Skoroszyt programu Excel składa się z trzech arkuszy: Podsumowanie, Szczegóły i Wykresy. Każdy arkusz musi zostać wyeksportowany jako osobna strona w pojedynczym pliku PDF, z podsumowaniem na stronie 1, szczegółami na stronie 2 i dalej oraz wykresami na stronach końcowych. Prosty plik, Zapisz jako, PDF eksportuje cały skoroszyt, ale co, jeśli chcesz tylko określonych zakresów z każdego arkusza lub potrzebujesz różnych ustawień drukowania dla każdego obszaru?
Ustawienie wielu obszarów wydruku w Excel na PDF daje precyzyjną kontrolę nad tym, które dane pojawiają się w pliku PDF i jak jest on paginowany. Każdy obszar wydruku staje się oddzielną sekcją w wynikach, z własnymi ustawieniami strony, nagłówkami i skalowaniem.
Jak Excel obsługuje wiele obszarów wydruku
Excel może zdefiniować wiele nazwanych zakresów jako obszary wydruku w jednym arkuszu. Każdy nazwany zakres jest drukowany jako osobna strona lub zestaw stron. Podczas eksportowania do pliku PDF program Excel przetwarza każdy obszar wydruku w kolejności, w jakiej został zdefiniowany. Pierwszy obszar wydruku staje się pierwszymi stronami pliku PDF. Druga staje się kolejnymi stronami. Ta kolejność zapewnia kontrolę nad kolejnością stron w pliku PDF.
Można także drukować obszary w wielu arkuszach. Podczas eksportowania całego skoroszytu do pliku PDF program Excel przetwarza arkusze w odpowiedniej kolejności, korzystając z obszaru wydruku każdego arkusza, jeśli taki został zdefiniowany. Jeśli nie zdefiniowano żadnego obszaru wydruku, Excel użyje używanego zakresu arkusza. Ta kontrola na poziomie arkusza umożliwia łączenie arkuszy, w których chcesz wyeksportować całą zawartość, z arkuszami, w których chcesz tylko określony zakres.
Wypróbuj Excel do pliku PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Krok po kroku: Ustawianie wielu obszarów wydruku na jednym arkuszu
Wybierz pierwszy zakres komórek, który chcesz uwzględnić. Przejdź do opcji Układ strony, obszar wydruku i wybierz opcję Ustaw obszar wydruku. Spowoduje to ustawienie pierwszego obszaru wydruku. Aby dodać drugi obszar, wybierz następny zakres komórek. Przejdź do opcji Układ strony, obszar wydruku i wybierz opcję Dodaj do obszaru wydruku. Excel dodaje ten zakres jako dodatkowy obszar wydruku. Każdy obszar wydruku pojawia się na osobnej stronie pliku PDF. Powtórz tę czynność dla każdego dodatkowego obszaru.
Aby wyświetlić wszystkie obszary wydruku i zarządzać nimi, przejdź do opcji Widok, Podgląd podziału strony. Każdy obszar wydruku jest oznaczony i oznaczony numerem strony. Możesz szybko sprawdzić, które dane pojawią się na której stronie pliku PDF. Przeciągnij linie podziału strony, aby dostosować miejsce podziału stron w obszarze wydruku. Podgląd wizualny jest bardziej intuicyjny niż zarządzanie obszarami wydruku za pomocą okien dialogowych.
Korzystanie z nazwanych zakresów w celu zarządzania czystszym obszarem wydruku
W przypadku arkuszy kalkulacyjnych, w których obszary wydruku zmieniają się okresowo, zdefiniuj nazwane zakresy zamiast używać polecenia Ustaw obszar wydruku. Przejdź do Formuły, Menedżer nazw i utwórz nazwane zakresy dla każdej sekcji, którą chcesz wyeksportować. Nazwij je opisowo: „Tabela podsumowująca”; „Dane szczegółowe”; „Sekcja wykresu”. Eksportując do pliku PDF, możesz odwołać się do nazwanych zakresów bezpośrednio w ustawieniach drukowania. Podejście to jest łatwiejsze w utrzymaniu niż ręczne ponowne definiowanie obszarów wydruku przy każdej zmianie danych.
Konwersja programu Excel do formatu PDF w WukongPDF rozpoznaje nazwane zakresy i pozwala wybrać nazwane zakresy, które mają zostać uwzględnione w eksporcie. Wybierz zakresy z listy. Ułóż ich porządek. Konwersja przetwarza każdy zakres i łączy je w jeden plik PDF. Ten przepływ pracy jest szybszy niż konfigurowanie obszarów wydruku w programie Excel i daje ten sam wynik.
Konfigurowanie ustawień strony dla każdego obszaru wydruku
Każdy obszar wydruku może mieć inne ustawienia konfiguracji strony. Jeden obszar może wymagać orientacji poziomej, ponieważ ma wiele kolumn. Inny może potrzebować portretu. Może być konieczne powtórzenie wiersza nagłówka. Inny może wymagać widocznych linii siatki. Excel zastosuje ustawienia drukowania, które były aktywne w momencie definiowania każdego obszaru wydruku. Aby zmienić ustawienia określonego obszaru wydruku, wybierz go, dostosuj opcje ustawień strony i ponownie dodaj go do obszarów drukowania.
Ta konfiguracja dla poszczególnych obszarów jest wydajna, ale może być myląca, ponieważ ustawienia dla jednego obszaru wpływają na ustawienia domyślne dla następnego zdefiniowanego obszaru. Pracuj w spójnej kolejności: wybierz obszar, skonfiguruj ustawienia strony, dodaj do obszarów drukowania, wybierz kolejny obszar. Ta sekwencja gwarantuje, że każdy obszar otrzyma przeznaczone dla niego ustawienia.
Eksportowanie pliku PDF i weryfikacja wyniku
Przejdź do Plik, Zapisz jako, PDF. Przed zapisaniem kliknij Opcje. W obszarze Publikuj wybierz pozycję „Aktywny arkusz” dla bieżącego arkusza lub „Cały skoroszyt” dla wszystkich arkuszy. Jeśli wybierzesz opcję Cały skoroszyt, każdy arkusz z obszarami wydruku będzie eksportował te obszary. Arkusze bez obszarów drukowania eksportują całą zawartość. Kliknij OK i Zapisz.
Otwórz plik PDF i sprawdź, czy każdy obszar wydruku pojawia się na właściwych stronach. Sprawdź, czy kolejność stron odpowiada zamierzonej sekwencji. Upewnij się, że ustawienia strony, orientacja, skalowanie i nagłówki każdego obszaru są prawidłowe. Strony PDF powinny logicznie przechodzić z jednej sekcji do drugiej, przy czym każda sekcja powinna być wyraźnie oddzielona i łatwa do zidentyfikowania. W przypadku raportów cyklicznych zapisz plik Excel ze skonfigurowanymi obszarami wydruku. Ustawienia Eksport PDF pozostają w pliku, więc każdy przyszły eksport generuje dane wyjściowe o tej samej strukturze, bez dodatkowej konfiguracji.
Praktyczny scenariusz, w którym wyróżnia się wiele obszarów drukowania: arkusz kalkulacyjny panelu menedżerskiego z wykresem podsumowującym w lewym górnym rogu, szczegółowymi danymi w prawym górnym rogu i danymi transakcji poniżej. Chcesz, aby wykres podsumowujący stanowił samodzielną stronę PDF do prezentacji na tablicy, szczegółowe metryki jako drugą stronę dla zespołu zarządzającego, a dane transakcyjne były całkowicie wykluczone, ponieważ nie są potrzebne do prezentacji. Zdefiniuj trzy obszary wydruku: jeden dla wykresu, jeden dla metryk i żaden dla danych transakcji. Eksportuj do pliku PDF. Wynikiem są dwie czyste strony zawierające dokładnie taką treść, jakiej potrzebuje każdy z odbiorców, pobrane z jednego arkusza kalkulacyjnego.
Udostępniając plik PDF odbiorcom, którzy mogą chcieć zweryfikować dane źródłowe, dodaj przypis na każdej stronie, wskazując nazwę źródłowego arkusza kalkulacyjnego, nazwany zakres lub obszar wydruku oraz datę eksportu. Informacje o pochodzeniu pozwalają odbiorcy prześledzić dane aż do ich źródła. W przypadku sprawozdań finansowych składanych organom regulacyjnym ta identyfikowalność jest często wymogiem zgodności. Dodanie przypisu zajmuje kilka sekund i zapewnia dokumentację wspierającą procesy audytu i przeglądu.
Jeśli często definiujesz te same obszary wydruku w wielu podobnych arkuszach kalkulacyjnych, ujednolić układ. Użyj szablonowego arkusza kalkulacyjnego, w którym obszary wydruku są już zdefiniowane i zapisane. Tworząc nowy raport, zacznij od szablonu, wypełnij dane we wstępnie zdefiniowanych zakresach i wyeksportuj. Obszary wydruku są już skonfigurowane. To podejście oparte na szablonach jest standardową praktyką w organizacjach, które tworzą raporty cykliczne o spójnej strukturze.
Wypróbuj Excel do pliku PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.