Wat is PDF/A en waarom is het gemaakt
PDF/A is een versie van het PDF-formaat die speciaal is ontworpen voor het langdurig bewaren van documenten. De A staat voor Archief. Een PDF/A-bestand staat op zichzelf. Alle lettertypen zijn ingesloten. Alle kleuren worden gedefinieerd in een apparaatonafhankelijke kleurruimte. Er zijn geen externe referenties aanwezig. Het document is een compleet, op zichzelf staand pakket dat voor een correcte weergave niet afhankelijk is van externe bronnen.
PDF/A elimineert externe afhankelijkheden om ervoor te zorgen dat het document tientallen jaren nadat het is gemaakt leesbaar blijft.
Het op zichzelf staande karakter van PDF/A is zowel de grootste kracht ervan als de reden voor de grotere bestandsgrootte.
De PDF Standaard voor archivering is ontwikkeld omdat organisaties miljoenen pdf's verzamelden zonder garantie dat de documenten tientallen jaren in de toekomst leesbaar zouden blijven. Een PDF die vandaag de dag wordt gemaakt, kan afhankelijk zijn van lettertypen die op de computer van de maker zijn geïnstalleerd, van kleurprofielen die specifiek zijn voor een bepaalde printer, of van externe inhoud die via internet is gelinkt. Deze afhankelijkheden zullen over twintig of vijftig jaar misschien niet meer bestaan. PDF/A elimineert alle externe afhankelijkheden.
De PDF Format-specificatie voor archivering dwingt vereisten af die het document onafhankelijk maken van de creatieomgeving ervan. Versleuteling is verboden omdat voor versleutelde documenten sleutels nodig zijn die verloren kunnen gaan. Externe inhoudsreferenties zijn verboden omdat de inhoud waarnaar wordt verwezen, kan verdwijnen. JavaScript en uitvoerbare inhoud zijn verboden omdat toekomstige kijkers deze mogelijk niet ondersteunen. Deze verboden zorgen ervoor dat het document op zichzelf staat.
Overheden, rechtbanken, bibliotheken en gereguleerde industrieën hebben PDF/A aangenomen als het vereiste formaat voor het indienen en archiveren van documenten. Wanneer het Nationaal Archief van de Verenigde Staten toegang krijgt tot elektronische documenten, heeft het PDF/A nodig. Wanneer Europese rechtbanken elektronische documenten accepteren, specificeren zij PDF/A. Het formaat is de mondiale standaard geworden voor documenten die over technologische generaties heen moeten overleven.
De belangrijkste verschillen tussen standaard PDF en PDF/A
Een standaard-PDF kan verwijzen naar externe lettertypen die op de computer van de maker zijn geïnstalleerd, maar niet in het bestand zijn ingesloten. Een PDF/A moet alle lettertypen bevatten die in het document worden gebruikt. Deze insluitingsvereiste zorgt ervoor dat tekst correct wordt weergegeven op elk toekomstig systeem, ongeacht welke lettertypen zijn geïnstalleerd.
Een standaard-PDF kan JavaScript, formuliervelden die waarden berekenen, multimedia-inhoud en interactieve elementen bevatten. Een PDF/A verbiedt uitvoerbare inhoud. JavaScript is niet toegestaan. Multimedia is niet toegestaan. Het document moet statisch en op zichzelf staand zijn. Dit verbod zorgt ervoor dat toekomstige kijkers geen scripting- of multimediamogelijkheden hoeven te ondersteunen die in de archieftoekomst misschien niet zullen bestaan.
Een standaard-PDF kan verwijzen naar externe afbeeldingen, gekoppelde inhoud en online bronnen. Een PDF/A moet alle inhoud van het bestand bevatten. Externe referenties zijn niet toegestaan. Elke afbeelding, afbeelding en stukje inhoud moet worden ingesloten. Deze zelfbeheersing zorgt ervoor dat het document niet afhankelijk is van de voortdurende beschikbaarheid van externe bronnen.
Een standaard PDF kan codering en wachtwoordbeveiliging gebruiken. Een PDF/A verbiedt codering. Een gecodeerd document kan niet worden geopend zonder de sleutel of het wachtwoord, die na verloop van tijd verloren kunnen gaan. Een niet-versleuteld document kan altijd worden geopend, waardoor de toegang tot de inhoud voor toekomstige generaties behouden blijft.
Een standaard-PDF kan apparaatafhankelijke kleurruimten gebruiken die afhankelijk zijn van specifieke printer- of weergavekenmerken. Voor een PDF/A zijn apparaatonafhankelijke kleurspecificaties vereist. De kleuren moeten worden gedefinieerd op een manier die niet afhankelijk is van een bepaald uitvoerapparaat. Deze kleuronafhankelijkheid zorgt voor een consistente weergave op verschillende beeldschermen en printers.
Wanneer PDF/A gebruiken en wanneer standaard PDF voldoende is
Gebruik PDF/A voor documenten die vele jaren of decennia leesbaar moeten blijven. Juridische dossiers, overheidsdocumenten, wetenschappelijke onderzoeksgegevens, bedrijfsarchieven en historische documenten profiteren allemaal van het PDF/A-formaat. De kleine extra inspanning die gepaard gaat met het converteren naar PDF/A tijdens het maken, wordt gerechtvaardigd door de zekerheid van leesbaarheid op de lange termijn.
Gebruik standaard PDF voor documenten die geen langdurige bewaring behoeven. Een conceptrapport dat vandaag ter beoordeling wordt rondgestuurd en volgende week wordt weggegooid, heeft geen PDF/A nodig.
Voor een presentatie die wordt gedeeld voor een komende vergadering is geen PDF/A nodig. Het standaard PDF-formaat is voldoende voor documenten met een korte levenscyclus.
Gebruik PDF/A voor elk document dat u volgens regelgeving of contract in archiefformaat moet indienen. Controleer de indieningsvereisten van de ontvangende organisatie. Als ze PDF/A specificeren, dien dan in PDF/A in. Indienen in standaard PDF wanneer PDF/A vereist is, zal resulteren in afwijzing.
Gebruik standaard-PDF als het document functies bevat die PDF/A verbiedt en deze functies essentieel zijn voor het doel van het document. Een interactief formulier dat ontvangers moeten invullen, kan geen PDF/A zijn. Een multimediapresentatie met ingesloten video kan geen PDF/A zijn. Als de interactieve functies nodig zijn, gebruik dan standaard PDF en accepteer dat het document niet geoptimaliseerd is voor bewaring op de lange termijn.
Een standaard-PDF converteren naar PDF/A
Adobe Acrobat Pro omvat PDF/A-conversie. Open de PDF, selecteer de PDF/A-tool in het paneel Afdrukproductie of Standaarden en kies de PDF/A-versie die u nodig hebt. Acrobat analyseert het document op nalevingsproblemen, rapporteert eventuele problemen en converteert het document wanneer alle problemen zijn opgelost.
De meeste tekstverwerkers en kantoortoepassingen kunnen rechtstreeks naar PDF/A exporteren. In Microsoft Word bevatten de opties Opslaan als PDF een selectievakje dat compatibel is met PDF/A. In LibreOffice bevat het dialoogvenster PDF-export een PDF/A-optie. Rechtstreeks exporteren naar PDF/A vanuit de bronapplicatie is de meest betrouwbare methode, omdat de applicatie vanaf het begin compliance kan garanderen.
De conversietools van WukongPDF kunnen standaard PDF's via elke browser naar PDF/A-formaat converteren.
Upload de PDF, selecteer de PDF/A-conversieoptie en download het compatibele document. De browsergebaseerde aanpak maakt PDF/A-conversie toegankelijk zonder professionele software aan te schaffen.
Controleer na het converteren naar PDF/A of de conversie succesvol was. De meeste PDF-viewers geven de PDF/A-conformiteitsstatus weer in de documenteigenschappen. Open de geconverteerde PDF en controleer of deze is geïdentificeerd als PDF/A-compatibel. Controleer of alle inhoud, inclusief afbeeldingen en lettertypen, correct wordt weergegeven. De conversie mag de visuele weergave van het document niet veranderen.
De PDF/A-standaard is in verschillende versies geëvolueerd. PDF/A-1 is gebaseerd op PDF 1.4 en is het meest ondersteunde archiefformaat. PDF/A-2 is gebaseerd op PDF 1.7 en voegt ondersteuning toe voor JPEG 2000-compressie en transparantie-effecten. PDF/A-3 is gebaseerd op PDF 1.7 en maakt het mogelijk om ingesloten bestanden in andere formaten, zoals het originele brondocument, in het archiefpakket op te nemen.
Voor documenten die aan rechtbanken of overheidsinstanties worden voorgelegd, controleert u vóór de conversie de specifieke PDF/A-versie die vereist is. Het indienen van PDF/A-3 terwijl het ontvangende systeem PDF/A-1 verwacht, zal resulteren in een afwijzing. De meeste systemen accepteren PDF/A-1 of PDF/A-2. PDF/A-3 is minder vaak vereist en mag alleen worden gebruikt als dit specifiek wordt gevraagd.
De conversie naar PDF/A kan de visuele weergave van het document beïnvloeden als de originele PDF functies bevat die PDF/A verbiedt. Transparantie-effecten kunnen worden afgevlakt. Kleurruimten kunnen worden geconverteerd. Lettertypen die niet konden worden ingesloten, kunnen worden vervangen. Controleer na de conversie de PDF/A-uitvoer zorgvuldig om er zeker van te zijn dat de visuele wijzigingen acceptabel zijn.
PDF/A-validatietools kunnen controleren of een PDF voldoet aan de PDF/A-compliancevereisten. Deze tools melden specifieke nalevingsproblemen, zoals niet-ingesloten lettertypen of niet-ondersteunde kleurruimten. Door een validatie uit te voeren voordat een PDF/A-document wordt ingediend, worden nalevingsproblemen opgespoord die tot afwijzing zouden kunnen leiden.
De langetermijnwaarde van PDF/A blijkt uit documenten die tientallen jaren geleden zijn gemaakt en die vandaag de dag nog steeds leesbaar zijn. Een PDF/A-document dat in 2010 is gemaakt, wordt correct geopend in elke moderne PDF-viewer. Een standaard-PDF uit hetzelfde tijdperk kan wel of niet correct worden geopend, afhankelijk van hoe deze is gemaakt en welke functies deze gebruikt.
Voor organisaties die grootschalige digitaliseringsprojecten voor documenten plannen, zou PDF/A het uitvoerformaat moeten zijn. Het scannen van papieren documenten naar PDF/A zorgt ervoor dat de digitale versies toegankelijk blijven gedurende de gehele vereiste bewaartermijn, die voor veel overheids- en juridische documenten in tientallen jaren wordt gemeten.
Voor documenten waarin standaard PDF-pagina's worden gecombineerd met PDF/A-vereisten, moet u overwegen of het hele document PDF/A moet zijn. De archiveringsstandaard kan worden toegepast op specifieke pagina's of secties, terwijl andere pagina's in het standaard PDF-formaat blijven staan, hoewel deze gemengde benadering ongebruikelijk is.
Het PDF/A-conversieproces kan de bestandsgrootte vergroten omdat alle lettertypen en kleurprofielen moeten zijn ingesloten. Een standaard-PDF die naar systeemlettertypen verwijst, is kleiner dan hetzelfde document dat naar PDF/A is geconverteerd met alle lettertypen volledig ingesloten. De toename van de bestandsgrootte is de prijs van zelfbeheersing.
Organisaties die een combinatie van standaard- en archief-PDF's verwerken, moeten duidelijke naamgevingsconventies ontwikkelen die onderscheid maken tussen de twee formaten. Een bestandsnaam met de PDF/A-indicator vertelt toekomstige gebruikers dat het document is voorbereid voor archivering en dienovereenkomstig moet worden behandeld.
Voor organisaties die documentbeheerstrategieën ontwikkelen, kan het begrijpen van het verschil tussen PDF en PDF/A leiden tot beslissingen over welk formaat moet worden gebruikt voor welke documenttypen gedurende de gehele levenscyclus van het document, van creatie tot archivering.
Het PDF/A-formaat is een van de vele gespecialiseerde PDF-standaarden, naast PDF/X voor afdrukken en PDF/E voor engineering. Elke norm behandelt een specifieke reeks eisen. Als u begrijpt welke standaard van toepassing is op uw documenttype, zorgt u ervoor dat u de juiste tool voor het juiste doel gebruikt.
De beslissing tussen PDF en PDF/A moet worden genomen op het moment dat het document wordt gemaakt, en niet jaren later wanneer het document uit een archief moet worden opgehaald en onleesbaar blijkt te zijn. Door tijdens de creatie de juiste formaatkeuze te maken, blijven opties voor de toekomst behouden.
Als u de afwegingen tussen standaard-PDF en PDF/A begrijpt, kunt u weloverwogen formaatbeslissingen nemen voor elk document dat u maakt of archiveert, zodat elk document het juiste formaat heeft voor het beoogde doel en de verwachte levensduur.