100-stronicowy dokument programu Word ze starannie skonstruowaną trójpoziomową hierarchią nagłówków, stylami Nagłówek 1 zastosowanymi do każdego tytułu rozdziału, stylami Nagłówka 2 zastosowanymi do każdego głównego nagłówka sekcji, stylami Nagłówka 3 zastosowanymi do każdej podsekcji, a wszystko to wiernie definiuje logiczną organizację dokumentu, staje się płaskim plikiem PDF bez zakładek, bez panelu nawigacyjnego po lewej stronie i bez klikalnego spisu treści, gdy ustawienia eksportu pozostaną domyślne. Czytelnik chcący znaleźć rozdział 7 musi ręcznie przewijać 100 stron, bez skrótów nawigacyjnych i bez strukturalnego przeglądu organizacji dokumentu.
Style nagłówków programu Word są odwzorowywane bezpośrednio i automatycznie na zakładki PDF podczas procesu eksportu, ale tylko wtedy, gdy ustawienia eksportu są wyraźnie skonfigurowane do tworzenia zakładek na podstawie tych nagłówków. Domyślne ustawienia większości ścieżek eksportu, w tym powszechnie używanych tras Zapisz jako PDF i Drukuj do PDF, domyślnie nie włączają tego krytycznego mapowania.
Tworzenie dokumentu Word do formatu PDF z w pełni funkcjonalnymi, odpowiednio hierarchicznymi, klikalnymi zakładkami oznacza jawną konfigurację ustawień eksportu w celu konwersji wbudowanych stylów nagłówków programu Word na strukturę nawigacji zakładek PDF. WukongPDF Zakładki PDF i narzędzia eksportu obsługują automatyczne tworzenie zakładek na podstawie stylów nagłówków, a poniższe kroki konfiguracyjne zapewniają, że cała struktura organizacyjna dokumentu przetrwa konwersję formatu w nienaruszonym stanie.
Korzystanie z wbudowanej funkcji zapisywania w formacie PDF programu Word z włączoną funkcją tworzenia zakładek
Zintegrowana funkcja Zapisz jako PDF programu Microsoft Word może automatycznie wygenerować pełną hierarchię zakładek na podstawie stylów nagłówków dokumentu, ale opcja kontrolowania jest domyślnie wyłączona i musi być jawnie włączona przy każdej nowej instalacji. Przejdź do opcji Plik, Zapisz jako, wybierz plik PDF z listy rozwijanej Zapisz jako i, co najważniejsze, przed kliknięciem przycisku Zapisz kliknij przycisk Opcje, aby otworzyć okno dialogowe ustawień eksportu. W oknie dialogowym Opcje, w sekcji Uwzględnij informacje niedrukowalne, znajdź i zaznacz pole Utwórz zakładki przy użyciu i sprawdź, czy z sąsiedniego menu rozwijanego wybrana jest opcja Nagłówki. To pojedyncze pole wyboru instruuje program Word, aby podczas procesu eksportu do pliku PDF przeskanował przypisania stylu nagłówka w całym dokumencie i utworzył odpowiednią zakładkę PDF dla każdego nagłówka, przy czym poziom stylu nagłówka jest deterministycznie mapowany na poziom wcięcia zakładki w drzewie nawigacji PDF.
Opcja Utwórz zakładki przy użyciu nagłówków pozostaje w tej samej instalacji programu Word po jednokrotnym włączeniu, więc przy kolejnych eksportach plików PDF z tego konkretnego komputera i konta użytkownika zakładki będą domyślnie włączone. Jednak ta trwałość nie jest przenoszona na inne komputery, inne konta użytkowników na tym samym komputerze ani inne instalacje programu Word. Każdy nowy użytkownik musi samodzielnie odkryć i włączyć tę opcję. Wyraźnie uwzględnij ten krok konfiguracji w dowolnej udokumentowanej standardowej procedurze operacyjnej tworzenia pliku PDF dla swojego zespołu.
Wypróbuj Word do formatu PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Sprawdzanie, czy każda zakładka została utworzona poprawnie
Po wyeksportowaniu pliku PDF otwórz go w dowolnej przeglądarce plików PDF, która wyświetla panel nawigacyjny zakładek, takiej jak Adobe Acrobat, Acrobat Reader lub nowoczesna przeglądarka oparta na przeglądarce, a następnie rozwiń panel Zakładki. Systematycznie sprawdzaj, czy każdy nagłówek z oryginalnego dokumentu programu Word pojawia się jako odpowiadająca mu pozycja zakładki. Upewnij się, że hierarchia zakładek dokładnie odzwierciedla hierarchię nagłówków: każda zakładka Nagłówka 2 powinna być wizualnie wcięta i zagnieżdżona pod nadrzędną zakładką Nagłówka 1, a każda zakładka Nagłówka 3 powinna być zagnieżdżona pod nadrzędnym Nagłówkiem 2.
Kliknij każdą zakładkę Nagłówka 1 najwyższego poziomu i potwierdź, że prowadzi ona do dokładnego początku właściwego rozdziału z tytułem rozdziału widocznym u góry strony. Kliknij reprezentatywną próbkę zakładek drugiego i trzeciego poziomu, aby sprawdzić, czy prowadzą do właściwych lokalizacji w podsekcjach. Zakładka, która stale prowadzi do jednej strony przed lub za zamierzonym celem, zwykle wskazuje, że nagłówek źródłowy został umieszczony na samym dole lub na samej górze strony w dokumencie programu Word.
Naprawianie brakujących lub nieprawidłowych zakładek po eksporcie
Jeśli w wyeksportowanym pliku PDF w ogóle nie ma zakładek, ponieważ przeoczono opcję Utwórz zakładki, wyeksportuj dokument ponownie z włączoną opcją, zamiast próbować ręcznie odtworzyć hierarchię zakładek. Jeśli zakładki istnieją, ale są niekompletne, ponieważ w niektórych nagłówkach programu Word zastosowano niestandardowe style akapitów, które wizualnie przypominają nagłówki, ale nie są wbudowane w style nagłówków 1–3, te nagłówki o niestandardowych stylach były niewidoczne w procesie tworzenia zakładek.
W przypadku nagłówków, które korzystały ze stylów niestandardowych, sformatuj je w programie Word przy użyciu oryginalnych wbudowanych stylów nagłówków i wyeksportuj ponownie lub dodaj brakujące zakładki ręcznie w programie Acrobat. Otwórz panel Zakładki, przejdź do lokalizacji nagłówka w dokumencie, zaznacz tekst nagłówka i kliknij przycisk Nowa zakładka. Nazwij zakładkę tak, aby dokładnie pasowała do tekstu nagłówka. W przypadku dużych dokumentów, których ręczne tworzenie zajęłoby wiele godzin, funkcja automatycznego generowania programu Acrobat może tworzyć zakładki na podstawie oznaczonej struktury dokumentu.
| Wydanie zakładki | Prawdopodobna przyczyna | Popraw |
|---|---|---|
| W wyeksportowanym pliku PDF nie ma żadnych zakładek | Opcja tworzenia zakładek nie została włączona w programie Word | Eksportuj ponownie z wyraźnie włączoną opcją |
| W niektórych nagłówkach brakuje zakładek | W nagłówkach tych zastosowano style niestandardowe, a nie wbudowane | Zastosuj wbudowane style nagłówków w programie Word lub dodaj je ręcznie w programie Acrobat |
| Zakładki prowadzą do niewłaściwej strony | Nagłówek umieszczony na samej górze lub na dole strony w programie Word | Dostosuj pozycję nagłówka w programie Word lub edytuj miejsce docelowe zakładki w programie Acrobat |
Korzystanie ze struktury zakładek do generowania klikalnego spisu treści
Plik PDF wyposażony w pełną hierarchię zakładek może również zawierać w pełni klikalny spis treści, stanowiący wizualny interfejs nawigacji. W oryginalnym dokumencie Word, przed eksportem do formatu PDF, wstaw automatyczny spis treści, korzystając z zakładki Odnośniki, funkcji Spis treści. Program Word generuje spis treści, w którym każdy wpis jest wewnętrznym hiperłączem do odpowiedniego nagłówka. Po wyeksportowaniu do pliku PDF z włączonymi zakładkami oba systemy nawigacji współistnieją niezależnie: panel zakładek do trwałej nawigacji na pasku bocznym i klikalna strona spisu treści do nawigacji wizualnej.
Wypróbuj Word do formatu PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.