U voegt drie PDF-bestanden samen tot één. Het eerste bestand heeft paginanummers 1 tot en met 10. Het tweede bestand heeft ook paginanummers 1 tot en met 5. Het derde bestand heeft helemaal geen paginanummers. Wanneer u het samengevoegde document opent, is de paginanummering een puinhoop. Sommige pagina's beginnen opnieuw vanaf 1 in het midden van het document. Op sommige pagina's staan geen cijfers. Op sommige pagina's staan de verkeerde cijfers. Wat is er gebeurd?
Paginanummers in een PDF zijn niet zo eenvoudig als de cijfers die onderaan elke pagina worden afgedrukt. Een PDF heeft twee afzonderlijke nummeringssystemen die onafhankelijk van elkaar werken, en verwarring daartussen is de hoofdoorzaak van vrijwel elk probleem met de paginanummering na het samenvoegen. Zodra u het verschil begrijpt tussen fysieke paginanummers en logische paginalabels, worden het probleem en de oplossingen ervan duidelijk.
De twee nummeringssystemen: fysieke pagina's versus logische labels
Elke PDF heeft een fysieke pagina-index die begint bij 1 en elk blad in het bestand opeenvolgend telt. Dit is het nummer dat PDF-viewers gebruiken om te navigeren wanneer u een getal in het paginaspringvak typt of wanneer de zijbalk de miniaturen op volgorde weergeeft. Fysieke paginanummers zijn absoluut en onveranderlijk. Pagina 1 is altijd het eerste blad in het bestand, pagina 2 is het tweede, enzovoort. Wanneer u bestanden samenvoegt, worden de fysieke pagina's van het tweede bestand fysieke pagina's 11, 12, 13, enzovoort, toegevoegd na de pagina's van het eerste bestand.
Afzonderlijk kan een PDF logische paginalabels hebben. Dit zijn de cijfers die op de pagina's zelf verschijnen: de "Pagina 5" afgedrukt onderaan een rapport, of de "iii" onderaan een inhoudsopgavepagina. Logische labels zijn metadata. Ze vertellen de PDF-viewer welk label in de paginateller moet worden weergegeven. Een bestand kan een fysieke pagina 1 hebben, gelabeld als "Cover", fysieke pagina 2, gelabeld als "i," en fysieke pagina 3, gelabeld als "1." Dit is de manier waarop boeken en rapporten omgaan met voorwerk waarin Romeinse cijfers worden gebruikt.
Het probleem na een samenvoeging is dat elk bronbestand zijn eigen logische paginalabels meeneemt, en dat de tools Merge PDF met deze labels inconsistent omgaan. Sommige tools behouden de labels van elk bronbestand. Daarom begint de paginanummering opnieuw vanaf 1 aan het begin van elke samengevoegde sectie. Sommige tools negeren alle labels en tonen alleen fysieke paginanummers. Dat is de reden waarom een document met Romeinse cijfers aan de voorkant plotseling overal Arabische cijfers toont. Sommige tools proberen de labels achtereenvolgens opnieuw te nummeren, maar gaan daarin fout, waardoor labels worden geproduceerd die overslaan of op onverwachte plaatsen opnieuw opstarten.
Waarom paginanummers op de pagina's zelf ook kunnen verschuiven
Sommige PDF's hebben paginanummers die helemaal geen labels zijn. Het zijn daadwerkelijke tekst of afbeeldingen die op elke pagina zijn geplaatst door de software die het bestand heeft gemaakt. Microsoft Word voegt bijvoorbeeld paginanummers als tekst in de kop- of voettekst in. Deze maken deel uit van de pagina-inhoud en niet van de metadata. Wanneer u een door Word geëxporteerde PDF samenvoegt met een andere PDF, blijven de afgedrukte paginanummers uit het eerste bestand ongewijzigd op de originele pagina's.
Dit zorgt voor een schokkende visuele ervaring: de samengevoegde PDF toont fysieke pagina 15 met de tekst "Pagina 5" onderaan afgedrukt, omdat die pagina oorspronkelijk pagina 5 van het tweede bronbestand was. De paginateller van de kijker geeft 15 aan. De afgedrukte tekst op de pagina zegt 5. Beide zijn correct in hun eigen context. Geen van beide is verkeerd. Maar de lezer is begrijpelijkerwijs in de war. Dit is geen fout in de samenvoegtool. Het is een gevolg van het samenvoegen van documenten waarbij elk een eigen, op zichzelf staande nummering in de pagina-inhoud had ingebakken.
Paginanummering corrigeren na samenvoegen
Voor het logische labelprobleem is de oplossing eenvoudig als uw PDF-tool het bewerken van labels ondersteunt. Bij sommige geavanceerde PDF-editors kunt u paginalabels handmatig instellen. U kunt het bestand vertellen dat de fysieke pagina's 1 tot en met 5 moeten worden weergegeven als "i, ii, iii, iv, v". en fysieke pagina's 6 tot en met 50 moeten worden weergegeven als "1, 2, 3, ... 45". Het hulpmiddel PDF Paginanummers van WukongPDF bewerkt labels niet rechtstreeks, maar door nieuwe paginanummers aan de samengevoegde PDF toe te voegen, hetzij als tekst in de kop- of voettekst met behulp van het gereedschap Bewerken, krijgt de samengevoegde PDF Pagina's een helder, consistent nummeringsschema dat overeenkomt met de fysieke paginavolgorde.
Voor het afgedrukte paginanummerprobleem, waarbij oude nummers in de pagina-inhoud van elk bronbestand worden ingebakken, zijn de opties beperkter. U kunt niet selectief alleen de oude paginanummers uit de samengevoegde PDF verwijderen zonder mogelijk ook andere inhoud in de kop- en voetteksten te beïnvloeden. De meest praktische aanpak is om nieuwe paginanummers toe te voegen die visueel opvallend zijn, zoals in een contrasterende kleur of een groter lettertype, zodat de lezer gemakkelijk kan zien welke nummers hij moet volgen. U kunt ook de ondermarge van elke pagina bijsnijden om de oude afgedrukte nummers te verwijderen voordat u de bestanden samenvoegt. Dit vereist een voorbewerking van elk bronbestand, maar levert het schoonste eindresultaat op.
Het probleem voorkomen voordat u samenvoegt
De schoonste oplossing voor chaos in de paginanummering is om dit vóór het samenvoegen te voorkomen. Voordat u bestanden combineert, opent u elke bron-PDF en verwijdert u indien mogelijk alle afgedrukte paginanummers, of noteert u in ieder geval op welke pagina's deze staan, zodat u niet verrast wordt door het resultaat. Als de bronbestanden Word-documenten of andere bewerkbare formaten zijn, verwijdert u de paginanummers uit de kop- en voetteksten voordat u ze naar PDF exporteert. Voeg de schone, ongenummerde bestanden samen en voeg vervolgens paginanummers toe aan het uiteindelijk samengevoegde document. Het resultaat is één samenhangend nummeringsschema dat continu loopt van de eerste tot de laatste pagina.
Als u regelmatig documenten uit verschillende bronnen samenvoegt en de consistentie van de paginanummering van belang is, maak er dan een gewoonte van om paginanummers uit bronbestanden te verwijderen voordat u ze archiveert. Een bestand zonder ingebakken paginanummers is een schone bouwsteen die met elk ander bestand kan worden gecombineerd zonder dat er nummeringsconflicten ontstaan. De kleine investering vooraf in het verwijderen van paginanummers uit sjablonen en vaak samengevoegde documenten loont elke keer dat deze bestanden in een nieuwe combinatie worden gebruikt.
Als het overslaan van paginanummers een teken is van een dieperliggend probleem
Soms worden paginanummers overgeslagen of opnieuw gestart omdat het samenvoegen zelf structurele problemen met zich meebracht. Als een van de bron-PDF's beschadigd was of een intern aantal pagina's had dat niet overeenkwam met het werkelijke aantal pagina's, heeft het samenvoegprogramma mogelijk lege pagina's ingevoegd om het verschil op te vullen of pagina's overgeslagen waarnaar niet correct kon worden verwezen. Deze problemen komen minder vaak voor dan de hierboven beschreven labelproblemen, maar ze komen vaak genoeg voor om de moeite waard te zijn om te controleren.
Blader na elke samenvoeging één keer door het hele document. Zoek naar lege pagina's die er niet zouden moeten zijn, pagina's waarvan de inhoud lijkt te zijn afgesneden of pagina's die in de reeks lijken te ontbreken. Deze structurele fouten zijn het gemakkelijkst te herstellen direct na het samenvoegen, terwijl de bronbestanden nog open zijn en u onthoudt welke pagina's waar thuishoorden. Als u het probleem dagen later ontdekt, moet u de bronbestanden opnieuw samenvoegen, die mogelijk niet langer gemakkelijk toegankelijk zijn.