Otwierasz 40-stronicowy raport i nie ma spisu treści. Musisz przewinąć każdą stronę, aby znaleźć potrzebną sekcję. Dokument zawiera nagłówki, ale są one jedynie tekstem na stronie. Nie można ich kliknąć, nie można na nich nawigować ani nie pomagają nikomu w szybkim znalezieniu czegokolwiek. Teraz wyobraź sobie ten sam raport z panelem bocznym, który zawiera listę wszystkich rozdziałów i sekcji w postaci klikalnych linków. Jedno kliknięcie powoduje przejście bezpośrednio do odpowiedniej strony. Właśnie to robią zakładki PDF.
Zakładki to odpowiednik spisu treści w formacie PDF, który pozostaje widoczny niezależnie od tego, na której stronie się znajdujesz. Pojawiają się w panelu obok dokumentu, zwykle po lewej stronie okna przeglądarki i pozostają dostępne podczas przewijania dokumentu. Kliknięcie zakładki powoduje natychmiastowe przejście do odpowiedniej strony i sekcji. W przypadku każdego dokumentu dłuższego niż kilka stron zakładki zmieniają sposób czytania z liniowego przewracania stron w ukierunkowaną nawigację.
Różnica między zakładkami a drukowanym spisem treści
Wydrukowany spis treści to tekst na stronie. Informuje czytelnika, co znajduje się w dokumencie i na której stronie zaczyna się każda sekcja, ale czytelnik musi ręcznie przejść do tej strony, przewijając lub wpisując numer strony. Zakładka PDF jest interaktywnym elementem nawigacyjnym. Pojawia się w panelu zakładek przeglądarki, jest klikalny i błyskawicznie przenosi czytelnika do celu. Zakładki można również zagnieżdżać hierarchicznie: zakładka rozdziału może zostać rozwinięta, aby wyświetlić zakładki podrzędne dla każdej sekcji w tym rozdziale. Ta hierarchiczna struktura odzwierciedla logiczną organizację dokumentu w sposób, którego nie da się uzyskać w przypadku płaskiego spisu treści.
Zakładki są również zachowywane w trakcie sesji. Gdy czytelnik ponownie otworzy plik PDF, panel zakładek nadal tam będzie, a poprzednio rozwinięty lub zwinięty stan zakładek zostanie zachowany w zależności od przeglądarki. Wydrukowany spis treści należy ponownie znaleźć i przeczytać za każdym razem, gdy dokument jest otwierany. Dokumenty referencyjne, z których ludzie korzystają wielokrotnie, podręczniki polityki, specyfikacje techniczne, podręczniki dla pracowników, różnice w szybkości nawigacji między zakładkami i związki przewracania stron przy każdym użyciu.
Wypróbuj opcję Edytuj plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Automatyczne tworzenie zakładek ze stylów nagłówków w programie Word
Najbardziej efektywnym sposobem utworzenia pliku PDF z zakładkami jest użycie stylów nagłówków w dokumencie źródłowym i umożliwienie automatycznego wygenerowania zakładek w procesie eksportu do pliku PDF. W programie Microsoft Word zastosuj style Nagłówek 1, Nagłówek 2 i Nagłówek 3 do tytułów rozdziałów i nagłówków sekcji. Podczas eksportowania do pliku PDF zaznacz opcję „Utwórz zakładki za pomocą nagłówków”. w oknie dialogowym Zapisz jako PDF w obszarze Opcje. Program Word konwertuje każdy nagłówek na odpowiednią zakładkę, przy czym hierarchia nagłówków jest zachowywana jako hierarchia zakładek. Nagłówek 1 staje się zakładką najwyższego poziomu, zagnieżdżony pod nim Nagłówek 2 staje się zakładką podrzędną i tak dalej.
Ta sama zasada dotyczy Dokumentów Google. Gdy pobierasz Dokument Google w formacie PDF, nagłówki sformatowane przy użyciu wbudowanych stylów nagłówków są automatycznie konwertowane na zakładki. Nie ma pola wyboru, które można zaznaczyć. Dzieje się tak domyślnie. Program Adobe InDesign generuje także zakładki na podstawie funkcji spisu treści podczas eksportowania do pliku PDF za pomocą opcji „Utwórz zakładki”. opcja włączona w ustawieniach eksportu. Wzór jest uniwersalny: ustrukturyzowane nagłówki w aplikacji źródłowej tworzą ustrukturyzowane zakładki w pliku PDF.
Ręczne dodawanie zakładek do istniejącego pliku PDF
Jeśli dokument źródłowy jest niedostępny lub plik PDF został utworzony bez zakładek, możesz dodać je ręcznie za pomocą edytora PDF. W programie Adobe Acrobat Pro otwórz panel Zakładki po lewej stronie okna. Przejdź do strony i sekcji, którą chcesz dodać do zakładek. Kliknij ikonę Nowa zakładka na pasku narzędzi panelu zakładek. Pojawi się nowa zakładka i wpisz nazwę. Zakładka automatycznie wskazuje bieżącą stronę i poziom powiększenia. Powtórz ten proces dla każdej sekcji. Przeciągnij zakładki, aby zmienić ich kolejność lub zagnieździć je w hierarchiach nadrzędny-podrzędny.
Narzędzie PDF Bookmarks WukongPDF usprawnia ten proces w przeglądarce. Otwórz plik PDF, przejdź do strony, którą chcesz dodać do zakładek, i kliknij Dodaj zakładkę. Wpisz nazwę zakładki i potwierdź. Zakładka zostanie dodana do drzewa zakładek dokumentu. Możesz dodawać zakładki strona po stronie, edytować nazwy zakładek, usuwać niechciane zakładki i reorganizować hierarchię. Proces ten jest ręczny, ale prosty w przypadku dokumentów liczących do 50 lub 60 stron. W przypadku bardzo długich dokumentów wyodrębnianie tekstu nagłówka i programowe generowanie zakładek jest bardziej wydajne, ale w przypadku typowych raportów i propozycji ręczne dodawanie zakładek zajmuje od 10 do 15 minut i pozwala uzyskać trwale bardziej użyteczny dokument.
Organizowanie zakładek w logiczną hierarchię
Płaska lista 40 zakładek jest tylko nieznacznie lepsza niż brak zakładek. Czytelnik musi jeszcze przeszukać długą listę, aby znaleźć odpowiednią sekcję. Hierarchiczna struktura z trzema lub czterema zakładkami najwyższego poziomu, z których każda rozwija się, ukazując sześć lub osiem zakładek podrzędnych, prezentuje te same informacje w przejrzysty i zorganizowany sposób. Czytelnik od razu widzi strukturę najwyższego poziomu, rozwija potrzebną sekcję i przechodzi do konkretnego tematu.
Aby utworzyć hierarchię, pomyśl o swoim dokumencie na trzech poziomach: częściach, rozdziałach i sekcjach. Części to najszersze działy, takie jak „Wprowadzenie”; „Dane finansowe”; „Załączniki”. Rozdziały stanowią kolejny poziom w każdej części. Sekcje to indywidualne tematy w każdym rozdziale. W panelu zakładek utwórz zakładkę częściową, a następnie przeciągnij pod nią zakładki rozdziałów, tak aby stały się podrzędne. Przeciągnij zakładki sekcji pod rozdziały nadrzędne. Wcięcie w panelu zakładek wizualnie przedstawia hierarchię. Czytelnik widzi konstrukcję na pierwszy rzut oka i jednym kliknięciem może przejść na dowolny poziom.
Nazwy zakładek powinny być zwięzłe. Zakładka z napisem „Rozdział 3: Analiza regionalnych trendów rynkowych i dynamiki konkurencji w południowo-wschodnich Stanach Zjednoczonych, 2020–2025”; zawija się do trzech linii w panelu zakładek i jest trudniejszy do przeskanowania niż „Rozdział 3: Analiza rynku regionalnego”. Zakładka stanowi pomoc w nawigacji, a nie miejsce na ponowne podanie pełnego tytułu sekcji. Nagłówek sekcji na samej stronie może być tak długi, jak to konieczne. Zakładka powinna być na tyle krótka, aby można ją było przeczytać jednym rzutem oka.
Ustawianie miejsc docelowych zakładek w celu zapewnienia najlepszej obsługi użytkownika
Zakładka to coś więcej niż tylko przejście do strony. Może dokładnie kontrolować to, co widzi czytelnik po przybyciu. Domyślnym zachowaniem jest przeskoczenie do strony i wyświetlenie jej przy bieżącym poziomie powiększenia i pozycji przewijania. Większość edytorów PDF pozwala to dostosować. Możesz ustawić zakładkę, aby dziedziczyła bieżące powiększenie i położenie, aby dopasować stronę do okna, dopasować ją do szerokości strony lub powiększyć do określonego powiększenia. Najlepszy wybór zależy od układu dokumentu.
W przypadku Nawigacja PDF w dokumentach zawierających dużo tekstu ustaw zakładki na Dopasuj szerokość. Czytelnik trafia na właściwą stronę z tekstem o wygodnym rozmiarze i może od razu rozpocząć czytanie, bez konieczności regulacji powiększenia. W przypadku dokumentów zawierających dużo obrazów lub portfolio projektów Fit Page gwarantuje, że czytelnik zobaczy całą kompozycję na raz. W przypadku dokumentów o małej, szczegółowej zawartości, takich jak rysunki techniczne lub strony arkuszy kalkulacyjnych, stałe powiększenie wynoszące 150% lub 200% przenosi czytelnika bezpośrednio do potrzebnego szczegółowego widoku. Kilka sekund spędzonych na ustawianiu zachowania miejsca docelowego oszczędza każdemu czytelnikowi konieczności powiększania i przewijania po kliknięciu zakładki.
Po dodaniu i uporządkowaniu wszystkich zakładek przetestuj całą strukturę. Kliknij każdą zakładkę i sprawdź, czy prowadzi do właściwej strony. Rozwijaj i zwijaj zakładki nadrzędne, aby potwierdzić, że hierarchia jest logiczna. Otwórz plik PDF w innej przeglądarce, aby mieć pewność, że zakładki będą poprawnie wyświetlane w różnych aplikacjach. Zakładka, która działa w programie Acrobat, ale nie w Podglądzie na komputerze Mac ani w mobilnym czytniku plików PDF, wymaga dostosowania miejsca docelowego. Kilka minut spędzonych na testowaniu zapobiega frustracji czytelnika klikającego zakładkę „Podsumowanie finansowe”. i lądowanie na stronie tytułowej.
Wypróbuj opcję Edytuj plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.