Prezentacja programu PowerPoint przekonwertowana do formatu PDF traci nawigację po slajdach, która ułatwia przeglądanie oryginalnego pliku. Dodanie klikalnego spisu treści z tytułów slajdów przywraca tę nawigację, umożliwiając czytnikowi PDF bezpośrednie przejście do dowolnego slajdu poprzez kliknięcie jego tytułu w spisie treści. Eksport PPT do formatu PDF z połączonym spisem treści zamienia liniowy plik PDF w dokument, w którym można nawigować, i który odbiorcy mogą efektywnie przeglądać, szczególnie w przypadku długich prezentacji zawierających dziesiątki slajdów. Zapewnia to spójne wyniki we wszystkich operacjach eksportowych.
Najważniejsze wnioski
Program PowerPoint nie generuje automatycznie spisu treści w przypadku eksportu plików PDF. Przed eksportem spis treści musi zostać utworzony w programie PowerPoint jako slajd, a każdy wpis powinien być powiązany z odpowiednim slajdem. Po wyeksportowaniu do pliku PDF z włączoną funkcją zachowywania łączy te łącza slajdów stają się klikalnymi łączami plików PDF. Slajd ze spisem treści należy umieścić na początku prezentacji i aktualizować za każdym razem, gdy slajdy są dodawane, usuwane lub zmieniana ich kolejność.
Utwórz slajd ze spisem treści w programie PowerPoint
Stosuj spójne formatowanie wszystkich wpisów spisu treści. Pogrubiaj tytuły sekcji i używaj normalnej wagi dla podpozycji. Spójna hierarchia wizualna umożliwia przeglądanie spisu treści. Czytelnik może znaleźć żądaną sekcję, skanując pogrubione wpisy, a następnie czytając podwpisy dotyczące konkretnego slajdu, którego potrzebuje. Niespójne formatowanie utrudnia skanowanie spisu treści i zmniejsza jego użyteczność jako pomocy w nawigacji.
Jeśli prezentacja zawiera dużą liczbę slajdów, grupowanie wpisów spisu treści według sekcji pozwala zmniejszyć bałagan. Zamiast wymieniać wszystkie 60 slajdów osobno, podaj 8 tytułów sekcji z wciętymi wpisami podrzędnymi dotyczącymi tylko najważniejszych slajdów w każdej sekcji. Spis treści powinien pomóc czytelnikowi w nawigacji, a nie odtwarzać cały zestaw slajdów w formie konspektu. Zwięzły spis treści jest bardziej użyteczny niż obszerny.
Wstaw nowy slajd na początku prezentacji. Zatytułuj go „Spis treści” lub „Treść”. Wymień tytuł każdego slajdu lub sekcji, którą chcesz uwzględnić w spisie treści. W przypadku prezentacji podzielonych na sekcje podaj nazwy sekcji jako wpisy najwyższego poziomu, a kluczowe slajdy w każdej sekcji jako wpisy podrzędne. Spis treści nie musi zawierać listy wszystkich slajdów. Dołącz slajdy, do których czytelnik chciałby przejść: podziały sekcji, slajdy z najważniejszymi danymi oraz zakończenie lub podsumowanie.
Wybierz tekst każdego wpisu ze spisu treści i dodaj łącze do odpowiedniego slajdu. W programie PowerPoint zaznacz tekst, kliknij prawym przyciskiem myszy, wybierz opcję Łącze i wybierz opcję „Umieść w tym dokumencie”. Pojawi się lista slajdów. Wybierz slajd docelowy i kliknij OK. Powtórz tę czynność dla każdego wpisu spisu treści. Po dodaniu wszystkich linków przetestuj każdy z nich, przechodząc do trybu pokazu slajdów, przechodząc do slajdu spisu treści i klikając każde łącze. Każde kliknięcie powinno przenieść Cię do odpowiedniego slajdu. Przed eksportem napraw wszelkie uszkodzone lub źle przekierowane linki.
Wypróbuj PPT do formatu PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Eksportuj z zachowaniem łącza dla klikalnego elementu Zakładki PDF Spis treści
Jeśli prezentacja będzie oglądana głównie na urządzeniach mobilnych, zwiększ rozmiar czcionki i odstępy między wierszami spisu treści. Linki, które można łatwo kliknąć myszą na ekranie komputera, na telefonie mogą być frustrująco małe. Minimum 20 punktów tekstu wpisu spisu treści i duże odstępy między wierszami gwarantuje, że większość odbiorców będzie mogła poruszać się po spisie treści dotykiem, bez konieczności powiększania każdego wpisu.
Po wyeksportowaniu przetestuj łącza do spisu treści w co najmniej dwóch różnych czytnikach plików PDF. Adobe Acrobat i czytnik oparty na przeglądarce, taki jak Chrome, obsługują nawigację po linkach nieco inaczej, a link, który działa w jednym, może nie działać w drugim. Testowanie w dwóch czytnikach pozwala wykryć problemy ze współdziałaniem, zanim plik PDF dotrze do odbiorców.
Przejdź do Plik, Zapisz jako, wybierz PDF i kliknij Opcje. W sekcji „Opublikuj co” wybierz opcję „Prezentacje”. Sprawdź opcję „Tagi struktury dokumentu pod kątem dostępności” aby mieć pewność, że łącza między slajdami zostaną zapisane w pliku PDF w postaci klikalnych adnotacji do łączy. Wybierz opcję „Standardowy (publikowanie online i drukowanie)”. optymalizacja w celu zachowania danych łącza. Zapisz plik PDF i otwórz go, aby przetestować spis treści. Kliknij każdy wpis i sprawdź, czy prowadzi do właściwego slajdu.
Eksport do pliku PDF generuje również automatyczny panel zakładek na podstawie tytułów slajdów. Zakładki te pojawiają się w panelu nawigacyjnym czytnika i zapewniają drugą metodę nawigacji obok strony spisu treści. Panel zakładek jest zawsze widoczny w panelu nawigacyjnym, natomiast strona spisu treści wymaga przejścia na początek dokumentu. Razem strona spisu treści i panel zakładek dają odbiorcy dwa sposoby poruszania się po prezentacji, jeden wizualny i jeden trwały. Konwerter programu PowerPoint do formatu PDF programu WukongPDF zachowuje zarówno łącza do slajdów, jak i automatycznie generowane zakładki, dzięki czemu wyeksportowany plik PDF ma od razu podwójną nawigację.
Aktualizacja spisu treści w przypadku zmiany slajdów
Zapisz kopię prezentacji ze slajdem spisu treści jako szablon dla przyszłych prezentacji. Dobrze skonstruowany slajd spisu treści z łączami zastępczymi można ponownie wykorzystać, zastępując tytuły slajdów i aktualizując miejsca docelowe łączy. Posiadanie szablonu eliminuje potrzebę tworzenia od zera spisu treści dla każdej nowej prezentacji i zapewnia spójność we wszystkich prezentacjach tego samego zespołu.
Po zaktualizowaniu spisu treści sprawdź, czy tekst łącza nadal odpowiada tytułowi slajdu. Jeśli zmieniłeś nazwę slajdu z „Wyniki finansowe za trzeci kwartał” na „Wyniki finansowe za trzeci kwartał”, ale w spisie treści nadal widnieje informacja „Wyniki za trzeci kwartał”, link może nadal działać, ale niezgodność między tekstem spisu treści a tytułem slajdu będzie dezorientować czytelników. Po każdej zmianie nazwy slajdów aktualizuj tekst spisu treści, aby pasował do bieżącego tytułu slajdu.
Slajd ze spisem treści staje się nieaktualny po dodaniu, usunięciu, zmianie kolejności slajdów lub zmianie ich nazwy. Przed każdym eksportem sprawdź, czy każdy wpis spisu treści nadal prowadzi do prawidłowego slajdu i czy w spisie treści nie brakuje żadnych nowych ważnych slajdów. W przypadku często aktualizowanych prezentacji spis treści należy zachować jako ostatni aktualizowany slajd przed eksportem. Dzięki temu odzwierciedla on ostateczny stan prezentacji.
W przypadku prezentacji prowadzonych przez zespół dodaj notatkę w notatkach slajdu spisu treści, która przypomina redaktorom o konieczności aktualizacji spisu treści po wprowadzeniu zmian. Prosta notatka, np. „Aktualizuj łącza spisu treści po dodaniu, usunięciu lub zmianie kolejności slajdów”; zmniejsza ryzyko dotarcia do odbiorców nieaktualnego spisu treści. Automatyczne generowanie spisu treści, podczas którego makro lub dodatek tworzy spis treści na podstawie tytułów slajdów i łączy, jest dostępne w niektórych narzędziach zwiększających produktywność programu PowerPoint i całkowicie eliminuje etap ręcznej aktualizacji.
Często zadawane pytania
Czy powinienem uwzględnić spis treści w krótkiej prezentacji składającej się tylko z 5 lub 6 slajdów? W przypadku bardzo krótkich prezentacji spis treści dodaje stronę, nie zapewniając znaczących korzyści nawigacyjnych. Odbiorca może zobaczyć wszystkie slajdy w panelu miniatur i poruszać się po nich, klikając bezpośrednio. Zarezerwuj spis treści dla prezentacji zawierających 10 lub więcej slajdów, w których przewijanie miniatur staje się nieefektywne, a czytelnik korzysta z uporządkowanego przeglądu.
Czy mogę utworzyć spis treści zawierający łącza do zewnętrznych witryn internetowych lub dokumentów, a nie slajdy w prezentacji? Tak. W oknie dialogowym Łącze wybierz opcję Istniejący plik lub stronę internetową zamiast opcji Umieść w tym dokumencie i wprowadź adres URL lub ścieżkę pliku. Łącza zewnętrzne są zachowywane podczas eksportu do pliku PDF z tymi samymi ustawieniami, które zachowują odsyłacze wewnętrzne. Przetestuj linki zewnętrzne po wyeksportowaniu, aby upewnić się, że otwierają się poprawnie w docelowej przeglądarce lub aplikacji.
Czy mogę wyświetlić slajd spisu treści jako zwijany panel w pliku PDF, a nie jako widoczną stronę? Wymaga to funkcji PDF wykraczających poza możliwości eksportu programu PowerPoint. Po wyeksportowaniu należy dodać składany panel nawigacyjny z edytorem PDF. Eksport programu PowerPoint może utworzyć panel zakładek z tytułów slajdów, który zapewnia stałą nawigację na pasku bocznym czytnika. Jest to wbudowana funkcja najbardziej zbliżona do zwijanego spisu treści.
Czy mogę utworzyć spis treści zawierający numery stron zamiast numerów slajdów w pliku PDF?
Numery slajdów programu PowerPoint nie odpowiadają numerom stron w formacie PDF, ponieważ plik PDF może paginować inaczej niż w talii slajdów. Po wyeksportowaniu należy utworzyć spis treści zawierający numery stron przy użyciu edytora PDF, który umożliwia wstawianie odniesień do numerów stron. Proces ten polega na wyeksportowaniu prezentacji do formatu PDF bez spisu treści, a następnie użyciu funkcji generowania spisu treści w edytorze PDF w celu zbudowania połączonego spisu treści z dokładnymi numerami stron PDF.
Czy spis treści działa w mobilnych czytnikach plików PDF?
Tak, ale wrażenia użytkownika są inne. Na urządzeniach mobilnych klikanie małych linków do spisu treści może być trudne, ponieważ rozmiary łączy są dostosowane do kliknięć myszą na komputerze stacjonarnym. Używaj większych czcionek we wpisach spisu treści, co najmniej 18 punktów, i dodaj dodatkowe odstępy między wpisami, aby ułatwić ich dotykanie na ekranie telefonu lub tabletu.
Czy mogę umieścić spis treści jako część panelu zakładek PDF zamiast widocznego slajdu?
Tak. Program PowerPoint automatycznie generuje zakładki w formacie PDF na podstawie tytułów slajdów, gdy opcja „Twórz zakładki przy użyciu nagłówków”; opcja jest włączona podczas eksportu. Jeśli wolisz czysty pierwszy slajd bez spisu treści, skorzystaj z panelu zakładek do nawigacji. Upewnij się, że każdy slajd ma znaczący tytuł, a nie tytuł ogólny, taki jak „Slajd 5”; ponieważ tekst tytułu staje się etykietą zakładki. Zainwestowanie kilku minut w dobrze skonstruowany spis treści opłaci się w postaci bardziej profesjonalnego i łatwego w nawigacji pliku PDF, który docenią odbiorcy.
Wypróbuj PPT do formatu PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.