Een PDF die er op het scherm perfect geformatteerd uitziet, kan volledig onleesbaar zijn voor iemand die een schermlezer gebruikt. Schermlezers – software die door mensen met een visuele beperking wordt gebruikt om documenten voor te lezen – vertrouwen op de onderliggende structuur van een PDF, niet op het visuele uiterlijk. Een document dat er visueel georganiseerd uitziet, kan vanuit het perspectief van de software helemaal geen betekenisvolle structuur hebben. Hier leest u wat een PDF toegankelijk maakt en hoe u daar kunt komen.
Waarom de meeste PDFs standaard niet toegankelijk zijn
Wanneer u een Word-document of ontwerpbestand naar PDF exporteert, ziet de visuele uitvoer er goed uit, maar ontbreekt de structurele informatie vaak of is deze onjuist. Koppen die er op het scherm vet en groot uitzien, hebben mogelijk geen koptag in de onderliggende PDF-structuur. Kolommen die visueel naast elkaar verschijnen, kunnen van links naar rechts over beide kolommen worden gelezen in plaats van langs elke kolom. Afbeeldingen hebben geen beschrijving, tenzij u er specifiek een toevoegt.
Schermlezers volgen de tagstructuur van het document, niet de visuele lay-out. Als die structuur ontbreekt of onjuist is, wordt de leesvolgorde onvoorspelbaar: de inhoud van zijbalken wordt vermengd met de hoofdtekst, tabellen worden cel voor cel in de verkeerde volgorde gelezen en kopjes die de navigatie zouden moeten vergemakkelijken, zijn niet te onderscheiden van de hoofdtekst.
Begin met het brondocument, niet met de PDF
Toegankelijkheid is veel gemakkelijker in te bouwen bij de bron dan achteraf in te passen in een voltooide PDF. Als u in Word werkt, bepalen de structurele beslissingen die u neemt voordat u exporteert het grootste deel van de toegankelijkheid van de resulterende PDF.
Gebruik echte kopstijlen
Creëer niet het uiterlijk van een kop door tekst vet en groot te maken; gebruik de ingebouwde stijlen Kop 1, Kop 2 en Kop 3 van Word. Deze exporteren naar PDF als correct getagde koppen waar schermlezers doorheen kunnen navigeren. Met een document met een echte kopstructuur kan een schermlezergebruiker rechtstreeks naar elke sectie springen, op dezelfde manier waarop ziende gebruikers visueel kunnen scannen.
Voeg alt-tekst toe aan elke afbeelding
Elke afbeelding, grafiek, diagram en afbeelding in uw document heeft beschrijvende alternatieve tekst nodig: een korte beschrijving van wat de afbeelding laat zien en waarom deze daar staat. Klik in Word met de rechtermuisknop op een afbeelding en selecteer 'Alt-tekst bewerken'. Een grafiek die de omzetgroei op kwartaalbasis laat zien, kan een alternatieve tekst hebben zoals: "Staafdiagram dat de omzet in het eerste en vierde kwartaal voor 2024 weergeeft, waarbij het derde kwartaal de hoogste waarde laat zien van $2,4 miljoen." Zonder dit kondigt een schermlezer "image" aan. en gaat verder – de inhoud gaat verloren.
Maak tabellen met de juiste structuur
Tabellen zijn een veelvoorkomend toegankelijkheidsprobleem. Een tabel zonder koprijen is voor een schermlezer slechts een raster van cellen. Je kunt op geen enkele manier weten tot welke kolom een waarde behoort. Markeer in Word de bovenste rij van een tabel als koprij (Tabeleigenschappen > Rij > Herhaal als koprij). Vermijd waar mogelijk het samenvoegen van cellen en gebruik tabellen niet louter voor visuele opmaak. Schermlezers lezen tabelcellen op volgorde, en een opmaaktabel levert een leeservaring op die nergens op slaat.
Gebruik echte lijsten, geen handmatige opmaak
Als u een lijst maakt door aan het begin van elke regel een streepje of cijfer te typen, is dat voor een schermlezer geen lijst; het is een reeks afzonderlijke alinea's die toevallig met een symbool beginnen. Gebruik de ingebouwde lijstopmaak van Word (de lijst met opsommingstekens of de genummerde lijstknoppen) om lijsten te maken die als correct getagde lijstelementen worden geëxporteerd.
Exportinstellingen die van invloed zijn op de toegankelijkheid
Bij het exporteren van Word naar PDF is de methode die u gebruikt van belang. De ingebouwde Word PDF-export (Bestand > Opslaan als > PDF) bewaart meer structurele informatie dan bij afdrukken naar een PDF-printer. Zoek in het exportdialoogvenster naar opties met betrekking tot toegankelijkheid of documentstructuurtags; deze moeten zijn ingeschakeld.
Specifiek in de PDF exportopties van Word: schakel "Documentstructuurtags voor toegankelijkheid" als de optie beschikbaar is. Dit draagt uw kopstructuur, lijsttags en tabelkoppen door naar de PDF. Zonder deze optie kan zelfs een goed gestructureerd Word-document exporteren naar een PDF die helemaal geen tagstructuur heeft.
Gescande PDFs zijn nooit toegankelijk zonder OCR
Een gescande PDF is een afbeelding. Er is geen tekst, geen structuur en niets waarmee een schermlezer kan werken. Voor een schermlezer is een gescande PDF volledig leeg: de software kondigt aan dat het document geopend is en heeft vervolgens niets te lezen.
Het uitvoeren van een gescand document via een OCR PDF-tool is de eerste stap om het toegankelijk te maken. OCR converteert de afbeelding naar echte tekst, waarmee schermlezers vervolgens kunnen werken. De OCR-tool van WukongPDF op www.wukongpdf.com regelt dit: upload de gescande PDF, verwerk deze en download een versie met echte, leesbare tekst. Houd er rekening mee dat OCR alleen geen volledig toegankelijke getagde PDF creëert; voor volledige naleving is aanvullend tagwerk in Adobe Acrobat Pro nodig. Maar OCR is de essentiële eerste stap zonder welke niets anders mogelijk is.
Hoe u kunt controleren of uw PDF toegankelijk is
De eenvoudigste test: probeer de tekst in de PDF te selecteren en te lezen. Als u woorden kunt markeren en de leesvolgorde zinvol is als u van boven naar beneden selecteert, bevat het document echte tekst in een redelijke volgorde. Als de selectie rondspringt of niets selecteert, heb je een probleem.
Voor een grondigere controle heeft Adobe Acrobat Pro een ingebouwde toegankelijkheidscontrole (Extra > Toegankelijkheid > Volledige controle) die specifieke problemen identificeert. Gratis online tools zoals PAC (PDF Accessibility Checker) bieden vergelijkbare analyses zonder dat Acrobat Pro nodig is.
De meest betrouwbare test is om het document in een schermlezer te openen en te luisteren hoe het leest. Met NVDA (gratis, Windows) en VoiceOver (ingebouwd in Mac en iOS) kunt u het document ervaren zoals een gebruiker van een schermlezer dat zou doen. Als de leesvolgorde logisch is en de kopjes helpen bij het navigeren, zit je goed. Als het klinkt als een willekeurige verzameling tekstfragmenten, is er structureel werk aan de winkel.