PDF-tagging is de structurele ruggengraat van een toegankelijke PDF. Een getagde PDF bevat verborgen metagegevens die beschrijven wat elk element op de pagina is: welke tekst een kop is, wat een alinea is, welke afbeelding een beschrijving nodig heeft, hoe tabellen zijn gestructureerd, in welke volgorde de inhoud moet worden gelezen. Zonder tags is een PDF slechts een visuele lay-out zonder machineleesbare structuur.
Wat PDF-tags zijn
Tags in een PDF werken op dezelfde manier als HTML-tags op een webpagina. Net zoals HTML <h1> voor kopjes en <p> voor alinea's markeren PDF-tags elk inhoudselement met zijn type en rol. De tagboom – een hiërarchische structuur ingebed in de PDF – beschrijft de logische organisatie van het document:
- <H1>, <H2>, <H3>: kopelementen op verschillende niveaus, waardoor navigatie per kop mogelijk is
- <P>: paragraaftekst, het meest voorkomende inhoudselement
- <Figuur>: afbeeldingen en afbeeldingen, die alternatieve tekstbeschrijvingen voor schermlezers kunnen bevatten
- <Tabel>, <TR>, <TD>: tabelstructuren met rijen en cellen, waardoor schermlezers kolom- en rijkoppen kunnen aankondigen
- <L>, <LI>: lijst en lijst itemelementen, zodat schermlezers een "lijst van 5 items" aankondigen voordat u elk item leest
Waarom taggen belangrijk is
Tags maken een PDF toegankelijk voor mensen die ondersteunende technologie gebruiken. Een schermlezer die een niet-gecodeerde PDF verwerkt, kan een kop niet onderscheiden van de hoofdtekst, kan niet identificeren welke tekst een tabelcelkop is en weet niet welke afbeeldingen moeten worden beschreven en welke puur decoratief zijn. De leeservaring wordt verwarrend of onmogelijk.
Naast PDF Toegankelijkheid heeft iedereen voordeel van tags. Tags maken het betrouwbaar opnieuw plaatsen van tekst op kleine schermen mogelijk: een getagde PDF kan de inhoud opnieuw plaatsen zodat deze op het scherm van een telefoon past. Tags maken kopiëren en plakken betrouwbaarder door informatie over de leesvolgorde te verstrekken. Tags maken een betere zoekindexering door documentbeheersystemen mogelijk. En tags zijn vereist voor wettelijke naleving van toegankelijkheidsnormen, waaronder Section 508 in de VS en EN 301 549 in Europa.
Hoe u kunt controleren of een PDF is getagd
Vink in Adobe Reader of Acrobat Bestand > Eigenschappen > Tabblad Beschrijving. Zoek naar "Getagd PDF: Ja" of "Getagd met PDF: Nee." Een snelle functionele test: schakel Voorlezen in (Bekijk > Voorlezen > Activeer Voorlezen) en luister hoe het document wordt aangekondigd. Een goed getagde PDF leest logisch; een niet-gecodeerde of slecht getagde PDF leest helemaal niet of leest de inhoud in een verwarrende volgorde.
De Toegankelijkheidscontrole van Acrobat Pro (Extra > Toegankelijkheid > Volledige controle) biedt een gedetailleerd rapport waarin specifieke problemen met tags worden geïdentificeerd: ontbrekende alternatieve tekst op afbeeldingen, onjuiste kophiërarchie, tabellen zonder kopteksttags en andere problemen die van invloed zijn op de naleving van PDF Toegankelijkheid.
Hoe PDFs worden getagd
De beste manier om een getagde PDF te krijgen, is door te exporteren vanuit een goed gestructureerd brondocument. Microsoft Word-documenten die de juiste kopstijlen, lijstopmaak en gestructureerde tabellen gebruiken, worden automatisch met tags geëxporteerd wanneer u Bestand > Opslaan als > PDF. De tagstructuur weerspiegelt de kophiërarchie en de inhoudorganisatie van het document.
Google Documenten exporteert ook getagde PDFs wanneer deze worden gedownload als PDF. InDesign vereist expliciete toegankelijkheidsinstellingen tijdens het exporteren om tags te genereren. De sleutel in alle gevallen is het gebruik van een semantische structuur (de juiste kopstijlen in plaats van handmatig vetgedrukte tekst, lijstopmaak in plaats van handmatig ingesprongen regels) die de exportengine kan toewijzen aan PDF-tags.
Tags toevoegen aan een bestaande niet-getagde PDF
Acrobat Pro kan automatisch tags toevoegen aan een bestaande, niet-gecodeerde PDF: Extra > Toegankelijkheid > Tags toevoegen aan document. De autotagging analyseert de pagina-indeling en probeert kopniveaus, alinea's en lijststructuur af te leiden uit de visuele opmaak. Voor eenvoudige documenten werkt autotagging goed. Voor complexe lay-outs vormt het een startpunt dat handmatig moet worden beoordeeld en gecorrigeerd.
Handmatig bewerken van tags in Acrobat Pro gebeurt via het deelvenster Tags (Bekijken > Tonen/Verbergen > Navigatievensters > Tags). In het paneel wordt de volledige tagboom weergegeven en kunt u tags toevoegen, verwijderen, verplaatsen en opnieuw typen. Dit is gedetailleerd werk – een grondig herstel van een complex, niet-gecodeerd PDF kan uren duren – maar het is de enige weg naar volledige toegankelijkheidscompliance als het brondocument niet beschikbaar is.
Wanneer taggen vereist is
Overheidsinstanties, organisaties uit de publieke sector, onderwijsinstellingen en elke organisatie die in de VS federale financiering ontvangt, zijn doorgaans verplicht om toegankelijke PDFs te produceren op grond van Sectie 508. Juridische documenten die elektronisch zijn ingediend bij rechtbanken die de naleving van de toegankelijkheid verplichten, moeten worden getagd. Bedrijfsorganisaties hebben steeds meer behoefte aan toegankelijke PDFs voor HR-documenten, beleid en externe publicaties als onderdeel van bredere PDF Standaard compliance- en ESG-verplichtingen. Als uw organisatie PDFs onder het publiek distribueert, wordt er steeds vaker van tags verwacht – en niet alleen van best practices.