Het samenvoegen van PDF's is meestal eenvoudig: upload de bestanden, rangschik ze in volgorde en download één gecombineerd document. Bij het proces wordt ervan uitgegaan dat alle bronbestanden compatibele paginaformaten en -oriëntaties hebben. Als dat niet het geval is, en een staand A4-rapport wordt samengevoegd met een juridisch liggend spreadsheet en een presentatie op Letter-formaat, is het resultaat een document waarin pagina's wisselen tussen formaten en richtingen zonder enige visuele consistentie. Ontvangers die door het samengevoegde bestand scrollen, hebben het gevoel dat ze schakelen tussen niet-gerelateerde documenten.
Voor het samenvoegen van PDF's met conflicterende formaten is een extra stap nodig: het normaliseren van de bronbestanden naar een consistent paginaformaat en -richting voordat ze worden samengevoegd. Deze stap duurt een paar minuten extra en transformeert de samengevoegde uitvoer van een schokkende lappendeken in een samenhangend document.
De bewerking PDF samenvoegen zelf is eenvoudig. De complexiteit zit volledig in de voorbereiding. Zodra de bronbestanden zijn genormaliseerd, levert de samenvoeging een consistent document op, ongeacht hoe verschillend de originele bestanden waren.
De formaatconflicten identificeren vóór het samenvoegen
Open elk bronbestand en controleer het paginaformaat en de richting. Het paginaformaat wordt in de documenteigenschappen doorgaans weergegeven als A4 (210 x 297 mm), Letter (8,5 x 11 inch) of Legal (8,5 x 14 inch). De oriëntatie is staand (groter dan breed) of liggend (breder dan hoog). Let op de grootte en richting van elk bestand. Het bestand met de meeste pagina's of de belangrijkste inhoud zou normaal gesproken de standaard moeten zetten waaraan de andere bestanden moeten voldoen.
Als alle bestanden standaardpapierformaten gebruiken, maar verschillen tussen A4 en Letter, is het verschil zo klein dat de meeste ontvangers het niet zullen merken. Als de bestanden staand en liggend zijn gemengd, is het oriëntatieverschil onmiddellijk duidelijk en moet dit worden opgelost voordat ze worden samengevoegd. Het normalisatiebesluit PDF Pages moet voorrang geven aan de leeservaring van de ontvanger boven het gemak van de afzender.
Paginaformaten normaliseren vóór het samenvoegen
Gebruik een PDF-tool die het aanpassen van paginagrootte ondersteunt om alle bronbestanden naar dezelfde afmetingen te converteren. Pas het formaat van de minderheidsbestanden aan zodat ze overeenkomen met het meerderheidsformaat. Wanneer u het formaat wijzigt, kiest u hoe de inhoud op het nieuwe paginaformaat moet passen. Passend schalen verkleint of vergroot de inhoud om de nieuwe afmetingen te vullen. Centreren en origineel formaat behouden plaatst de originele inhoud in het midden van het nieuwe paginaformaat met witte marges, waardoor de oorspronkelijke schaal behouden blijft, maar de inhoud er mogelijk klein uitziet of verloren gaat op een grotere pagina.
Passend schalen is meestal de betere keuze voor samenvoegen, omdat hierbij consistent het volledige paginagebied wordt gebruikt. De uitzondering hierop is wanneer door het schalen de tekst te klein wordt om comfortabel te kunnen lezen. Houd in dat geval het originele formaat aan en accepteer de marges. WukongPDF's PDF Tools voor het wijzigen van het formaat en het samenvoegen van pagina's kunnen beide benaderingen aan.
Omgaan met gemengde oriëntaties
Als het samengevoegde document één enkele richting nodig heeft, draait u de liggende pagina's naar staand of omgekeerd. Rotatie verandert de leesrichting: een liggend spreadsheet dat naar portret is gedraaid, wordt zijdelings weergegeven op een staand scherm. Dit is acceptabel voor incidentele pagina's waarbij het behoud van de inhoud belangrijker is dan een perfecte oriëntatie. Voor documenten waarbij een gemengde richting onvermijdelijk is, zoals rapporten met brede gegevenstabellen naast staande tekst, kan het behouden van de gemengde richtingen beter zijn dan alles in één enkele richting te forceren.
Blader na het samenvoegen door het hele document en controleer of alle pagina's correct worden weergegeven. Let op de overgangen tussen bronbestanden. Dit is waar oriëntatieveranderingen en maatafwijkingen het meest zichtbaar zijn. Een snelle scroll vangt de pagina op die per ongeluk in de verkeerde richting is gedraaid.
Wanneer samenvoegen niet de juiste oplossing is
Sommige documenten kunnen beter gescheiden worden gehouden. Als de bronbestanden verschillende doelgroepen bedienen, verschillende beveiligingsvereisten hebben, of een verwarrend gecombineerd document zouden opleveren, bewaar ze dan als individuele bestanden en deel ze in een map of ZIP-archief. De ontvanger ziet verwante maar afzonderlijke documenten in plaats van een samengevoegd bestand waardoor de grenzen ertussen vervagen. Samenvoegen is een hulpmiddel, geen vereiste.