PDF en XPS zijn beide documentformaten met een vaste lay-out die zijn ontworpen om het uiterlijk van een document te behouden, ongeacht welke software of welk apparaat het opent. Ondanks dat gedeelde doel komen ze uit verschillende ecosystemen en zijn ze in de meeste echte workflows niet uitwisselbaar.
Wat is XPS?
XPS (XML Paper Specification) is het documentformaat van Microsoft, geïntroduceerd met Windows Vista als alternatief voor PDF. Het maakt gebruik van XML om de pagina-indeling en inhoud te beschrijven, en is gebouwd op de Open Packaging Convention – dezelfde basis die wordt gebruikt door .docx- en .xlsx-bestanden. Windows bevat een XPS-viewer die in het besturingssysteem is ingebouwd, en met het Microsoft Print to XPS-stuurprogramma kan elke toepassing documenten opslaan als XPS-bestanden.
Belangrijkste verschillen tussen PDF en XPS
Ecosysteemondersteuning is het grootste verschil. PDF wordt ondersteund op elk groot platform (Windows, Mac, Linux, iOS, Android) en vrijwel elke browser, e-mailclient en productiviteitsapp kan het openen. XPS is voornamelijk een Windows-formaat; er is geen native XPS-viewer op Mac of iOS, en de meeste niet-Windows-applicaties ondersteunen dit niet. Als u een document moet delen met iemand buiten een Windows-omgeving, is PDF de enige praktische keuze.
Functies verschillen ook. PDF ondersteunt interactieve elementen: invulbare formulieren, ingebouwde multimedia, JavaScript, digitale handtekeningen met certificaatgebaseerde verificatie en geavanceerde beveiligingsopties. XPS ondersteunt digitale handtekeningen, maar mist de meeste interactieve mogelijkheden van PDF. PDF heeft een rijker tooling-ecosysteem: er bestaan duizenden tools voor het bewerken, converteren, comprimeren en manipuleren van PDFs, terwijl XPS-tools schaars zijn.
Wanneer XPS kan worden gebruikt
XPS wordt het meest gebruikt in Windows-afdrukpijplijnen en documentarchiveringsworkflows binnen organisaties die volledig op de Windows-infrastructuur draaien. De Windows-afdrukspooler maakt intern gebruik van XPS. Sommige bedrijfsdocumentbeheersystemen die rond Windows-technologie zijn gebouwd, accepteren XPS als archiefformaat.
Buiten deze specifieke contexten is de adoptie van XPS beperkt. Microsoft zelf heeft met Windows 10 de focus verlegd van XPS, en het formaat kent momenteel weinig ontwikkeling.
XPS converteren naar PDF
Als u een XPS-bestand hebt dat moet worden gedeeld of verwerkt, is het meestal de juiste zet om dit naar PDF te converteren. Open in Windows het XPS-bestand in de ingebouwde XPS Viewer en gebruik vervolgens Bestand > Afdrukken en selecteer Microsoft Afdrukken naar PDF als bestemming. Dit converteert het naar een standaard PDF die elk hulpmiddel kan openen.
Zodra het bestand de indeling PDF heeft, heeft u toegang tot het volledige scala aan PDF-hulpmiddelen. U kunt het comprimeren met een PDF-compressie-hulpmiddel om de bestandsgrootte te verkleinen, het bewerken met een PDF-editor, het samenvoegen met andere documenten of beveiliging toevoegen. XPS biedt geen van deze downstream-opties.
Welke moet u gebruiken?
Voor elk document dat bedoeld is om te worden gedeeld, gedistribueerd of gearchiveerd voor langdurige toegang: PDF. Het heeft bredere ondersteuning, rijkere functies en een veel groter ecosysteem van compatibele tools. XPS is alleen het overwegen waard als je werkt binnen een specifiek Windows-bedrijfssysteem dat dit expliciet vereist - en zelfs dan is het converteren naar PDF voor distributie buiten dat systeem de praktische aanpak.