Arkusz kalkulacyjny Excel obejmujący dwadzieścia kolumn i pięćset wierszy nie jest drukowany prawidłowo w formacie Excel do PDF przy ustawieniach domyślnych. Dane wyjściowe rozlewają się na wiele stron, kolumny są obcięte w dowolnych granicach stron, a wydrukowany układ w niewielkim stopniu przypomina starannie uporządkowane dane widoczne na ekranie. Eksportowanie określonych zakresów wierszy i kolumn do pliku PDF wymaga skonfigurowania obszaru wydruku, opcji skalowania i ustawień układu strony przed wykonaniem operacji eksportu.
Kontrolowanie, które wiersze i kolumny pojawiają się w wynikach pliku PDF, polega na prezentowaniu każdemu odbiorcy odpowiedniego podzbioru danych. Analityk finansowy, który musi śledzić każdą transakcję, potrzebuje wszystkich pięciuset wierszy w pliku PDF z możliwością przeszukiwania. Członek zarządu przeglądający wyniki kwartalne potrzebuje jedynie wierszy podsumowań i sum na jednej czystej stronie. Ten sam arkusz kalkulacyjny skutecznie służy obu odbiorcom, jeśli zakres wyjściowy jest odpowiednio skonfigurowany dla każdej dystrybucji.
Narzędzia WukongPDF Eksport do PDF akceptują pliki Excel i generują wydruki z konfigurowalnymi zakresami druku i ustawieniami układu, które dają precyzyjną kontrolę nad tym, które dane pojawią się w dokumencie końcowym.
Ustawianie obszaru wydruku w celu zdefiniowania zakresu wyjściowego
Ustawienie Obszar wydruku w programie Excel dokładnie określa, które komórki zostaną uwzględnione podczas drukowania arkusza lub eksportowania go do pliku PDF. Wybierz zakres komórek do uwzględnienia, na przykład od A1 do G45, klikając i przeciągając po żądanym obszarze. Przejdź do karty Układ strony na wstążce, kliknij opcję Obszar wydruku i wybierz opcję Ustaw obszar wydruku. Excel rysuje przerywaną ramkę wokół wybranych komórek. Kiedy arkusz jest eksportowany do formatu PDF, w wynikach pojawiają się tylko komórki znajdujące się w tej ramce, niezależnie od tego, ile innych danych znajduje się w tym samym arkuszu.
W praktyce obszar wydruku pozostaje w skoroszycie. Po zapisaniu i ponownym otwarciu pliku obszar wydruku pozostaje zdefiniowany i aktywny. Ta trwałość oznacza, że możesz ustawić obszary wydruku dla wielu arkuszy, zapisać skoroszyt, a tygodnie lub miesiące później wyeksportować te same zakresy bez ponownego definiowania ich. W przypadku raportów cyklicznych, w których w każdym okresie eksportowany jest ten sam zakres danych, obszar wydruku jest konfiguracją jednorazową, obowiązującą przez czas nieokreślony.
W przypadku arkuszy kalkulacyjnych, w których zakres danych zmienia się w sposób przewidywalny z każdym nowym okresem, np. dziennika transakcji, który codziennie dodaje nowe wiersze, należy użyć dynamicznego obszaru wydruku. Program Excel może zdefiniować obszar wydruku na podstawie nazwanego zakresu, który automatycznie rozszerza się w miarę dodawania danych. Zdefiniuj nazwany zakres za pomocą funkcji OFFSET w połączeniu z funkcją COUNTA, aby zliczyć niepuste wiersze, a następnie ustaw obszar wydruku tak, aby odwoływał się do nazwanego zakresu, a nie do stałego adresu komórki.
Wypróbuj Excel do pliku PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Skalowanie wydruku w celu dopasowania do docelowej liczby stron
Opcje skalowania programu Excel w obszarze Układ strony kontrolują rozmiar zawartości w celu dopasowania jej do strony wyjściowej pliku PDF. Grupa Skaluj, aby zmieścić zawiera ustawienia szerokości i wysokości, które określają, na ile stron będzie obejmował wydruk. Ustaw szerokość na 1 stronę, aby wymusić szerokość wszystkich kolumn na jednej stronie, niezależnie od liczby kolumn w obszarze wydruku. Ustaw Wysokość na 1 stronę, aby wymusić długość wszystkich wierszy na jednej stronie. Kombinacja Szerokość na 1 stronie i Wysokość ustawiona na Automatycznie daje wynik o szerokości dokładnie jednej strony i wysokości tylu stron, ile wymagają dane.
Skalowanie w celu dopasowania jest wygodne w przypadku raportów przeglądowych, ale może sprawić, że tekst będzie nieczytelnie mały, jeśli obszar wydruku zawiera wiele kolumn. Zakres składający się z piętnastu kolumn przeskalowanych w celu dopasowania do szerokości jednej strony może wyświetlać tekst w sześciu lub siedmiu punktach, który jest czytelny na ekranie po powiększeniu, ale ledwo czytelny po wydrukowaniu na papierze. W przypadku arkuszy zawierających dużą ilość danych należy ograniczyć obszar wydruku do najważniejszych kolumn, zamiast skalować zbyt szeroki zakres. Ośmiokolumnowy podzbiór najważniejszych pól, wydrukowany w czytelnym rozmiarze, komunikuje się skuteczniej niż wszystkie piętnaście kolumn wydrukowanych w skali mikroskopowej.
W praktyce procent skalowania wyświetlany w polu Skala jest aktualizowany automatycznie w miarę dostosowywania ustawień szerokości i wysokości. Dostępne jest również skalowanie ręczne, które często daje lepsze wyniki niż opcje automatyczne. Ręczne ustawienie wartości 70 procent powoduje zmniejszenie całej zawartości do siedemdziesięciu procent jej pierwotnego rozmiaru, co może wystarczyć do zmieszczenia dodatkowej kolumny na każdej stronie bez utrudniania czytania tekstu.
Kontrolowanie podziałów stron w wynikach
Excel automatycznie wstawia podziały stron na podstawie rozmiaru papieru, ustawień marginesów i procentu skalowania. Te automatyczne podziały mogą podzielić wiersz danych na dwie strony lub umieścić wiersz nagłówka kolumny na dole jednej strony, a odpowiadające mu dane zaczynają się na następnej stronie. Użyj Podglądu podziałów stron na karcie Widok, aby zobaczyć dokładnie, gdzie wystąpią automatyczne podziały, i przeciągnij je w bardziej logiczne miejsca, które spajają powiązane dane.
Wstaw ręczne podziały stron tam, gdzie powinny znajdować się granice sekcji. Wybierz wiersz, w którym powinna zaczynać się nowa strona, przejdź do Układ strony, Podziały i wybierz Wstaw podział strony. W przypadku raportów wielosekcyjnych umieść podziały stron na granicach każdej sekcji, tak aby każda sekcja zaczynała się na górze nowej strony. Ręczne łamanie stron zastępuje automatyczne łamanie w tych miejscach, zapewniając precyzyjną kontrolę nad paginacją.
Z praktycznego punktu widzenia, w obiegu dokumentów, w przypadku arkuszy kalkulacyjnych z wierszami nagłówków, które powinny powtarzać się u góry każdej drukowanej strony, należy użyć ustawienia Drukuj tytuły w obszarze Układ strony. Ustaw opcję Wiersze powtarzane u góry na wiersz lub wiersze zawierające nagłówki kolumn. Wyznaczone wiersze nagłówka są drukowane u góry każdej strony w pliku PDF, dzięki czemu dane na stronie siódmej pozostają tak samo wyraźnie oznaczone, jak dane na stronie pierwszej.
Eksport do pliku PDF ze skonfigurowanymi ustawieniami
Po skonfigurowaniu obszaru wydruku, skalowania, podziałów stron i powtarzających się wierszy nagłówka eksportujemy do formatu PDF. Przejdź do opcji Plik, Eksportuj, Utwórz dokument PDF/XPS. W oknie dialogowym eksportu kliknij przycisk Opcje, aby przejrzeć wszystkie ustawienia przed wygenerowaniem danych wyjściowych. Upewnij się, że do eksportu wybrano aktywny arkusz, że obszar wydruku będzie przestrzegany oraz że właściwości dokumentu i opcje zgodności z formatem PDF/A zostały skonfigurowane zgodnie z potrzebami.
Kliknij opcję Publikuj, wybierz nazwę pliku i zapisz lokalizację pliku PDF. Excel generuje dane wyjściowe, korzystając ze wszystkich skonfigurowanych ustawień drukowania. Otwórz plik PDF natychmiast po utworzeniu i sprawdź trzy rzeczy: czy w wynikach pojawiają się prawidłowe wiersze i kolumny, czy podziały stron występują w logicznych miejscach, które łączą powiązane dane, oraz czy uzyskany przez skalowanie tekst pozostaje czytelny przy normalnym rozmiarze oglądania. Jeśli którakolwiek z tych kontroli zakończy się niepowodzeniem, dostosuj odpowiednie ustawienia w programie Excel i wyeksportuj ponownie.
Eksportowanie określonych zakresów wierszy i kolumn z programu Excel do formatu PDF przekształca rozległy, wielofunkcyjny arkusz kalkulacyjny w konkretny dokument odpowiedni dla odbiorców. Obszar wydruku określa zakres zawartych treści. Ustawienia skalowania kontrolują prezentację wizualną. Rezultatem jest plik PDF, który przekazuje dokładnie właściwe dane na odpowiednim poziomie szczegółowości dla każdego odbiorcy.
Dodawanie nagłówków, stopek i znaczników czasu do wyjściowego pliku PDF
Wyeksportowany plik PDF korzysta z informacji na poziomie strony, które zapewniają kontekst dla zawartych w nim danych. Skonfiguruj nagłówki i stopki w programie Excel za pomocą karty Układ strony i okna dialogowego Nagłówek i stopka. Dodaj tytuł raportu do nagłówka, aby każda strona pliku PDF identyfikowała dokument, do którego należy. Dodaj numery stron do stopki w formacie Strona 1 z N, aby odbiorcy mogli potwierdzić, że otrzymali kompletny dokument. Dodaj znacznik czasu wskazujący datę i godzinę eksportu, aby odbiorcy dokładnie wiedzieli, kiedy wykonano migawkę danych.
Patrząc na to szerzej, w obiegach dokumentów i raportach dystrybuowanych cyklicznie, sygnatura czasowa jest szczególnie ważna. Plik PDF wyeksportowany w poniedziałek rano zawiera dane dotyczące zamknięcia z piątku. Znacznik czasu informuje odbiorcę o walucie danych bez konieczności wysyłania osobnej wiadomości e-mail lub notatki przewodniej wyjaśniającej, kiedy dane zostały wyodrębnione. Standaryzuj format nagłówka i stopki we wszystkich raportach cyklicznych, aby odbiorcy wiedzieli, gdzie znaleźć tytuł dokumentu, numer strony i sygnaturę czasową w każdym otrzymanym pliku PDF.
Nagłówki i stopki skonfigurowane w programie Excel są uwzględniane w eksporcie PDF i pojawiają się na każdej stronie wyjściowej. Dodają profesjonalnego szlifu do tego, co w przeciwnym razie byłoby zrzutem surowych danych i dostarczają metadanych, których odbiorcy potrzebują, aby pewnie korzystać z dokumentu.
Obsługa dużych zbiorów danych przekraczających praktyczną liczbę stron PDF
Arkusz kalkulacyjny zawierający pięćdziesiąt tysięcy wierszy, nawet przy wydajnym sformatowaniu, może wygenerować setki stron PDF. Przy tej skali przeglądanie pliku PDF staje się niepraktyczne. Zastanów się, czy odbiorca rzeczywiście potrzebuje pliku PDF, a nie oryginalnego pliku Excel. Plik PDF jest odpowiedni, gdy dane muszą być prezentowane w ustalonym, nieedytowalnym formacie ze względów zgodności, prawnych lub prezentacji. Kiedy odbiorca musi filtrować, sortować lub analizować dane, lepszym formatem jest plik Excel.
W przypadku bardzo dużych zbiorów danych, które muszą być dostarczone w formacie PDF, podziel eksport na logiczne sekcje. Eksportuj podsumowanie i sumy jako jeden plik PDF. Eksportuj każdy dział lub kategorię jako osobne pliki PDF o nazwach identyfikujących ich zawartość. Zestaw pięciu dwudziestostronicowych plików PDF jest bardziej użyteczny niż jeden stustronicowy plik PDF, który przytłacza odbiorcę. Do każdego pliku PDF dołącz stronę tytułową wyjaśniającą, który podzbiór danych zawiera i w razie potrzeby, w jaki sposób uzyskać pełny zestaw danych w formacie Excel.
Wypróbuj Excel do pliku PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.