Ostateczny raport kwartalny należy rozesłać do pięćdziesięciu interesariuszy w całej organizacji i partnerów zewnętrznych. Każdy odbiorca powinien mieć możliwość otwarcia i zapoznania się z pełnym dokumentem bez żadnych barier. Każdy odbiorca powinien mieć możliwość wydrukowania fizycznej kopii swoich plików osobistych lub ręcznego dodania adnotacji, jeśli jest to jego preferowana metoda pracy. Absolutnie żaden odbiorca, pod żadnym pozorem, nie powinien mieć możliwości modyfikacji pojedynczego znaku treści, zmiany kwoty przychodów w tabeli podsumowań finansowych, usunięcia niewygodnego akapitu lub dodania komentarza, który inni odbiorcy widzieliby wówczas tak, jakby był częścią oryginalnego dokumentu.
Ustawienia uprawnień zabezpieczeń plików PDF zapewniają niezależną, szczegółową kontrolę nad każdą kategorią działań, jakie odbiorca może wykonać na dokumencie. Uprawnienia do edycji i uprawnienia do drukowania to całkowicie oddzielne przełączniki, które można indywidualnie włączać lub wyłączać, aby utworzyć profil dostępu odpowiadający konkretnym wymaganiom dystrybucji dokumentu.
Zablokowanie dokumentu Bezpieczeństwo PDF w celu uniemożliwienia jakiejkolwiek formy edycji i jednoczesnego zezwolenia na drukowanie oznacza skonfigurowanie hasła właściciela z określonym profilem uprawnień: całkowite wyłączenie edycji i modyfikacji, wyraźne włączenie drukowania w wysokiej rozdzielczości oraz możliwość kopiowania treści i dodawania adnotacji kontrolowana niezależnie. Narzędzia WukongPDF PDF Hasło obsługują szczegółowe, niezależnie konfigurowalne ustawienia uprawnień, a poniższa konfiguracja tworzy dokument, który jest w pełni czytelny i możliwy do wydrukowania, ale całkowicie niemodyfikowalny.
Ustawianie szczegółowych uprawnień do dokumentów przy użyciu hasła właściciela
W programie Adobe Acrobat Pro otwórz menu Plik, wybierz Właściwości dokumentu i przejdź do karty Zabezpieczenia. Z menu rozwijanego Metoda zabezpieczeń wybierz opcję Bezpieczeństwo hasłem, aby otworzyć okno dialogowe konfiguracji uprawnień. W oknie dialogowym Ustawienia zabezpieczeń hasłem zaznacz pole Ogranicz edycję i drukowanie dokumentu, aby aktywować kontrolę uprawnień. Wprowadź w wyznaczonym polu silne, łatwe do zapamiętania hasło właściciela, zwane także hasłem zmiany uprawnień. Jest to hasło, którego Ty, jako właściciel i administrator dokumentu, będziesz używać w przyszłości, jeśli kiedykolwiek będziesz musiał zmodyfikować ustawienia uprawnień, zmienić ograniczenia lub całkowicie usunąć wszystkie zabezpieczenia z dokumentu.
Menu rozwijane Dozwolone drukowanie, znajdujące się poniżej pól wprowadzania hasła, pozwala kontrolować każdą formę fizycznego i wirtualnego wydruku. Ustaw opcję Wysoka rozdzielczość, aby umożliwić odbiorcom drukowanie w pełnej natywnej rozdzielczości drukarki i tworzenie kopii papierowych o profesjonalnej jakości, nadających się do archiwizacji, podpisywania lub przechowywania. Ustaw tę opcję na Niska rozdzielczość, aby umożliwić drukowanie, ale tylko ze celowo obniżoną jakością, zwykle ograniczoną do 150 DPI, co powoduje, że tekst jest nadal czytelny, ale obrazy i drobne szczegóły są widocznie pogorszone. Lista rozwijana Dozwolone zmiany kontroluje wszystkie formy modyfikacji dokumentu. Ustaw tę opcję na Brak, aby całkowicie uniemożliwić edycję, dodawanie adnotacji, wypełnianie formularzy, podpisywanie, wyodrębnianie stron i wszelkie inne formy modyfikowania dokumentów.
Wypróbuj opcję Chroń plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Niezależna konfiguracja ustawień kopiowania zawartości i ułatwień dostępu
Pole wyboru Włącz kopiowanie tekstu, obrazów i innej zawartości określa, czy odbiorcy mogą zaznaczać tekst na stronie za pomocą narzędzia do zaznaczania tekstu i kopiować go do schowka systemowego w celu wklejenia do innych aplikacji. To uprawnienie działa całkowicie niezależnie od ograniczeń edycyjnych. Dokument można zablokować przed jakąkolwiek edycją, jednocześnie umożliwiając kopiowanie tekstu do uzasadnionych celów referencyjnych, takich jak raport, w którym odbiorcy muszą cytować fragmenty swoich własnych dokumentów. Usuń zaznaczenie pola wyboru, aby zablokować kopiowanie całego tekstu i obrazów.
Pole wyboru Włącz dostęp do tekstu dla czytników ekranu dla osób niedowidzących kontroluje, czy aplikacje technologii wspomagających mogą uzyskiwać dostęp do treści tekstowej dokumentu w celu głośnego czytania użytkownikom z wadami wzroku. To ustawienie powinno pozostać włączone praktycznie w każdych okolicznościach, aby mieć pewność, że dokument jest zgodny z wymogami dostępności i nie tworzy niepotrzebnej bariery dla użytkowników zależnych od czytników ekranu. Wyłączenie dostępu tekstowego dla technologii wspomagającej nie zapewnia znaczącego dodatkowego bezpieczeństwa, ponieważ złośliwy aktor użyłby narzędzi do ekstrakcji technicznej, a nie czytnika ekranu.
Testowanie pełnej konfiguracji uprawnień przed dystrybucją
Po zastosowaniu wszystkich ustawień zabezpieczeń do dokumentu zapisz plik, zamknij go całkowicie, aby wyczyścić wszelki stan autoryzacji w pamięci podręcznej, a następnie otwórz go ponownie tak, jak zrobiłby to odbiorca, bez podawania hasła właściciela. Sprawdź, czy każde narzędzie do edycji w interfejsie jest wyszarzone i całkowicie niefunkcjonalne. Sprawdź, czy funkcja drukowania działa prawidłowo, wysyłając jedną stronę testową do drukarki fizycznej. Sprawdź, czy kopiowanie zawartości działa zgodnie ze skonfigurowanymi ustawieniami, czy jest włączone zaznaczanie tekstu, czy całkowicie zablokowane.
Otwórz Właściwości dokumentu i sprawdź kartę Zabezpieczenia. Panel Podsumowanie ograniczeń dokumentu powinien wyświetlać dokładnie skonfigurowany profil uprawnień: Drukowanie: Dozwolone w wysokiej rozdzielczości, Edycja dokumentu: Niedozwolone oraz odpowiedni stan dla Kopiowania zawartości i Dostępu do tekstu dla czytników ekranu. To podsumowanie jest dokładnie tym, co zobaczy każdy odbiorca, sprawdzając właściwości zabezpieczeń dokumentu.
| Ustawienia uprawnień | Co kontroluje | Zalecenie |
|---|---|---|
| Drukowanie: Wysoka rozdzielczość | Druk w pełnej jakości na dowolnej drukarce | Włącz dla dokumentów przeznaczonych do wydrukowania i zachowania |
| Drukowanie: niska rozdzielczość | Wydruki o obniżonej jakości, około 150 DPI | Używaj, gdy odbiorcy chcą czytać na papierze, ale nie mogą reprodukować |
| Zmiany: Brak | Uniemożliwia wszelką edycję, adnotacje i modyfikacje | Włącz dla wszystkich dokumentów końcowych dystrybuowanych zewnętrznie |
| Włącz kopiowanie treści | Steruje zaznaczaniem tekstu i kopiowaniem do schowka | Włącz, chyba że zawartość musi być całkowicie zablokowana |
Przekazywanie odbiorcom konfiguracji uprawnień
Odbiorcy niezaznajomieni z uprawnieniami zabezpieczeń plików PDF mogą poczuć się zdezorientowani lub sfrustrowani, gdy odkryją, że nie mogą edytować, dodawać adnotacji ani komentować dokumentu. Aktywnie dołącz krótką notę wyjaśniającą na stronie tytułowej dokumentu lub w treści dystrybucyjnej wiadomości e-mail: Ten dokument jest rozpowszechniany w wersji ostatecznej. Drukowanie jest włączone dla wygody użytkownika. Możliwość edytowania została celowo ograniczona, aby zachować integralność dokumentu i zapewnić, że wszyscy odbiorcy przeglądają identyczną treść.
Wypróbuj opcję Chroń plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.