Iemand stuurt u een pdf waarin gevoelige informatie onleesbaar is gemaakt. Zwarte rechthoeken bedekken namen, rekeningnummers en vertrouwelijke cijfers. Het document ziet er correct geredigeerd uit. Maar dat is het waarschijnlijk niet. Als u zwarte kaders over tekst in een PDF tekent met behulp van annotatiehulpmiddelen, vormhulpmiddelen of apps voor het maken van schermafbeeldingen, wordt de onderliggende tekst niet verwijderd. De tekst blijft in de PDF-inhoudsstroom staan, onder de zwarte rechthoek, en kan volledig worden hersteld door iedereen die weet hoe hij de tekst moet selecteren, kopiëren of de documentstructuur moet inspecteren. Dit is de meest voorkomende en gevaarlijkste fout in PDF Redaction, en heeft geleid tot openbare openbaarmaking van geheime informatie, vertrouwelijke juridische schikkingen en persoonlijke gegevens die permanent verborgen hadden moeten blijven.
Hoe tekenhulpmiddelen en redactiehulpmiddelen fundamenteel verschillen
Een tekengereedschap plaatst een gekleurde rechthoek op een annotatielaag boven de pagina-inhoud. De rechthoek is ondoorzichtig voor het oog en bedekt alles wat eronder zit, maar de onderliggende inhoud blijft volledig ongewijzigd. De PDF-specificatie definieert annotatielagen als niet-destructief. Ze zijn ontworpen om markeringen toe te voegen zonder de originele inhoud te wijzigen. Dit is een functie, geen bug, wanneer u opmerkingen toevoegt of tekst markeert. Het wordt een serieus probleem als u tekengereedschappen gebruikt met de bedoeling informatie permanent te verbergen.
Een redactietool daarentegen markeert inhoud voor permanente verwijdering en verwijdert deze vervolgens uit de PDF-inhoudsstroom wanneer de redactie wordt toegepast. Na het toepassen van redacties is de gemarkeerde tekst verdwenen. Het kan niet worden hersteld door het gebied te selecteren, naar een teksteditor te kopiëren of de interne structuur van de PDF te onderzoeken. De zwarte doos die de geredigeerde tekst vervangt, is een visuele tijdelijke aanduiding en geen overlay. De tekst die er stond is fysiek uit het bestand verwijderd. Dit is de enige methode waarmee echte PDF-privacy wordt bereikt.
Het probleem demonstreren: tekst onder zwarte dozen herstellen
Het herstellen van tekst die verborgen is door tekengereedschappen is triviaal eenvoudig. Open de PDF in een willekeurige viewer. Gebruik het tekstselectiegereedschap om over het gebied met de zwarte rechthoek te klikken en te slepen. Druk op Ctrl-C om te kopiëren en in een teksteditor te plakken. De tekst die u niet op het scherm kon zien, verschijnt in de teksteditor. Dit werkt omdat het selectiehulpmiddel op de PDF-inhoudsstroom werkt en niet op de visuele laag. De annotatielaag waar de zwarte rechthoek zich bevindt, wordt genegeerd door het tekstselectiemechanisme.
Een grondigere herstelmethode houdt in dat de PDF-inhoudsstroom rechtstreeks wordt geïnspecteerd. PDF-inspectietools kunnen de onbewerkte tekstinhoud van elke pagina weergeven, ontdaan van alle annotaties. Open de PDF in een teksteditor, zoek de pagina-inhoudsstroom en lees de tekst tussen de BT- en ET-markeringen, die het begin en einde van tekstobjecten aangeven. Elk woord dat verborgen was onder een zwarte rechthoek, is in platte tekst aanwezig in de inhoudsstroom. Het tekenen van zwarte dozen biedt ongeveer hetzelfde beveiligingsniveau als het schrijven van een wachtwoord op een stuk papier en het plakken van een notitie erover.
Real-World gevolgen van onjuiste redactie
De kloof tussen wat tekengereedschappen lijken te doen en wat ze feitelijk doen, heeft echte schade aangericht. Overheidsinstanties hebben pdf's vrijgegeven met geheime informatie verborgen door zwarte rechthoeken die iedereen kan herstellen door deze te kopiëren en te plakken. Uit gerechtelijke dossiers zijn vertrouwelijke schikkingsbedragen naar voren gekomen en zijn de identiteiten van getuigen verzegeld, omdat advocaten opmaaktools gebruikten in plaats van redactietools. Bedrijven hebben klantgegevens openbaar gemaakt als reactie op informatieverzoeken omdat een medewerker de gevoelige velden visueel heeft afgedekt zonder deze permanent te verwijderen.
Deze incidenten zijn geen zeldzame randgevallen. Ze gebeuren regelmatig omdat de visuele feedback van het tekenen van een zwarte doos zo overtuigend is. De zwarte doos ziet er precies zo uit als een goede redactie eruit zou moeten zien. Degene die het toepast ziet de gevoelige tekst uit het zicht verdwijnen en gaat ervan uit dat de klus geklaard is. De mislukking van PDF Redaction wordt pas later duidelijk, wanneer iemand anders de verborgen tekst kopieert en plakt of wanneer het document wordt onderzocht door een partij met een prikkel om te ontdekken wat verborgen had moeten zijn.
Hoe u tekst in een PDF correct kunt redigeren
Een goede redactie volgt een specifieke volgorde die ervoor zorgt dat de inhoud permanent wordt verwijderd. Open eerst de PDF in een tool die een speciale redactiefunctie bevat, genaamd Redact, Mark for Redaction of iets dergelijks. Dit is geen tekengereedschap, geen vormgereedschap en geen commentaargereedschap. Selecteer de redactiefunctie en teken rechthoeken over elk stukje tekst dat moet worden verwijderd. Het hulpmiddel markeert de gemarkeerde gebieden, meestal met een gekleurde overlay, om te laten zien wat er is gemarkeerd.
Ten tweede: pas de redacties toe. Dit is de cruciale stap die het juiste redactiewerk scheidt van visueel verbergen. Zoek naar een knop met het label Redacties toepassen, Voltooien of Branden. Als u op deze knop klikt, wordt de gemarkeerde inhoud permanent uit het document verwijderd. Na het aanbrengen worden de gekleurde overlaymarkeringen vervangen door zwarte vakken en is de onderliggende tekst uit de inhoudsstroom verdwenen. Ten derde: verifieer de redactie door te proberen tekst uit de geredigeerde gebieden te selecteren en te kopiëren. Als er tekst kan worden gekopieerd, is de redactie niet correct toegepast.
Aanvullende inhoud waarvoor redactie nodig is die verder gaat dan alleen zichtbare tekst
Een goede redactie gaat verder dan de zichtbare tekst op de pagina. PDF-metagegevensvelden, waaronder de documenttitel, auteur, onderwerp en trefwoorden, kunnen gevoelige informatie bevatten die op geen enkele pagina zichtbaar is, maar is opgeslagen in de documenteigenschappen. Open het documenteigenschappenpaneel en inspecteer elk metagegevensveld. Wis elk veld dat informatie bevat die niet openbaar mag worden gemaakt.
Verborgen tekstlagen, formulierveldgegevens en bestandsbijlagen kunnen ook niet-geredigeerde informatie bevatten. Een PDF die door scannen en OCR is gemaakt, kan een onzichtbare tekstlaag achter de zichtbare paginaafbeelding hebben. Door de zichtbare paginaafbeelding te redigeren zonder ook de OCR-tekstlaag te redigeren, kan de tekst worden hersteld via zoek- en kopieerbewerkingen. Voer na redactie een volledige inhoudsinspectie uit om te bevestigen dat er geen herstelbare gevoelige informatie achterblijft in een laag, metagegevensveld of bijlage. WukongPDF en vergelijkbare platforms bieden PDF Redactie-tools die inhoud permanent verwijderen en uitgebreide redactie van alle inhoudstypen ondersteunen.
Gebruikers trainen om het verschil te herkennen
De meest effectieve stap die een organisatie kan nemen om ongepaste redactie te voorkomen, is training. Toon gebruikers een pdf met tekst verborgen door zwarte rechthoeken. Vraag hen of de tekst goed is geredigeerd. De meesten zullen ja zeggen. Demonstreer vervolgens het kopiëren en plakken van de verborgen tekst. De demonstratie is veel gedenkwaardiger dan welk geschreven beleid dan ook. Nadat gebruikers hun zogenaamd verborgen tekst in een teksteditor hebben zien verschijnen, verwarren gebruikers nooit meer tekengereedschappen met redactiegereedschappen.
Neem in de training een eenvoudige verificatiestap op die elke gebruiker moet uitvoeren voordat hij een geredigeerd document verzendt: kopieer alle tekst uit het document en plak deze in een teksteditor. Lees de geplakte tekst door en bevestig dat er geen geredigeerde informatie verschijnt. Als dit het geval is, is de redactie niet toegepast en mag het document niet worden verzonden. Als deze verificatiestap van één minuut consequent wordt toegepast, zou dit de overgrote meerderheid van oneigenlijke redactieincidenten kunnen voorkomen.
De juridische en regelgevende implicaties van mislukte redactie
In veel rechtsgebieden wordt het openbaar maken van persoonsgegevens als gevolg van ongepaste redactie op dezelfde manier behandeld als het opzettelijk openbaar maken ervan. De wettelijke verplichting is om de gegevens te beschermen. De methode van falen, hetzij door een cyberaanval, hetzij door het tekenen van zwarte dozen in plaats van het redigeren ervan, verandert niets aan het feit dat beschermde gegevens openbaar zijn gemaakt. Organisaties hebben boetes gekregen voor redactiefouten op grond van de AVG, HIPAA en andere privacyregelgeving.
De juridische gevolgen van een mislukte redactie overstijgen vaak de kosten van het implementeren van de juiste redactiehulpmiddelen en training. Eén onjuist geredigeerde pdf die is bijgevoegd bij een gerechtelijk dossier, een indiening bij de toezichthouder of een reactie op een verzoek om toegang tot gegevens kan aanleiding geven tot een onderzoek, een boete en reputatieschade. De investering in de juiste tools en training voor PDF Redactie is een fractie van de kosten van een enkele redactiefout.
Voor organisaties die regelmatig gevoelige documenten verwerken, kunt u investeren in PDF Redaction-tools die voor deze taak zijn ontworpen en de toegang beperken tot teken- en annotatietools die kunnen worden misbruikt voor oneigenlijk verbergen. Een PDF-editor die is geconfigureerd om alleen redactiehulpmiddelen in de werkbalk weer te geven, verkleint de kans dat een gehaaste medewerker naar de bekende tekenrechthoek grijpt in plaats van naar de redactiehulpmiddel.
Een goede PDF-redactie bestaat uit twee stappen: markeren en vervolgens toepassen. De markeerstap identificeert wat moet worden verwijderd. De toepassingsstap verwijdert het permanent. Het overslaan van de tweede stap is het digitale equivalent van vertrouwelijk schrijven op een envelop en deze onverzegeld laten. Het label suggereert privacy. De inhoud blijft toegankelijk.
Na het toepassen van de juiste PDF Redactie is het uitvoeren van de kopieer-en-plakverificatietest op elke pagina de enige manier om te bevestigen dat de redactie succesvol is geweest. Eén enkel gemist tekstblok tussen honderden correct geredigeerde tekstblokken is nog steeds een onthulling.
De les van PDF Redaction uit spraakmakende openbaarmakingsfouten is duidelijk: visueel verbergen is geen verwijdering. Organisaties die gevoelige documenten verwerken, moeten hun personeel voorzien van de juiste redactietools en verifiëren dat deze tools correct worden gebruikt voordat een geredigeerd document de organisatie verlaat.