Het opslaan van een e-mail als PDF is handig voor het bijhouden van gegevens, het delen van e-mailthreads met mensen die niet in de oorspronkelijke thread zaten, of het archiveren van correspondentie naast gerelateerde documenten. Elke grote e-mailclient ondersteunt dit; de stappen variëren slechts enigszins.
Een e-mail converteren naar PDF in Gmail
Open de e-mail in Gmail. Klik op het menu met drie stippen in de rechterbovenhoek van de e-mail (niet het browsermenu – dat in de e-mail zelf) en selecteer Afdrukken. Gmail opent een afdrukvoorbeeld. Wijzig in het afdrukdialoogvenster de bestemming in Opslaan als PDF en klik op Opslaan. De e-mail wordt opgeslagen als een PDF, inclusief de afzender, ontvanger, datum, onderwerpregel en hoofdtekst.
Voor e-mailthreads met meerdere antwoorden legt de afdrukfunctie van Gmail de volledige thread vast in de volgorde waarin deze op het scherm verschijnt. Als u alleen specifieke berichten uit de thread wilt, vouwt u die berichten uit en vouwt u de andere samen voordat u ze afdrukt.
Een e-mail converteren naar PDF in Outlook
Open in Microsoft Outlook op Windows de e-mail en ga naar Bestand > Afdrukken. Selecteer in het afdrukvenster Microsoft Print to PDF als printer en klik op Afdrukken. Kies een opslaglocatie wanneer daarom wordt gevraagd. Ga in Outlook op Mac naar Bestand > Druk af en gebruik de vervolgkeuzelijst PDF linksonder in het afdrukdialoogvenster om Opslaan als PDF te selecteren.
De PDF-uitvoer van Outlook bevat de volledige e-mailkoptekst (Van, Aan, CC, Datum, Onderwerp), gevolgd door de berichttekst. Bijlagen zijn niet opgenomen in de PDF; ze blijven als afzonderlijke bestanden.
E-mails converteren naar PDF op iPhone en Android
Op de iPhone opent u de e-mail in Mail, tikt u op de antwoordpijl onder aan het scherm en scrolt u omlaag om Afdrukken te vinden. Knijp in het afdrukvoorbeeld de miniatuur naar buiten om deze naar een PDF-weergave te converteren, tik vervolgens op de knop Delen en sla deze op in Bestanden.
Op Android opent u de e-mail in Gmail of uw e-mailapp, tikt u op het menu met drie stippen, selecteert u Afdrukken en kiest u vervolgens Opslaan als PDF in de vervolgkeuzelijst van de printer. Het proces werkt op dezelfde manier als het opslaan van een webpagina in PDF op Android.
E-mailbijlagen opnemen in de PDF
Bij de standaardconversie van e-mail naar PDF wordt alleen de hoofdtekst van de e-mail vastgelegd, niet de bijlagen. Als u de e-mail en de bijlagen in één bestand nodig heeft, downloadt u de bijlagen afzonderlijk, converteert u ze naar PDF als ze dat nog niet zijn, en gebruikt u vervolgens de tool Merge PDF van WukongPDF om de e-mail PDF in de juiste volgorde te combineren met de bijlage PDFs.
Hierdoor ontstaat een op zichzelf staand overzicht van de correspondentie en alle gerelateerde documenten – handig voor juridische zaken, nalevingsregistraties of archieven van klantprojecten waarbij alles wat met een communicatie te maken heeft, samen moet worden opgeslagen.
E-mail ordenen en benoemen PDFs
De standaardbestandsnaam voor een export van e-mail naar PDF is doorgaans de onderwerpregel. Deze kan lang zijn of tekens bevatten die in sommige bestandssystemen problemen veroorzaken. Hernoem het bestand onmiddellijk na het opslaan naar iets consistents: een op datum gebaseerd formaat zoals 2025-06-15_ClientName_Topic werkt goed en wordt chronologisch gesorteerd in elke bestandsbeheerder.
Als de e-mail PDF groot is vanwege de inline-afbeeldingen, wordt de bestandsgrootte bijgesneden zonder dat dit de tekstinhoud beïnvloedt. De meeste e-mail PDFs kunnen goed worden gecomprimeerd, omdat de afbeeldingen vaak niet zijn geoptimaliseerd voor documentopslag.