Wat is een invulbare pdf en hoe verschilt deze van een gewone pdf
Een Invulbare PDF is een PDF-document dat interactieve formuliervelden bevat waarin u tekst kunt typen, opties kunt selecteren in vervolgkeuzelijsten, selectievakjes kunt aanvinken en keuzerondjes kunt kiezen. In tegenstelling tot een gewone statische PDF die u alleen kunt lezen en afdrukken, kunt u met een invulbare PDF informatie rechtstreeks in het document invoeren met uw toetsenbord en muis of met uw vinger op een touchscreen.
De functionaliteit PDF Forms in invulbare PDF's transformeert papieren formulieren in digitale workflows. Een aanvraagformulier dat vroeger moest worden afgedrukt, met de hand geschreven en gescand, kan nu volledig op een computer of telefoon worden ingevuld. Het ingevulde formulier kan worden opgeslagen, per e-mail verzonden of elektronisch worden verzonden zonder ooit papier aan te raken.
Interactieve PDF-formulieren kunnen ook rekenmogelijkheden bevatten. Een invulbaar bestelformulier kan de hoeveelheid automatisch vermenigvuldigen met de eenheidsprijs en het regeltotaal weergeven. Een invulbare onkostendeclaratie kan alle onkostenposten optellen en het eindtotaal weergeven. Deze berekeningen gebeuren in realtime terwijl de gebruiker gegevens invoert, waardoor fouten worden verminderd en het handmatige werk van het optellen van cijfers wordt bespaard.
Een invulbare PDF transformeert een statisch formulier in een interactief document dat ontvangers volledig op hun apparaat kunnen invullen.
De formuliervelden die u toevoegt, bepalen hoe gebruikers met het document omgaan en welke gegevens ze kunnen invoeren.
Een invulbare PDF ziet er bij het afdrukken uit als een gewone PDF, maar op het scherm zijn de formuliervelden zichtbaar als gemarkeerde gebieden die reageren op muisklikken en toetsenbordinvoer. De velden kunnen labels, instructies en plaatsaanduidingstekst bevatten die de gebruiker door het formulierinvulproces leiden. Wanneer het formulier is ingevuld en opgeslagen, worden de ingevoerde gegevens onderdeel van de PDF en verschijnen deze wanneer het document wordt geopend of afgedrukt.
Een invulbaar PDF-formulier maken
Adobe Acrobat Pro bevat een tool voor het maken van formulieren waarmee u een statische PDF kunt converteren naar een invulbaar formulier. Open de PDF en selecteer Formulier voorbereiden in het menu Extra. Acrobat detecteert automatisch potentiële formuliervelden op basis van de documentindeling. Er wordt gezocht naar regels die tekstinvoergebieden voorstellen, vakjes die selectievakjes voorstellen en cirkels die keuzerondjes voorstellen.
Controleer de automatisch gedetecteerde velden en corrigeer eventuele onjuist geïdentificeerde velden. Voeg velden toe die de automatische detectie heeft gemist. Verwijder velden die eigenlijk geen formuliervelden zijn. Stel de veldeigenschappen in, inclusief de veldnaam, het veldtype, of het veld verplicht is en eventuele validatieregels voor de ingevoerde gegevens.
Sla het voorbereide formulier op als invulbare PDF. De formuliervelden zijn nu actief. Iedereen die de PDF in een compatibele viewer opent, kan op de velden klikken en gegevens invoeren. Het formulier kan elektronisch worden verspreid, door de ontvanger ingevuld en teruggestuurd. De gegevens die u in het formulier invoert, kunnen automatisch worden opgehaald en verwerkt.
Voor gebruikers die niet over Acrobat Pro beschikken, kunnen de hulpmiddelen voor het maken van formulieren van WukongPDF invulbare velden aan PDF's toevoegen via een browsergebaseerde interface. Upload de pdf, voeg tekstvelden, selectievakjes en andere formulierelementen toe en download de invulbare versie. De browsergebaseerde aanpak maakt het maken van formulieren toegankelijk zonder dat u professionele PDF-software hoeft aan te schaffen.
Microsoft Word kan ook invulbare formulieren maken en deze naar PDF exporteren, waarbij de formuliervelden behouden blijven. Gebruik het tabblad Ontwikkelaar van Word om formulierbesturingselementen in te voegen, inclusief tekstvelden, selectievakjes en vervolgkeuzelijsten. Beveilig het document om het bewerken te beperken tot alleen de formuliervelden. Exporteer naar PDF en de formuliervelden blijven interactief.
Typen formuliervelden die beschikbaar zijn in invulbare PDF's
Tekstvelden zijn het meest voorkomende formulierelement. Ze accepteren getypte tekst van de gebruiker. U kunt tekstvelden configureren zodat ze specifieke notaties accepteren, zoals datums, cijfers, e-mailadressen of telefoonnummers. U kunt een maximale tekenlengte instellen. U kunt tijdelijke tekst weergeven die de gebruiker laat zien wat hij moet typen.
Selectievakjes worden gebruikt voor binaire keuzes. Een overeenkomst met algemene voorwaarden gebruikt één selectievakje. Een lijst met opties waarbij meerdere selecties zijn toegestaan, gebruikt meerdere selectievakjes. Elk selectievakje is onafhankelijk. Het controleren van de ene heeft geen invloed op de andere.
Keuzerondjes worden gebruikt voor keuzes die elkaar wederzijds uitsluiten. Een groep keuzerondjes deelt een gemeenschappelijke naam. Als u één keuzerondje in de groep selecteert, worden alle andere in dezelfde groep automatisch gedeselecteerd. Keuzerondjes zijn geschikt als er slechts één optie kan worden geselecteerd.
Vervolgkeuzelijsten presenteren een menu met opties waaruit de gebruiker er één kan selecteren. Vervolgkeuzelijsten zijn geschikt als de lijst met opties zo lang is dat het weergeven van deze allemaal als keuzerondjes te veel ruimte op het formulier in beslag zou nemen.
Met digitale handtekeningvelden kan de gebruiker zijn digitale handtekening op het formulier op een aangewezen locatie plaatsen. Het handtekeningveld kan worden geconfigureerd om het formulier na ondertekening te vergrendelen, waardoor verdere wijzigingen aan de ingevulde gegevens worden voorkomen. Handtekeningvelden worden gebruikt voor formulieren waarvoor certificering of autorisatie van de gebruiker vereist is.
Berekeningsvelden voeren berekeningen uit op waarden die in andere velden zijn ingevoerd. Een bestelformulier met velden voor aantal en eenheidsprijs kan een berekeningsveld bevatten waarin het regeltotaal wordt weergegeven. De berekening wordt automatisch bijgewerkt wanneer de invoerwaarden veranderen.
Gegevens distribueren en verzamelen uit invulbare PDF's
Verspreid de invulbare PDF via e-mail, het delen van bestanden of een webdownloadlink. De ontvanger opent de PDF in een compatibele viewer, vult de formuliervelden in, slaat het ingevulde formulier op en stuurt het terug. De meeste PDF-viewers, inclusief gratis lezers zoals Adobe Acrobat Reader, ondersteunen het invullen van formulieren.
Verzamel de ingevulde formulieren en extraheer de gegevens. Adobe Acrobat Pro kan formuliergegevens uit meerdere voltooide PDF's naar een spreadsheet exporteren. Elk ingevuld formulier wordt een rij in het spreadsheet. Elk formulierveld wordt een kolom. Deze gegevensextractie automatiseert wat anders handmatige gegevensinvoer uit papieren formulieren zou zijn.
Voor formulieren die naar een groot aantal ontvangers worden gedistribueerd, kunt u overwegen een online formulierservice te gebruiken die een webgebaseerde interface biedt in plaats van het distribueren van PDF's. Services zoals Google Forms, Microsoft Forms en speciale enquêteplatforms verzamelen gegevens via webformulieren en bieden automatische gegevenscompilatie. Dankzij de webformulierenbenadering hoeven ontvangers geen PDF-software meer te hebben.
Nadat u de formuliergegevens heeft verzameld, controleert u de gegevens op volledigheid en nauwkeurigheid. Controleer of de verplichte velden zijn ingevuld.
Controleer of gegevens in opgemaakte velden, zoals datums en telefoonnummers, de verwachte indeling volgen. Neem contact op met de respondent om eventuele problemen op te lossen voordat de gegevens uw verwerkingssysteem binnenkomen.
De overgang van papieren formulieren naar invulbare PDF's vertegenwoordigt een van de belangrijkste productiviteitsverbeteringen in de documentverwerking. Wat voorheen afdrukken, handschrift, mailing en handmatige gegevensinvoer vereiste, gebeurt nu volledig in de digitale wereld. Het formulier wordt per e-mail verspreid, op een computer of telefoon ingevuld en elektronisch geretourneerd. De gegevens worden automatisch in een database geëxtraheerd.
Houd bij het ontwerpen van een invulbaar PDF-formulier rekening met de gebruikerservaring bij het invullen ervan. Plaats velden in logische volgorde, zodat de gebruiker van het ene veld naar het andere kan bladeren in de natuurlijke leesvolgorde. Label velden duidelijk. Gebruik de juiste veldtypen voor de verwachte gegevens. Een datumveld moet datums accepteren. Een telefoonnummerveld mag geen letters accepteren. Een goed formulierontwerp vermindert fouten en versnelt de voltooiing.
Test het invulbare formulier grondig voordat u het verspreidt. Vul het formulier zelf in met behulp van verschillende PDF-viewers.
Probeer onverwachte gegevens in te voeren om te zien of de validatie correct werkt. Test het formulier zowel op een telefoon als op een computer. Veel ontvangers vullen het formulier op een mobiel apparaat in en het formulier moet op beide platforms correct werken.
De toegankelijkheid van invulbare PDF's is een belangrijke ontwerpoverweging. Formuliervelden moeten beschrijvende labels bevatten die schermlezers kunnen aankondigen. De tabvolgorde moet de logische vormvolgorde volgen. Verplichte velden moeten zowel visueel als programmatisch als vereist worden gemarkeerd. Een toegankelijk formulier zorgt ervoor dat alle gebruikers het kunnen invullen, ongeacht hoe ze met het document omgaan.
Invulbare PDF's kunnen worden opgeslagen met de ingevulde gegevens ingesloten, zodat de ontvanger een ingevulde kopie van het formulier kan opslaan. Dit is handig wanneer het formulier dient als vastlegging, zoals een aanvraag of een overeenkomst. In de opgeslagen kopie ziet u precies wat er is ingediend, inclusief alle ingevoerde gegevens en de datum van voltooiing.
Voor formulieren die door veel verschillende mensen worden ingevuld, verspreidt u het blanco formulier als sjabloon in plaats van als invulbare PDF die al gegevens bevat. Een sjabloon is een invulbare PDF waarbij alle velden leeg zijn, zodat elke ontvanger zijn eigen gegevens kan invullen. Het verspreiden van een vooraf ingevuld formulier schept verwarring en kan ertoe leiden dat ontvangers formulieren indienen met de gegevens van iemand anders.
Invulbare PDF's ondersteunen meerdere talen in formulierveldlabels en instructies. Een formulier dat is ontworpen voor een internationaal publiek kan veldlabels in meerdere talen bevatten, waarbij het juiste label wordt weergegeven op basis van de taalinstellingen van de gebruiker.
Voor formulieren waarvoor handtekeningen vereist zijn, combineert u invulbare velden voor getypte informatie met handtekeningvelden voor digitale handtekeningen. Het ingevulde formulier bevat zowel de getypte gegevens als de aangebrachte handtekeningen in één document.
De gegevens die uit invulbare PDF's worden verzameld, kunnen rechtstreeks in databases, spreadsheets en andere verwerkingssystemen worden ingevoerd. Deze directe gegevensstroom elimineert handmatige gegevensinvoer en de bijbehorende fouten. De gegevens die uit een ingevuld formulier worden gehaald, zijn precies wat de respondent heeft ingevoerd.
De verschuiving van papieren formulieren naar invulbare PDF's is een van de belangrijkste verbeteringen in de documentworkflow die voor elke organisatie beschikbaar is. De tijd die wordt bespaard door het elimineren van afdrukken, handmatig schrijven, scannen en gegevensinvoer in elk verwerkt formulier.