Tak — w większości sytuacji cyfrowe podpisywanie PDF jest szybsze, czystsze i prawnie równoważne ręcznemu drukowaniu i podpisywaniu. Proces drukowania, znakowania i skanowania nadal istnieje bardziej z przyzwyczajenia niż z konieczności. Podpisy elektroniczne w plikach PDF są prawnie ważne w większości krajów i w przypadku większości typów dokumentów. Można to zrobić na kilka sposobów, w zależności od dostępnych zasobów.
Czy podpisy elektroniczne są prawnie ważne?
W Stanach Zjednoczonych ustawa ESIGN Act (2000) nadaje podpisom elektronicznym taką samą moc prawną jak podpisom odręcznym w przypadku większości umów i dokumentów. Unijne rozporządzenie eIDAS obejmuje podpisy elektroniczne we wszystkich państwach członkowskich. Podobne przepisy obowiązują w Wielkiej Brytanii, Australii, Kanadzie i większości innych jurysdykcji. W przypadku codziennych dokumentów biznesowych — umów o świadczenie usług, umów zewnętrznych, NDA, listów ofertowych, umów z dostawcami — podpis elektroniczny w pliku PDF jest w pełni wykonalny.
Niewielki zestaw typów dokumentów jest wyraźnie wyłączony z przepisów dotyczących podpisu elektronicznego w niektórych jurysdykcjach: testamenty, dokumenty adopcyjne, niektóre transakcje dotyczące nieruchomości i niektóre pisma sądowe. W takim przypadku sprawdź szczegółowe wymagania. W pozostałych przypadkach podpisy elektroniczne działają.
Spróbuj podpisać PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Rodzaje podpisów elektronicznych
Nie wszystkie podpisy elektroniczne są takie same. Wpisane imię i nazwisko, narysowany podpis, obraz podpisu odręcznego i kryptograficzny podpis cyfrowy są „podpisami elektronicznymi”; oferują jednak różne poziomy weryfikowalności.
Wpisane imię i nazwisko lub podpis narysowany to prosty podpis elektroniczny — najpopularniejszy typ w codziennym użytku biznesowym. Jest łatwy do utworzenia i działa w przypadku większości umów. Kryptograficzny podpis cyfrowy jest poparty certyfikatem wystawionym przez zaufany organ i tworzy weryfikowalne powiązanie między podpisem a tożsamością podpisującego – trudniejsze do odrzucenia i wymagane w niektórych regulowanych kontekstach. W przypadku większości osób w większości sytuacji wystarczy prosty podpis elektroniczny.
Jak podpisać PDF elektronicznie
Najprostszą metodą jest narzędzie Sign PDF oparte na przeglądarce. Narzędzie do podpisywania WukongPDF działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce: otwórz plik PDF, kliknij pole podpisu lub w dowolnym miejscu strony i wybierz sposób, w jaki chcesz się podpisywać — wpisz swoje imię i nazwisko czcionką w stylu podpisu, narysuj swój podpis za pomocą myszy lub gładzika lub prześlij obraz swojego odręcznego podpisu. Umieść go, dostosuj rozmiar i pobierz podpisany plik PDF.
Na komputerze Mac Apple Preview obsługuje podstawowe podpisywanie plików PDF bez żadnych dodatkowych narzędzi. Otwórz plik PDF w podglądzie, kliknij pasek narzędzi oznaczania, wybierz ikonę podpisu, a możesz utworzyć podpis, rysując go na gładziku, podpisując się na kartce papieru i przykładając ją do aparatu lub używając iPhone'a lub iPada, jeśli znajduje się w pobliżu. Zapisane podpisy można ponownie wykorzystać w dokumentach.
Na iPhonie i Androidzie te same narzędzia oparte na przeglądarce działają w przeglądarce mobilnej. Użytkownicy systemu iOS mogą także używać znaczników bezpośrednio z poziomu plików lub poczty do podpisywania plików PDF bez otwierania osobnej aplikacji.
Kiedy korzystać z dedykowanej platformy podpisu elektronicznego
W przypadku obiegów umów lub dokumentów o dużej objętości, gdzie potrzebna jest pełna ścieżka audytu — sygnatura czasowa, adres IP, weryfikacja tożsamości — dedykowana platforma podpisu elektronicznego, taka jak DocuSign, HelloSign lub Adobe Sign, dodaje te funkcje. Tworzą one podpisany pakiet dokumentów z certyfikatem ukończenia, który rejestruje, kto podpisał, kiedy i skąd.
W przypadku większości zastosowań indywidualnych i małych firm taki poziom dokumentacji nie jest konieczny. Podpis złożony za pomocą narzędzia przeglądarki na pliku PDF, zapisany i odesłany pocztą elektroniczną jest wystarczającym dowodem zawarcia zwykłej umowy handlowej. Ścieżką audytu jest sama wymiana e-maili — znaczniki czasu, adresy e-mail i podpisany plik stanowią rozsądny zapis.
Poproszenie innej osoby o złożenie podpisu bez drukowania
Jeśli potrzebujesz podpisu innej strony, najprostszą metodą jest wysłanie jej pliku PDF i poproszenie o złożenie podpisu elektronicznego przy użyciu dowolnego preferowanego narzędzia i zwrócenie go. Większość ludzi czuje się już z tym komfortowo. Jeśli są mniej obeznani z technologią, wskazanie im konkretnego narzędzia za pomocą prostych instrukcji rozwiąże problem: „Otwórz ten plik PDF pod adresem [link], kliknij Podpisz, narysuj lub wpisz swoje imię i nazwisko i pobierz podpisaną wersję”.
W przypadku dokumentów wymagających wielu podpisów w określonej kolejności – umów kontrasygnowanych, łańcuchów zatwierdzeń – dedykowana platforma podpisu elektronicznego automatyzuje przekazywanie. W przypadku prostej umowy dwustronnej poczta elektroniczna działa dobrze: jedna strona podpisuje i wysyła, druga kontrasygnuje i zwraca obu stronom w pełni wykonaną kopię.
Spróbuj podpisać PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.