Een toegankelijke PDF is er een die door iedereen kan worden gebruikt, inclusief mensen die blind of slechtziend zijn, mensen die schermlezers gebruiken en mensen met cognitieve of motorische beperkingen. De meeste PDFs die professioneel worden verspreid, voldoen niet aan de toegankelijkheidsvereisten zonder dat de makers het beseffen. De kloof tussen een visueel presenteerbare PDF en een toegankelijke PDF betreft specifieke technische kenmerken die zichzelf niet automatisch toevoegen.
Waarom het belangrijker is dan alleen de wettelijke naleving
In veel landen zijn organisaties die openbare documenten produceren wettelijk verplicht deze toegankelijk te maken. De American with Disabilities Act in de VS, de European Accessibility Act en gelijkwaardige wetgeving elders creëren afdwingbare eisen voor toegankelijke digitale inhoud. Overheidsinstanties, onderwijsinstellingen en veel bedrijven opereren onder deze regels.
Naast compliance zijn toegankelijke PDFs gewoonweg nuttiger. Een goed gestructureerd, toegankelijk document is voor iedereen gemakkelijker te navigeren, niet alleen voor gebruikers van schermlezers. Duidelijke koppen, logische leesvolgorde en beschrijvende alternatieve tekst verbeteren de ervaring voor alle lezers, inclusief mensen op mobiele apparaten, mensen die haast hebben en mensen wier eerste taal niet de taal van het document is.
Tags: de basis van PDF toegankelijkheid
Een toegankelijke PDF is een getagde PDF. Tags zijn een verborgen structurele laag die beschrijft wat elk element van het document is: dit is een kop, dit is een alinea, dit is een lijstitem, dit is een afbeelding met deze beschrijving. Schermlezers gebruiken tags om inhoud correct te navigeren en aan te kondigen. Zonder tags leest een schermlezer het document als een ongedifferentieerde tekststroom, of kan het helemaal niet lezen.
Tags worden automatisch toegevoegd wanneer u een PDF vanuit Word exporteert met behulp van Bestand > Opslaan als > PDF met de "Documentstructuurtags voor toegankelijkheid" optie ingeschakeld. Dit is de snelste manier om basistagging te verkrijgen zonder handmatig werk. Voor complexere documenten (lay-outs met meerdere kolommen, tabellen, documenten met veel afbeeldingen) vereist de automatische tagging vaak handmatige beoordeling en correctie in Adobe Acrobat Pro.
Leesvolgorde: wat schermlezers volgen
Een schermlezer leest de inhoud in de tagvolgorde van het document, niet in de visuele volgorde op de pagina. Voor een eenvoudig document met één kolom zijn deze meestal hetzelfde. Voor complexe lay-outs met zijbalken, toelichtingsvakken, tekst met meerdere kolommen en zwevende afbeeldingen kan de tagvolgorde aanzienlijk verschillen van de visuele leesvolgorde.
In Adobe Acrobat Pro kunt u met het gereedschap Leesvolgorde (Extra > Toegankelijkheid > Leesvolgorde) de volgorde zien en corrigeren waarin een schermlezer de inhoud verwerkt. Een document dat er visueel overzichtelijk uitziet, kan een volkomen onlogische leesvolgorde hebben voor iemand die ondersteunende technologie gebruikt. Het controleren en oplossen hiervan is een essentiële stap voor echt toegankelijke documenten.
Alt-tekst voor afbeeldingen
Elke afbeelding in een toegankelijke PDF heeft alternatieve tekst nodig: een geschreven beschrijving die een schermlezer aankondigt in plaats van de afbeelding. Voor een diagram dat de kwartaalomzet weergeeft, is alt-tekst nodig die beschrijft wat het diagram laat zien: 'Staafdiagram dat de omzet uit het eerste en vierde kwartaal laat zien. Het vierde kwartaal is het hoogst met $2,4 miljoen." Een decoratieve scheidingslijn of achtergrondtextuur moet als artefact worden gemarkeerd, zodat de schermlezer deze overslaat in plaats van deze als afbeelding aan te kondigen.
Alt-tekst kan worden toegevoegd in Word vóór het exporteren (klik met de rechtermuisknop op een afbeelding > Alt-tekst bewerken) of achteraf in Acrobat Pro (klik met de rechtermuisknop op een afbeelding in het deelvenster Tags > Eigenschappen > Alt-tekst). Het toevoegen van alternatieve tekst in Word vóór het exporteren is efficiënter voor documenten met veel afbeeldingen.
Kopstructuur en navigatie
Gebruikers van schermlezers navigeren door lange documenten door tussen kopjes te springen – de manier waarop ziende lezers kopjes scannen om secties te vinden. Om dit te laten werken, moeten koppen worden getagd als koppen (H1, H2, H3) in plaats van alleen maar als grote, vetgedrukte tekst.
In Word wordt door het gebruik van de juiste kopstijlen (niet handmatig vetgedrukt en opmaak op lettergrootte) de kopstructuur gecreëerd die als getagde kopteksten in de PDF wordt overgedragen. Dit is een van de duidelijkste argumenten om de ingebouwde stijlen van Word te gebruiken in plaats van handmatige opmaak in een document; de structuur dient tegelijkertijd zowel de toegankelijkheid als het visuele ontwerp.
Kleur en contrast
Toegankelijkheid gaat niet alleen over schermlezers. Mensen met slechtziendheid of kleurenblindheid kunnen een document mogelijk wel visueel lezen, maar hebben moeite met onvoldoende contrast of kleurafhankelijke informatie. De Web Content Accessibility Guidelines (WCAG)-standaard, die ook veel wordt gebruikt voor PDF-toegankelijkheid, vereist een minimale contrastverhouding van 4,5:1 tussen tekst en achtergrond voor normale tekst.
Een praktische controle: als informatie alleen via kleur wordt overgebracht, hebben "rode items aandacht nodig" — voeg een secundaire indicator toe (een symbool, vetgedrukte tekst of een label) zodat de informatie toegankelijk is voor iemand die de kleur niet kan onderscheiden. Vertrouw nooit alleen op kleur om betekenis over te brengen.
De toegankelijkheid van een PDF controleren
Adobe Acrobat Pro bevat een toegankelijkheidscontrole (Tools > Toegankelijkheid > Volledige controle) die het document scant volgens de PDF/UA-standaard en specifieke problemen met hun locatie vermeldt. Het detecteert ontbrekende alt-tekst, onjuiste leesvolgorde, ontbrekende documenttaaldeclaratie en andere veelvoorkomende problemen.
PAC (PDF Accessibility Checker) is een gratis tool die een grondige toegankelijkheidscontrole biedt aan de hand van PDF/UA-standaarden. Voor organisaties die regelmatig toegankelijke PDFs produceren, is het een goede gewoonte om elk document vóór distributie door PAC te laten lopen. De checker geeft u een duidelijke lijst van wat moet worden opgelost, in plaats van een algemeen geslaagd/mislukt resultaat.
Het speciale probleem van gescande PDFs
Een gescande PDF zonder tekstlaag is volledig ontoegankelijk: er is geen tekst die een schermlezer kan aankondigen, geen structuur om doorheen te navigeren, niets. OCR converteert de afbeelding naar tekst, wat minimaal nodig is om een gescand document bruikbaar te maken. Maar OCR alleen voegt niet de juiste tags, leesvolgorde of alternatieve tekst toe; het creëert alleen maar een tekstlaag. Volledige toegankelijkheid van een gescand document vereist OCR plus het hierboven beschreven tagging- en structuurwerk.