sekcji „Dołącz informacje niedrukowalne”: zaznacz pole „Utwórz zakładki za pomocą nagłówków”. Spowoduje to, że program Word przekonwertuje style Nagłówek 1, Nagłówek 2 i Nagłówek 3 na odpowiednie zakładki w pliku PDF. Nagłówek 1 staje się zakładką najwyższego poziomu. Nagłówek 2 staje się zakładką podrzędną zagnieżdżoną w swoim nadrzędnym Nagłówku 1. Nagłówek 3 staje się zakładką podrzędną w stosunku do swojego nadrzędnego Nagłówka 2. Hierarchia w panelu zakładek PDF odzwierciedla hierarchię struktury nagłówków dokumentu.
Sprawdź także opcję „Tagi struktury dokumentu dotyczące ułatwień dostępu” w tym samym oknie dialogowym Opcje. To ustawienie dodaje znaczniki strukturalne do pliku PDF, którego używają czytniki ekranu do nawigacji. Jest to ustawienie odrębne od zakładek, ale oba przyczyniają się do powstania dobrze zorganizowanego, dostępnego pliku PDF. Zaznaczenie obu pól zajmuje jedną sekundę i tworzy plik PDF, który jest bardziej użyteczny dla każdego.
Weryfikacja zakładek w wyeksportowanym pliku PDF
Po wyeksportowaniu otwórz plik PDF i sprawdź panel zakładek. W większości przeglądarek plików PDF panel zakładek znajduje się po lewej stronie. Jeśli nie jest widoczny, poszukaj ikony zakładek lub menu panelu. Panel powinien pokazywać strukturę nagłówków dokumentu w postaci klikalnego drzewa. Kliknij zakładkę. Widz powinien przejść do odpowiedniego nagłówka. Rozwiń zakładkę nadrzędną. Zakładki podrzędne powinny być zagnieżdżone pod spodem.
Przetestuj kilka zakładek na różnych poziomach. Kliknij zakładkę rozdziału najwyższego poziomu. Kliknij zakładkę podsekcji zagnieżdżoną pod nią. Sprawdź, czy każda zakładka prowadzi do właściwej lokalizacji. Jeśli w panelu zakładek brakuje niektórych nagłówków, wróć do programu Word i sprawdź, czy w nagłówkach tych zastosowano wbudowane style nagłówków, a nie formatowanie ręczne. Najczęstszą przyczyną brakujących zakładek jest nagłówek, który został sformatowany tak, aby wyglądał jak nagłówek, ale nie przypisano mu stylu nagłówka.
Co zrobić, gdy eksport został już przeprowadzony bez zakładek
Jeśli plik PDF już istnieje i został wyeksportowany bez zakładek, możesz dodać go ręcznie. Otwórz plik PDF w edytorze Zakładki PDF. Przejdź do pierwszego nagłówka w dokumencie. Utwórz nową zakładkę i nazwij ją tak, aby pasowała do tekstu nagłówka. Ustaw zakładkę tak, aby wskazywała bieżącą stronę. Powtórz tę czynność dla każdego nagłówka, zagnieżdżając podnagłówki pod nagłówkami nadrzędnymi. W przypadku 60-stronicowego dokumentu z 30 nagłówkami zajmuje to od 15 do 20 minut. Rezultatem jest ta sama klikalna struktura nawigacji, jaką utworzyłby automatyczny eksport.
WukongPDF stanowi alternatywę dla dokumentów, w przypadku których reeksport z programu Word nie jest możliwy. Prześlij plik PDF i użyj edytora zakładek, aby dodawać, nazywać i organizować zakładki. Interfejs wizualny pokazuje miniatury stron obok drzewa zakładek, co ułatwia nawigację do każdej lokalizacji nagłówka i utworzenie odpowiedniej zakładki. W przypadku dokumentów, które będą wielokrotnie udostępniane lub do których będą się odwoływać, czas poświęcony na ręczne dodawanie zakładek zwraca się za każdym razem, gdy czytelnik użyje ich do nawigacji.
W przypadku przyszłych dokumentów ustaw ustawienie eksportu zakładek jako część domyślnego procesu eksportowania plików PDF. W programie Word ustawienia opcji w oknie dialogowym Zapisz jako plik PDF są trwałe. Po zaznaczeniu opcji „Utwórz zakładki przy użyciu nagłówków” pozostaje sprawdzony pod kątem przyszłego eksportu. Oznacza to, że każdy plik PDF utworzony od tego momentu będzie automatycznie zawierał zakładki. Nawyk Eksport PDF polegający na włączaniu zakładek to jednorazowa zmiana konfiguracji, która poprawia każdy dokument, który tworzysz przez resztę Twojej kariery.
W przypadku istniejących plików PDF pozbawionych zakładek szybszą alternatywą dla ręcznego dodawania zakładek jest powrót do dokumentu źródłowego programu Word, sprawdzenie, czy zastosowano style nagłówków, ponowny eksport z włączoną opcją zakładek i zastąpienie starego pliku PDF. Zajmuje to mniej czasu niż ręczne dodanie 30 zakładek i daje lepszy wynik, ponieważ hierarchia zakładek dokładnie odpowiada strukturze nagłówków. Metoda ręcznego dodawania zakładek powinna być zarezerwowana dla plików PDF, w przypadku których dokument źródłowy jest rzeczywiście niedostępny, a nie zastępować poprawiania ustawień eksportu u źródła.
Wysokiej jakości szczegół, który odróżnia zakładki profesjonalne od amatorskich: edytuj nazwy zakładek po eksporcie. Program Word używa dokładnego tekstu nagłówka jako nazwy zakładki, która może być zbyt długa, aby można ją było wygodnie czytać w wąskim panelu zakładek. Nagłówek w rodzaju „Rozdział 3: Analiza regionalnych trendów rynkowych i dynamiki konkurencji w południowo-wschodnich Stanach Zjednoczonych, rok podatkowy 2025”; zawija się do trzech linii w panelu zakładek. Skróć zakładkę do „Rozdział 3: Analiza rynku regionalnego” zachowując cały nagłówek na samej stronie. Zakładka służy do nawigacji. Nagłówek jest do przeczytania. Służą różnym celom i korzystają z różnych długości.
Wypróbuj Word do formatu PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.