U staat op het punt een pdf te e-mailen met het persoonlijke telefoonnummer, het thuisadres en de accountgegevens van een klant. Voordat u op verzenden klikt, moet u die informatie permanent onleesbaar maken, zodat de ontvanger deze niet kan zien en deze niet kan herstellen door tekst te kopiëren of het bestand te inspecteren. Het tekenen van een zwarte rechthoek over de tekst met een markeringstool werkt niet. Die rechthoek is slechts een annotatie bovenop de tekst. Iedereen kan de annotatie verwijderen en lezen wat eronder staat.
Waar PDF Redactie verwijdert de onderliggende inhoud permanent uit het bestand. De tekst wordt uit de gegevensstromen van de PDF verwijderd en niet afgedekt. Na redactie is de informatie verdwenen en kan deze niet meer worden hersteld. Voor elk document dat persoonlijke informatie, financiële gegevens of vertrouwelijke inhoud bevat, is redactie de enige methode die echte privacybescherming biedt.
Het gevaar van het gebruik van tekenhulpmiddelen in plaats van redactie
Elke PDF-viewer bevat annotatietools. U kunt rechthoeken tekenen, tekst markeren en tekstvakken toevoegen. Deze tools zijn bedoeld voor markeringen en beoordelingen. Ze zijn niet bedoeld voor redactie. Annotaties bevinden zich in een aparte laag bovenop de pagina-inhoud. De originele tekst blijft onderaan intact. Een ontvanger kan de pdf openen, de annotatielaag verwijderen en alles lezen waarvan u dacht dat u het verborgen had. Ze kunnen ook de tekst van de pagina selecteren en kopiëren, waarbij de tekst onder uw zwarte rechthoeken wordt opgenomen, omdat bij de kopieerbewerking de inhoudslaag wordt gelezen en niet de annotatielaag.
Dit is geen hypothetisch risico. Nieuwsorganisaties, rechtbanken en overheidsinstanties hebben herhaaldelijk pdf's gepubliceerd met op annotaties gebaseerde redactie en onbedoeld gevoelige informatie openbaar gemaakt. In verschillende goed gedocumenteerde gevallen leidde het onvermogen om echte redactie te gebruiken tot de openbaarmaking van de identiteit van getuigen, geheime informatie en persoonlijke financiële gegevens. De lessen uit deze incidenten zijn duidelijk: annotatiehulpmiddelen redigeren niet. Alleen redactietools redigeren.
Stap voor stap: een naam, telefoonnummer of adres redigeren
Open de PDF in een redactietool. De redactiefunctie van WukongPDF biedt zowel handmatige als op zoekopdrachten gebaseerde markering. Als u een specifiek stuk tekst handmatig wilt redigeren, selecteert u het gereedschap Redigeren en tekent u een rechthoek over de tekst die u wilt verwijderen. De rechthoek markeert het gebied voor redactie. De tekst eronder is nog niet verwijderd. U markeert wat moet worden verwijderd. Dit tweestapsproces, markeren en vervolgens toepassen, geeft u de kans om alle gemarkeerde gebieden te bekijken voordat u de inhoud definitief verwijdert.
Als u elke keer dat een naam of telefoonnummer in het hele document voorkomt, wilt redigeren, gebruikt u op zoekopdrachten gebaseerde markering. Typ de naam of het nummer in het zoekveld. De tool vindt elk exemplaar. Bekijk de overeenkomsten om er zeker van te zijn dat ze allemaal de gegevens van dezelfde persoon zijn en niet een andere persoon met dezelfde naam. Selecteer de overeenkomsten die u wilt redigeren en markeer ze. Wanneer alle gevoelige inhoud is gemarkeerd, past u de redactie toe. De tool verwijdert de gemarkeerde inhoud permanent en plaatst de door u gekozen overlay, black box, white box of aangepaste tekst op elke locatie.
Controleren of de redactie succesvol was
Nadat u de redactie heeft toegepast, verifieert u het resultaat met drie tests. Inspecteer eerst het document visueel. De geredigeerde gebieden moeten uw overlay weergeven zonder dat er tekst achter of eromheen zichtbaar is. Ten tweede, probeer tekst van de pagina te selecteren en te kopiëren. Plak het in een teksteditor. De geplakte tekst mag geen geredigeerde informatie bevatten. Ten derde, zoek in het document naar de geredigeerde termen. De zoekopdracht zou nul resultaten moeten opleveren.
Als een van deze tests geredigeerde informatie aan het licht brengt, is de redactie niet correct toegepast. De meest voorkomende oorzaak is dat de redactiemarkeringen wel zijn geplaatst, maar dat de stap Redactie toepassen is gemist. De markeringen zijn op het scherm zichtbaar als zwarte rechthoeken, maar ze bevinden zich nog steeds in de gemarkeerde staat en niet in de aangebrachte staat. Keer terug naar de redactietool en pas de gemarkeerde redacties toe. Voer vervolgens de verificatietests opnieuw uit.
Gescande documenten redigeren waarbij tekst deel uitmaakt van de afbeelding
Wanneer de PDF een gescande afbeelding is en geen op tekst gebaseerd document, kan de op zoekopdrachten gebaseerde redactie de tekst niet vinden omdat er geen tekstlaag is om te doorzoeken. U moet handmatig redigeren door rechthoeken over de gevoelige gebieden op elke pagina te tekenen. Omdat de tekst deel uitmaakt van de afbeelding, verwijdert redactie deze pixels permanent uit de afbeelding. De PDF Privacy van gescande documenten vereist meer handmatig werk dan tekstgebaseerde documenten, maar het resultaat is hetzelfde: permanente, onomkeerbare verwijdering van gevoelige inhoud.
Nadat u een gescand document hebt geredigeerd, kunt u op elk geredigeerd gebied tot 200% zoomen en de volledige dekking verifiëren. Zelfs een paar pixels van een personage kunnen genoeg informatie onthullen om een persoon te identificeren of een nummer te lezen. Redactierechthoeken moeten iets buiten de zichtbare tekst uitsteken om volledige verwijdering te garanderen, vooral voor letters met aflopende tekens zoals g, j, p, q en y die onder de basislijn uitsteken.
Bewerk ten slotte ook de metagegevens van het document. Een PDF met perfect geredigeerde pagina-inhoud kan nog steeds gevoelige informatie lekken via de documenteigenschappen. Het auteurveld kan de naam bevatten van de persoon wiens informatie is geredigeerd. De titel kan een vertrouwelijke verwijzing bevatten. Nadat u de pagina-inhoud hebt geredigeerd, opent u de documenteigenschappen en wist u de velden Auteur, Titel, Onderwerp en Trefwoorden. Deze stap PDF Beveiliging zorgt ervoor dat de redactie op elk niveau van het bestand is voltooid.
Een specifieke techniek voor het redigeren van tabellen en formulieren: redigeer de hele cel of het hele veld, niet alleen de tekst erin. Wanneer u alleen de zichtbare tekens redigeert maar de omringende celranden en veldcontouren intact laat, kan de ontvanger informatie uit de context afleiden. Een lege cel naast een label als burgerservicenummer vertelt de ontvanger precies wat er is geredigeerd en dat de informatie uit negen cijfers bestaat. Een grondigere aanpak is om ook het label te redigeren, of om de hele rij of sectie te redigeren in plaats van individuele cellen. Dit voorkomt contextuele gevolgtrekking. Het doel van redactie is niet alleen om specifieke gegevenspunten te verbergen. Het is bedoeld om te voorkomen dat de ontvanger iets uit het document leert dat hij of zij niet zou mogen weten, inclusief wat voor soort informatie is verwijderd.
Een praktische redactieworkflow voor documenten die u regelmatig redigeert: maak een redactiechecklist. Maak een lijst van elke categorie informatie die moet worden verwijderd, namen, telefoonnummers, adressen, rekeningnummers, e-mailadressen, geboortedata, en vink ze allemaal af terwijl u verifieert dat deze van elke pagina zijn verwijderd. Voer de zoekopdracht uit voor elke term. Pas de redactie toe. Controleer dit met de kopieer-plaktest. Controleer metagegevens. De checklist transformeert redactie van een taak waarbij u probeert te onthouden waar u op moet letten, in een systematisch proces waarbij niets over het hoofd wordt gezien. Voor juridische en nalevingsdocumenten dient de checklist ook als documentatie dat u een gedefinieerde redactieprocedure hebt gevolgd, wat belangrijk kan zijn als de redactie ooit in twijfel wordt getrokken.