Konwersja długiego dokumentu — rękopisu książki, podręcznika firmy, instrukcji technicznej, raportu wielorozdziałowego — do formatu PDF bez utraty formatowania to jedno z tych zadań, które wydaje się proste, dopóki tak nie jest. Krótkie dokumenty można łatwo konwertować jednym kliknięciem. Długie dokumenty ze złożonym formatowaniem, osadzonymi obrazami, odsyłaczami, nagłówkami i stopkami są bardziej wymagające. Uzyskanie odpowiedniego rezultatu wymaga kilku przemyślanych kroków na każdym etapie procesu.
Pobierz strukturę dokumentu źródłowego tuż przed konwersją
Jakość wydruku PDF jest bezpośrednim odzwierciedleniem jakości dokumentu źródłowego. Problemy z formatowaniem w programie Word stają się problemami z formatowaniem w pliku PDF — czasem bardziej widoczne, czasem w nieco inny sposób. Przed konwersją czegokolwiek dokument źródłowy powinien mieć odpowiednią strukturę.
- Używaj odpowiednich stylów nagłówków: Nagłówek 1, Nagłówek 2, Nagłówek 3 — nie należy ręcznie zmieniać pogrubienia i rozmiaru czcionki. Tworzy to strukturę umożliwiającą nawigację w PDF i udostępnia działający spis treści.
- Ustaw spójne style akapitów: tekst główny, podpisy i cytaty blokowe powinny używać nazwanego stylu, a nie formatowania ad hoc. Spójne style konwertują konsekwentnie.
- Stosuj podziały stron, a nie puste akapity: rozpoczęcie nowego rozdziału dwudziestokrotnym naciśnięciem Enter tworzy delikatne odstępy, które pękają w nieprzewidywalny sposób. Użyj opcji Wstaw > Zamiast tego podział strony lub podział sekcji.
- Prawidłowo osadzaj obrazy: obrazy należy wstawiać do dokumentu, a nie łączyć z plikami zewnętrznymi. Połączone obrazy nie są przesyłane wraz z dokumentem i mogą pojawiać się jako puste pola w pliku PDF.
Wypróbuj Word do PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Konfiguracja strony: zrób to dobrze przed eksportem
Wymiary strony, marginesy i orientacja w dokumencie programu Word określają wymiary strony w pliku PDF. Trudniej je zmienić po fakcie niż przed eksportem, dlatego najpierw sprawdź je dokładnie.
Rozmiar strony
Przed rozpoczęciem zdecyduj, czy dokument jest formatu A4 (standard międzynarodowy), czy Letter (standard amerykański), czy też jest to rozmiar niestandardowy do określonego celu, np. książka w miękkiej oprawie. Zmiana rozmiaru strony po napisaniu długiego dokumentu powoduje ponowne rozmieszczenie tekstu w całym dokumencie, co zazwyczaj wymaga ponownego formatowania.
Marginesy
W przypadku dokumentów, które będą drukowane i oprawione, lustrzane marginesy (szersze na wewnętrznej krawędzi w celu oprawy) zapobiegają znikaniu tekstu w rynnie. W przypadku dokumentów wyłącznie cyfrowych w większości zastosowań sprawdzają się standardowe marginesy 2–2,5 cm ze wszystkich stron. Nagłówki i stopki wymagają wystarczającej ilości miejsca na marginesach, aby były widoczne — sprawdź, czy numery stron i tytuły rozdziałów nie są obcięte w podglądzie wydruku.
Spis treści i PDF Nawigacja
Korzystanie z długiego dokumentu bez nawigacji jest frustrujące. W programie Word wstaw automatyczny spis treści (Odniesienia > Spis treści) na podstawie stylów nagłówków. Po wyeksportowaniu do formatu PDF ten spis treści staje się klikalny — czytelnicy mogą przejść bezpośrednio do dowolnego rozdziału lub sekcji.
Zakładki PDF — panel nawigacyjny wyświetlany na pasku bocznym programu Adobe Reader — są generowane automatycznie na podstawie stylów nagłówków programu Word podczas eksportowania za pomocą wbudowanego eksportu PDF programu Word. Pamiętaj, aby użyć opcji Plik > Zapisz jako > PDF (nie drukuj do PDF), aby zachować tę strukturę. Metoda Print to PDF spłaszcza wszystko i traci nawigację po zakładkach, co ma istotne znaczenie w przypadku PDF nawigacji w długim dokumencie.
Zarządzanie obrazami w długich dokumentach
Długie dokumenty zawierające wiele obrazów są najczęstszym źródłem zbyt dużych plików PDF i plików wolno ładujących się. Obrazy w dokumencie są głównym czynnikiem wpływającym na rozmiar pliku, a obrazy o wysokiej rozdzielczości szybko zwiększają wagę.
Przed eksportem: w programie Word zaznacz wszystkie obrazy i użyj opcji Kompresuj obrazy (kliknij dowolny obraz prawym przyciskiem myszy > Kompresuj obrazy > Zastosuj do wszystkich obrazów w tym dokumencie). Ustaw rozdzielczość na Ekran (150 DPI) w przypadku dystrybucji cyfrowej lub Drukuj (300 DPI), jeśli dokument będzie drukowany. Ten pojedynczy krok często zmniejsza rozmiar eksportowanego pliku PDF o 60–80% w porównaniu z eksportowaniem nieskompresowanych obrazów.
Jeśli po wyeksportowaniu plik PDF jest nadal zbyt duży, uruchom go za pomocą narzędzia PDF Compression firmy WukongPDF w witrynie www.wukongpdf.com w celu dalszego zmniejszenia. W przypadku książki lub podręcznika rozpowszechnianego cyfrowo, przechowywanie pliku poniżej 10 MB ułatwia udostępnianie pocztą elektroniczną i szybkie pobieranie.
Ustawienia eksportu, które mają znaczenie
W oknie dialogowym eksportu do pliku PDF programu Word (Plik > Zapisz jako > PDF) na jakość wydruku wpływa kilka opcji:
- Optymalizuj dla: wybierz „Standardowy” dla wydruków o jakości druku lub „Rozmiar minimalny” do dystrybucji w Internecie/poczcie e-mail, gdzie rozmiar pliku ma większe znaczenie niż jakość obrazu
- Tagi struktury dokumentu zapewniające dostępność: włącz tę opcję, aby zachować strukturę nagłówków i sprawić, że PDF będzie czytelny dla czytników ekranu
- Twórz zakładki przy użyciu nagłówków: włącz tę opcję, aby wygenerować panel nawigacyjny w przeglądarce PDF na podstawie nagłówków dokumentu
- Zgodny z ISO 19005-1 (PDF/A): włącz tę opcję tylko wtedy, gdy dokument musi spełniać standardy archiwalne — dodaje wymagania dotyczące osadzania czcionek i ogranicza niektóre funkcje
Ostateczna kontrola przed dystrybucją
Po wyeksportowaniu otwórz plik PDF i sprawdź: czy zakładki pojawiają się w panelu nawigacyjnym? Czy spis treści prowadzi do właściwych stron? Czy wszystkie obrazy są renderowane poprawnie? Czy rozmiar pliku jest odpowiedni dla metody dystrybucji? Sprawdź kilka stron w środku dokumentu — problemy z formatowaniem w długich dokumentach często pojawiają się na środku, a nie na początku, gdzie naturalnie patrzysz jako pierwszy. Dziesięciominutowy przegląd przed dystrybucją jest znacznie mniej bolesny niż zbieranie skarg i ponowne wydanie pliku po fakcie.
Wypróbuj Word do PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.