Open een PDF met een document dat uit meerdere pagina's bestaat en bekijk het besturingselement voor paginanavigatie in uw PDF-viewer. Het toont zoiets als Pagina 5 van 47. Het getal 5 is het fysieke paginanummer, het vijfde blad in het document. Het document zelf kan echter een voettekst bevatten met de tekst pagina iii of pagina 2-4, of het paginanummer verschijnt mogelijk pas in het eerste hoofdstuk. Deze twee nummeringssystemen, PDF-paginalabels en PDF-paginanummers, dienen verschillende doeleinden en werken op verschillende niveaus van de documentstructuur. Het begrijpen van dit onderscheid verklaart waarom het paginanummer in de viewerwerkbalk vaak niet overeenkomt met het nummer dat onderaan de pagina wordt afgedrukt.
Wat PDF-paginanummers zijn
PDF-paginanummers zijn de fysieke, opeenvolgende index van elk blad in het document. De eerste pagina in het bestand is pagina 1. De tweede is pagina 2. Deze nummering is absoluut en kan niet worden gewijzigd zonder de pagina's in het bestand fysiek opnieuw te ordenen. Elke PDF-viewer gebruikt dit systeem voor zijn interne navigatie. Wanneer u een nummer in het paginanavigatievak typt en op Enter drukt, geeft u het fysieke paginanummer op. De kijker springt naar dat blad, ongeacht welk nummer eventueel in de voettekst van de pagina wordt afgedrukt.
Fysieke paginanummers vormen het betrouwbare referentiesysteem voor documentverwerking. Wanneer een PDF Pages-splitter de pagina's 10 tot en met 20 extraheert, worden fysieke paginanummers gebruikt. Wanneer een samenvoegtool documenten combineert, rangschikt deze deze op fysieke paginavolgorde. Fysieke paginanummers zijn ondubbelzinnig. Elke pagina heeft precies één fysiek paginanummer, en dat nummer verandert nooit zolang de pagina op die positie in het document blijft.
Wat zijn PDF-paginalabels?
PDF-paginalabels zijn een metagegevenslaag die aangepaste ID's aan fysieke pagina's toewijst. Een label kan elke willekeurige tekenreeks zijn: een Romeins cijfer zoals i, ii, iii voor voorwerk, een Arabisch cijfer dat begint met een specifieke waarde voor de hoofdinhoud, of een vooraf ingestelde identificatie zoals A-1, A-2 voor bijlagepagina's. Paginalabels worden afzonderlijk van de pagina-inhoud opgeslagen in het PDF-cataloguswoordenboek. Ze veranderen niets aan wat er op de pagina wordt afgedrukt. Ze vertellen de PDF-viewer wat hij moet weergeven in de paginanavigatie in plaats van of naast het fysieke paginanummer.
Wanneer een PDF-viewer pagina iii van 47 of pagina 2-4 op de navigatiewerkbalk weergeeft, worden paginalabels weergegeven en geen fysieke paginanummers. De kijker leest de labeldefinities uit de PDF-metagegevens en wijst elke fysieke pagina toe aan het toegewezen label. De fysieke pagina kan blad 7 in het bestand zijn, maar het label is iii omdat de maker van de PDF de eerste zes pagina's heeft gedefinieerd als voorwerk met labels met Romeinse cijfers en pagina 7 als de eerste pagina met de hoofdinhoud, waarbij het aantal Arabische cijfers opnieuw is gestart op 1. De PDF Navigation-ervaring in de viewer gebruikt labels wanneer deze beschikbaar zijn en valt terug op fysieke paginanummers wanneer deze niet beschikbaar zijn.
Hoe paginalabels worden gemaakt en bewerkt
Paginalabels worden gemaakt door de toepassing die de PDF genereert, niet door de PDF-viewer. Wanneer Microsoft Word een document exporteert met verschillende paginanummeringsschema's voor verschillende secties, zoals Romeinse cijfers voor de inhoudsopgave en Arabische cijfers voor de hoofdtekst, schrijft Word de bijbehorende paginalabeldefinities in de PDF-metagegevens. Adobe InDesign, FrameMaker en andere professionele publicatietools bieden expliciete controle over de configuratie van paginalabels.
Paginalabels kunnen worden bewerkt nadat de PDF is gemaakt met behulp van een PDF-editor die wijziging van metagegevens ondersteunt. Adobe Acrobat Pro bevat een functie Paginalabels onder het hulpmiddel Pagina's organiseren. Selecteer een reeks fysieke pagina's en wijs een nummeringsstijl en een startwaarde toe. De labeldefinities worden opgeslagen in de PDF-metagegevens en worden onmiddellijk van kracht in elke viewer die paginalabels ondersteunt. De meeste desktop PDF-viewers ondersteunen paginalabels. Browsergebaseerde viewers variëren in hun ondersteuning, en sommige negeren labels volledig en geven alleen fysieke paginanummers weer.
Wanneer paginalabels en afgedrukte paginanummers conflicteren
Het paginalabel in de viewerwerkbalk en het paginanummer dat in de voettekst van het document wordt afgedrukt, zijn twee volledig onafhankelijke zaken. Geen van beide werkt de ander automatisch bij. Een document kan een afgedrukt paginanummer 5 hebben in de voettekst op het fysieke blad 12, terwijl het paginalabel voor dat fysieke blad is ingesteld op 3. De viewer toont het label, 3. De afgedrukte voettekst toont 5. De werkelijke positie in het document is fysieke pagina 12.
Dit conflict komt het meest voor bij documenten die uit meerdere bronbestanden zijn samengesteld. Een rapport dat is samengesteld uit drie afzonderlijke PDF's kan paginalabels bevatten die zijn overgenomen van de oorspronkelijke bronbestanden en die nu niet meer synchroon lopen met de samengevoegde documentstructuur. De afgedrukte paginanummers in de voetteksten worden letterlijk op de paginaafbeeldingen afgedrukt en kunnen niet worden gewijzigd zonder de pagina-inhoud te bewerken. De paginalabels in de metagegevens kunnen worden bewerkt zodat ze overeenkomen met de fysieke paginavolgorde, waardoor het conflict in de kijkernavigatie wordt opgelost zonder de pagina-inhoud aan te raken.
Paginalabels gebruiken om documentnavigatie te verbeteren
Goed geconfigureerde paginalabels maken het navigeren door een complex document intuïtief. Een boek-PDF van 200 pagina's met 10 pagina's voorwerk, 170 pagina's hoofdinhoud en 20 pagina's met bijlagen profiteert van paginalabels die deze structuur weerspiegelen. De voorwerkpagina's zijn gelabeld met i tot en met x. De hoofdpagina's zijn gelabeld van 1 tot en met 170. De bijlagepagina's zijn gelabeld van A-1 tot en met A-20. Een lezer die naar bijlage B wil springen, typt A-1 in de paginanavigatiebox en komt direct op de juiste fysieke pagina terecht.
Zonder paginalabels zou dezelfde lezer moeten weten dat de bijlagen beginnen op fysieke pagina 181, wat betekent dat u een inhoudsopgave moet raadplegen of door het document moet scrollen. Paginalabels transformeren de navigatie-ervaring van giswerk naar directe toegang. Voor lange documenten die als PDF's worden gedistribueerd, verbetert het investeren van de paar minuten die nodig zijn om paginalabels in te stellen nadat het document is voltooid, de leeservaring voor elke ontvanger aanzienlijk.
WukongPDF en andere PDF Navigation-tools ondersteunen de configuratie van paginalabels, waardoor makers van documenten aangepaste nummeringsschema's kunnen instellen die passen bij de documentstructuur. De combinatie van nauwkeurige paginalabels voor navigatie en nauwkeurig afgedrukte paginanummers voor citatie zorgt voor een compleet paginareferentiesysteem.
Paginalabels in PDF-bladwijzers en inhoudsopgave
PDF-bladwijzers kunnen naar pagina's verwijzen via hun fysieke paginanummers of via hun labels. Wanneer een bladwijzer wordt gemaakt, wordt het fysieke nummer van de doelpagina opgeslagen in de bladwijzeractie. De weergavetekst van de bladwijzer is onafhankelijk van het paginalabel. Dit betekent dat een bladwijzer met de titel Hoofdstuk 3 kan linken naar fysieke pagina 47, die het paginalabel 35 heeft. De bladwijzer zegt Hoofdstuk 3. De viewerwerkbalk zegt Pagina 35. De fysieke pagina is 47. Drie verschillende nummers verwijzen naar dezelfde pagina.
Om deze nummeringsverwarring bij de lezers te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat bladwijzertekst, paginalabels en eventuele afgedrukte paginanummers in de voettekst van het document allemaal hetzelfde nummeringsschema gebruiken. Het uitlijnen van deze drie nummeringssystemen is een detail dat minuten in beslag neemt om correct te configureren, maar dat voortdurende verwarring voorkomt voor elke lezer die door het document navigeert.
Wanneer u een PDF maakt vanuit een tekstverwerker, configureert u de paginanummering in het brondocument voordat u gaat exporteren. De instellingen voor sectie-einden voor Word bepalen waar de paginanummering opnieuw begint en welk formaat wordt gebruikt. Deze sectie-instellingen worden PDF-paginanummers-labels in de geëxporteerde PDF. Het correct instellen van de nummering in het brondocument is eenvoudiger dan achteraf proberen de labels in de PDF te corrigeren.
Een PDF-lezer die geen paginalabels ondersteunt, valt voor navigatie terug op fysieke paginanummers. Wanneer u een PDF met aangepaste paginalabels distribueert naar een breed publiek, plaats dan een opmerking op de eerste pagina waarin u uitlegt dat de paginanavigatie van de viewer mogelijk andere nummers weergeeft dan de afgedrukte paginanummers. Dit voorkomt verwarring bij ontvangers die de discrepantie opmerken en ervan uitgaan dat het document beschadigd is.
Het begrijpen van het onderscheid tussen PDF-paginanummers en paginalabels is essentieel voor iedereen die complexe PDF-documenten maakt, bewerkt of navigeert. Fysieke paginanummers vormen het betrouwbare, onveranderlijke referentiesysteem. Paginalabels zorgen voor een gebruiksvriendelijke navigatielaag. Beide dienen de lezer en beide profiteren van een doordachte configuratie.
Wanneer u PDF-paginanummers naast paginalabels gebruikt, moet u het document altijd testen in de PDF-viewers die de ontvangers zullen gebruiken. Een labelschema dat in de ene viewer perfect werkt, kan in een andere viewer onjuist of helemaal niet worden weergegeven.
Wanneer u een PDF met aangepaste PDF Navigation-labels naar een groot publiek distribueert, voorkomt het opnemen van een korte opmerking op het voorblad waarin het nummeringsschema wordt uitgelegd verwarring. Lezers die het dubbele nummeringssysteem begrijpen, waarderen het navigatiegemak dat paginalabels bieden en worden niet afgeleid door de discrepantie tussen de werkbalkweergave en de afgedrukte voettekst.
Het beheersen van het onderscheid tussen deze twee PDF Navigatie-systemen is een kleine investering die zich terugbetaalt in de bruikbaarheid van documenten telkens wanneer een lezer bij de eerste poging met succes naar de juiste pagina navigeert.