Dostarczona umowa zawiera cztery wiersze podpisu na tej samej stronie: jedną dla Ciebie, jedną dla menedżera, jedną dla klienta i jedną dla notariusza. Każda linia znajduje się w innym rogu strony. Podpisujesz swoją linię i przekazujesz dokument. Twój menedżer podpisuje tę linię i przekazuje ją ponownie. Klient podpisuje i przesyła dalej. Znaki notarialne są ostatnie. Na stronie znajdują się teraz cztery podpisy w czterech różnych pozycjach, każdy dodany w innym czasie przez inną osobę na innym urządzeniu.
Przepływy pracy z wieloma podpisami Podpisz PDF wymagają, aby każdy sygnatariusz umieścił swój podpis we właściwym miejscu, nie naruszając podpisów już znajdujących się na stronie. Proces ten musi być precyzyjny, gdyż podpis umieszczony w niewłaściwym miejscu może nakładać się na inny podpis lub całkowicie trafić na niewłaściwą linię podpisu.
Przygotowanie dokumentu do wielokrotnych podpisów
Przed rozesłaniem dokumentu do wielu podpisów dodaj znaczniki wizualne do każdej linii podpisu. Obramowane pole wokół każdego obszaru podpisu wyraźnie określa, gdzie każda osoba powinna się podpisać. Etykieta wewnątrz lub pod każdym polem identyfikuje sygnatariusza według nazwiska lub roli. Znaczniki te zmniejszają ryzyko, że ktoś złoży podpis w niewłaściwym miejscu. Narzędzia formularzy WukongPDF umożliwiają dodawanie pól podpisu do pliku PDF. Każde pole ma nazwę odpowiadającą zamierzonemu sygnatariuszowi i jest precyzyjnie umieszczone na stronie. Granice pól zapewniają wyraźny obszar docelowy dla każdego podpisu.
Jeśli dokument ma już wydrukowane linie podpisu, ale nie ma interaktywnych pól, użyj narzędzia do podpisywania, aby ręcznie umieścić każdy podpis. Powiększ obszar podpisu. Przeciągnij podpis, aby dopasować go do wydrukowanej linii. Zmień rozmiar, aby zmieścić się w granicach linii. Ważna jest precyzja ręcznego ułożenia. Podpis zachodzący na linię lub wychodzący poza wyznaczony obszar wygląda niechlujnie i może spowodować odrzucenie dokumentu przez stronę odbierającą.
Wypróbuj opcję Podpisz PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Zarządzanie kolejnością podpisywania
Wiele podpisów na tej samej stronie wymaga sekwencji podpisów. Jeżeli notariusz złoży podpis przed wszystkimi innymi stronami, a następnie strona będzie musiała poprawić coś w dokumencie, poświadczenie notarialne traci ważność. Typowa sekwencja jest następująca: wszystkie strony podpisują się jako pierwsze, notariusz lub świadek ostatni. Jasno przekaż sekwencję wszystkim sygnatariuszom. E-mail tytułowy lub strona z instrukcjami zawierająca kolejność podpisania uniemożliwiają komuś wylogowanie się poza kolejnością.
Po podpisaniu przez każdą osobę powinna ona spłaszczyć swój podpis przed przesłaniem dokumentu. Spłaszczanie przekształca adnotację podpisu w trwałą treść strony. Bez spłaszczenia następny sygnatariusz mógłby przypadkowo przesunąć lub usunąć poprzedni podpis podczas składania własnego. Narzędzie do podpisywania WukongPDF zawiera opcję spłaszczania. Po złożeniu podpisu spłaszcz go. Następnie przekaż spłaszczony dokument kolejnej osobie. Każdy sygnatariusz otrzymuje dokument z zamkniętymi, niezmienialnymi podpisami wszystkich poprzednich sygnatariuszy.
Obsługa rozmiaru i spójności podpisu
Kiedy cztery różne osoby podpisują tę samą stronę, ich podpisy będą naturalnie różnić się wielkością i stylem. Pewna spójność sprawia, że dokument wygląda bardziej profesjonalnie. Podaj wytyczne dotyczące rozmiaru podpisu: „Proszę dopasować rozmiar podpisu do zaznaczonego pola, o wymiarach około 2 cale szerokości i 0,5 cala wysokości”. Pomaga to każdej osobie dostosować swój podpis do podobnej skali. Na stronach PDF będą widoczne cztery podpisy, które choć indywidualnie odrębne, wydają się proporcjonalnie spójne.
W przypadku sygnatariuszy korzystających z metody aparatu do przechwytywania podpisu poradź im złożenie podpisu na papierze w zalecanym rozmiarze. Podpis napisany na papierze o szerokości 2 cali i sfotografowany będzie poprawnie skalowany po umieszczeniu w pliku PDF. Podpis napisany o szerokości 0,5 cala będzie wyglądał na mały po umieszczeniu. Podpis napisany o szerokości 5 cali może nie zmieścić się w wyznaczonym obszarze.
Weryfikacja w pełni podpisanego dokumentu
Po zebraniu wszystkich podpisów odbiorca końcowy powinien zweryfikować dokument. Upewnij się, że każdy podpis pojawia się w wyznaczonej lokalizacji. Sprawdź, czy żadne podpisy nie nakładają się na siebie ani nie przesłaniają się nawzajem. Sprawdź, czy podpisy są czytelne. Upewnij się, że liczba stron jest zgodna z oryginalnym dokumentem, upewniając się, że podczas procesu podpisywania nie dodano ani nie usunięto żadnych stron. Spłaszcz wszystkie pozostałe podpisy, aby zablokować cały dokument. Edytor PDF może dodać stronę z certyfikatem zawierającą listę każdego sygnatariusza, datę jego podpisu oraz oświadczenie, że dokument stanowi w pełni wykonaną umowę. Ta strona certyfikacji stanowi pojedynczy punkt odniesienia dla każdego, kto będzie musiał później zweryfikować podpisy.
W przypadku powtarzających się dokumentów z wieloma podpisami, takich jak miesięczne zatwierdzenia lub raporty kwartalne, zapisz szablon z wstępnie ustawionymi polami podpisu. W każdym semestrze zacznij od szablonu, rozdaj do podpisów i odbierz podpisaną wersję. Szablon eliminuje powtarzalną pracę polegającą na każdorazowym ustawianiu stanowisk podpisu.
W przypadku koordynacji dokumentów z wieloma podpisami w różnych strefach czasowych proces sekwencyjnego podpisywania może rozciągnąć się na kilka dni. Każdy sygnatariusz otrzymuje dokument, podpisuje, spłaszcza i przekazuje dalej. Wyzwaniem jest śledzenie, gdzie dokument znajduje się w sekwencji. Prosta metoda śledzenia: dołącz stronę tytułową zawierającą kolejność podpisania wraz z polami wyboru. Kiedy każda osoba się podpisuje, sprawdzają swoje imię i nazwisko oraz wpisują datę i godzinę. Następna osoba widzi na pierwszy rzut oka, kto już podpisał, a kto nadal oczekuje na realizację. To ręczne śledzenie jest mało zaawansowane technologicznie, ale skuteczne w przypadku dokumentów przesyłanych pomiędzy trzema do sześciu sygnatariuszami.
Po zebraniu wszystkich podpisów i sfinalizowaniu dokumentu zastanów się, czy ostateczna wersja powinna mieć postać spłaszczonego pliku PDF, czy też powinna pozostać edytowalna. W większości przypadków ostateczny podpisany dokument powinien zostać spłaszczony, aby zapobiec zmianom po podpisaniu. Wersja spłaszczona jest wiarygodnym zapisem. Trzymaj jedną niespłaszczoną kopię zapasową w bezpiecznym miejscu na wypadek konieczności aktualizacji lub poprawienia podpisu. Spłaszczona wersja rozproszona chroni przed manipulacją. Niespłaszczona kopia zapasowa zachowuje możliwość wprowadzania poprawek w razie potrzeby.
W przypadku dokumentów wymagających notarialnego poświadczenia wielokrotnych podpisów notariusz musi osobiście zobaczyć się z każdym podpisującym lub zweryfikować jego tożsamość w akceptowalny sposób. Plik PDF podpisany cyfrowo przez wiele stron przed dotarciem do notariusza może nie spełniać wymagań notarialnych, ponieważ notariusz nie był świadkiem składania podpisów. Zanim skonfigurujesz obieg dokumentów PDF z wieloma podpisami, którego zwieńczeniem będzie poświadczenie notarialne, sprawdź wymagania notarialne obowiązujące w Twojej jurysdykcji.
Wypróbuj opcję Podpisz PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.