Door een met een wachtwoord beveiligde PDF aan een e-mail toe te voegen en op Verzenden te klikken, ontstaat er een reeks gebeurtenissen waar de afzender mogelijk niet volledig over heeft nagedacht. Het e-mailsysteem verzendt de gecodeerde PDF via meerdere servers. De ontvanger ontvangt een bijlage die hij zonder wachtwoord niet kan openen en die al dan niet via een apart kanaal is binnengekomen. De e-mailserviceprovider kan de bijlage scannen en markeren als mogelijk schadelijk. En afhankelijk van de wachtwoordsterkte en de versleutelingsmethode kan het document meer of minder veilig zijn dan de afzender dacht. Bij het e-mailen van een met een wachtwoord beveiligde PDF moet er een afweging worden gemaakt tussen veiligheid, gemak en afleverbaarheid.
Wat het e-mailsysteem doet met een gecodeerde PDF-bijlage
E-mailservers langs het transmissiepad verwerken gecodeerde PDF-bijlagen zoals elk ander bestand. De bijlage wordt verzonden als een base64-gecodeerd MIME-onderdeel binnen het e-mailbericht. De op de PDF toegepaste codering beschermt de inhoud van het document, maar de metagegevens van de e-mail, inclusief het adres van de afzender, het adres van de ontvanger, de onderwerpregel en de bestandsnaam van de bijlage, blijven in platte tekst en zijn zichtbaar voor elke server die het bericht doorstuurt. Een gecodeerde PDF-bijlage beschermt de documentinhoud. Het beschermt niet het feit dat het document is verzonden, wie het heeft verzonden of hoe het bestand heet.
Systemen voor het scannen van e-mailbeveiliging komen een gecodeerde PDF tegen en staan voor een dilemma. De scanner kan de documentinhoud niet lezen om te controleren op malware, gegevensverlies of beleidsschendingen. Verschillende e-mailsystemen gaan hier verschillend mee om. Sommige laten gecodeerde PDF's zonder inspectie door. Anderen plaatsen ze in quarantaine of blokkeren ze omdat het onvermogen om de inhoud te scannen op zichzelf als een veiligheidsrisico wordt beschouwd. Zakelijke e-mailsystemen met een strikt beleid ter voorkoming van gegevensverlies zullen eerder versleutelde bijlagen blokkeren. PDF-beveiliging door middel van encryptie kan het onbedoelde neveneffect hebben dat wordt voorkomen dat de e-mail de ontvanger bereikt.
Het probleem met de bezorging van wachtwoorden
Een gecodeerde PDF zonder wachtwoord is een onleesbaar bestand. Het wachtwoord moet de ontvanger bereiken via een kanaal dat gescheiden is van de e-mail waarin de pdf staat. Het verzenden van het wachtwoord in dezelfde e-mail als de bijlage, misschien in de berichttekst of als een tweede bijlage, vernietigt de codering omdat iedereen die toegang krijgt tot de e-mail toegang krijgt tot zowel het gecodeerde bestand als de sleutel om het te decoderen. Het wachtwoord moet via een ander kanaal reizen.
Veelvoorkomende afzonderlijke kanalen zijn onder meer een telefoontje, een sms-bericht, een gecodeerde berichten-app of een eerder overeengekomen wachtwoord dat beide partijen al kennen. Elk van deze kanalen heeft zijn eigen beveiligingseigenschappen. Een sms-bericht gaat via het mobiele netwerk en kan worden onderschept. Een telefoontje bevestigt de bezorging bij de juiste persoon, maar laat geen schriftelijk bewijs achter. Een gecodeerde berichten-app biedt sterke bescherming, maar vereist dat beide partijen dezelfde app hebben geïnstalleerd. De leveringsmethode PDF Wachtwoord moet overeenkomen met de gevoeligheid van de documentinhoud. Een contract ter waarde van miljoenen dollars garandeert een veiliger kanaal voor het afleveren van wachtwoorden dan een intern conceptdocument.
Wat er gebeurt als de ontvanger de e-mail opent
De ontvanger ziet een e-mail met een pdf-bijlage en heeft het wachtwoord idealiter al via een apart kanaal ontvangen. Ze downloaden de bijlage, openen deze in een PDF-viewer en worden om het wachtwoord gevraagd. Nadat u het juiste wachtwoord hebt ingevoerd, wordt het document geopend. De ontvanger kan de inhoud nu bekijken, afdrukken en mogelijk bewerken, afhankelijk van de toestemmingsinstellingen die naast het open wachtwoord zijn toegepast.
Als de ontvanger het verkeerde wachtwoord invoert, geeft de PDF-viewer een foutmelding weer en wordt het document niet geopend. Na verschillende mislukte pogingen vergrendelen sommige PDF-viewers het document, waardoor een nieuwe download van de bijlage nodig is om het opnieuw te proberen. Dit uitsluitingsgedrag is een viewerfunctie, geen PDF-beveiligingsfunctie, en varieert per viewer. Mogelijk moet de ontvanger de bijlage opnieuw downloaden uit de oorspronkelijke e-mail. Als de e-mail is verwijderd of gearchiveerd, zorgt het ophalen van een nieuwe kopie van de bijlage voor extra wrijving in het proces.
Wat er gebeurt als de ontvanger de e-mail doorstuurt
Bij het doorsturen van e-mail schiet de beveiliging van een gecodeerde PDF vaak tekort. De oorspronkelijke ontvanger stuurt de e-mail met de gecodeerde PDF-bijlage door naar iemand anders. De doorgestuurde e-mail bevat de bijlage, nog steeds gecodeerd. Als de doorsturende ontvanger het wachtwoord ook doorstuurt, hetzij in de doorgestuurde berichttekst, in een afzonderlijke e-mail of mondeling, heeft de nieuwe ontvanger nu zowel het gecodeerde bestand als de middelen om het te openen. De oorspronkelijke afzender heeft de controle verloren over wie toegang heeft tot het document.
Het wachtwoord op de PDF kan niet worden ingetrokken. Zodra een ontvanger zowel het gecodeerde bestand als het wachtwoord heeft, kan hij of zij het document voor onbepaalde tijd openen, zelfs als de oorspronkelijke afzender het wachtwoord later in volgende versies wijzigt. Elke gecodeerde e-mail is een eenmalige verspreidingsgebeurtenis. De afzender kan bepalen wie toekomstige versies ontvangt door een ander wachtwoord te gebruiken, maar de originele versie met het originele wachtwoord blijft toegankelijk voor de oorspronkelijke ontvangers. PDF-beveiliging via wachtwoordbeveiliging biedt toegangscontrole op het moment van levering, maar geen doorlopend toegangsbeheer.
Limieten voor e-mailgrootte en gecodeerde PDF's
E-mailsystemen leggen maximale limieten voor de berichtgrootte op die van invloed zijn op de vraag of een gecodeerde PDF-bijlage wordt afgeleverd. De meest voorkomende limiet is 25 megabytes voor de totale gecodeerde berichtgrootte, inclusief de hoofdtekst van de e-mail, headers en alle bijlagen in hun base64-gecodeerde vorm. Base64-codering vergroot de bijlagegrootte met ongeveer drieëndertig procent vergeleken met de oorspronkelijke bestandsgrootte. Een PDF van 20 megabyte wordt bij base64-codering ruwweg een bijlage van 26,7 megabyte, waarmee de limiet van 25 megabyte wordt overschreden.
Door de PDF te comprimeren voordat deze wordt gecodeerd, wordt de bestandsgrootte kleiner en past deze binnen de e-maillimieten. Pas eerst compressie toe en codeer vervolgens het gecomprimeerde bestand. Compressie verkleint de bestandsgrootte door overtollige gegevens te verwijderen. Encryptie beschermt vervolgens de gecomprimeerde inhoud. De volgorde is van belang omdat eerst versleutelen en daarna comprimeren niet effectief is. Gecodeerde gegevens lijken willekeurig voor compressie-algoritmen, die afhankelijk zijn van het vinden van patronen en redundantie. Een correct gecodeerde PDF is in wezen niet-comprimeerbaar.
Alternatieven voor het e-mailen van met wachtwoord beveiligde PDF's
Voor documenten waarbij de beveiligingsvereisten verder gaan dan wat e-mail plus wachtwoordbeveiliging kan bieden, bestaan er verschillende alternatieven. Via een beveiligd documentportaal kan de ontvanger via een webbrowser inloggen om het document te bekijken en te downloaden. De portal authenticeert de ontvanger, registreert de toegang en kan indien nodig de toegang intrekken. Het document zelf reist nooit via e-mail. Per e-mail wordt alleen een melding verzonden dat een document kan worden bekeken.
Gecodeerde services voor het delen van bestanden, zoals Dropbox met met een wachtwoord beveiligde gedeelde links of OneDrive met verlopende toegangslinks, bieden een middenweg tussen e-mailbijlagen en volledige documentportals. Het bestand wordt opgeslagen op de deelservice. De ontvanger ontvangt een link met een vervaldatum en een toegangswachtwoord. Nadat de link is verlopen, heeft de ontvanger geen toegang meer tot het bestand, ook al beschikt hij nog over het wachtwoord. Deze aanpak pakt de intrekkingsbeperking aan van per e-mail verzonden gecodeerde PDF's.
WukongPDF biedt PDF-beveiliging-functies, waaronder wachtwoordbeveiliging en codering, en de beveiligde PDF kan worden gedistribueerd via elk kanaal dat de afzender kiest. Wanneer e-mail het gekozen kanaal is, verandert het begrijpen van de beperkingen en het dienovereenkomstig plannen van de wachtwoordlevering een imperfect systeem in een geschikt systeem.
Omgaan met teruggestuurde en geblokkeerde gecodeerde pdf-e-mails
Wanneer een e-mail met een gecodeerde PDF-bijlage stuitert of wordt geblokkeerd, ontvangt de afzender een rapport dat de e-mail niet is afgeleverd. In het rapport kan worden vermeld dat het bericht is afgewezen vanwege een onaanvaardbaar bijlagetype. Sommige e-mailsystemen markeren versleutelde bijlagen specifiek omdat ze niet kunnen worden gescand. De afzender moet dan een alternatieve bezorgmethode kiezen.
Als de e-mailbezorging mislukt, overweeg dan om de gecodeerde PDF te uploaden naar een veilige service voor het delen van bestanden en in plaats daarvan de ontvanger een link te sturen. De link naar de deelservice is een URL in platte tekst die door e-mailfilters gaat zonder het scanbeleid voor bijlagen te activeren. De ontvanger klikt op de link, downloadt de gecodeerde PDF van de deelservice en opent deze met het afzonderlijk meegedeelde wachtwoord. Deze aanpak scheidt de bestandsoverdracht van het e-mailsysteem terwijl de PDF-codering behouden blijft.
Overweeg om een document-ID toe te voegen aan de PDF-bestandsnaam en in de onderwerpregel van de e-mail, zodat de ontvanger het wachtwoord kan opvragen als hij/zij dit niet heeft ontvangen. Een bestandsnaam zoals Contract-2026-Q3-Encrypted.pdf helpt de ontvanger te herkennen wat het document is en weet wat hij moet vragen als hij belt of een bericht stuurt om het wachtwoord op te vragen.
Voor ontvangers die regelmatig gecodeerde PDF's ontvangen van dezelfde afzender, moet u een schema voor wachtwoordroulatie overeenkomen. Een gedeelde wachtwoordkalender, gecommuniceerd via een beveiligd kanaal, vertelt beide partijen welk wachtwoord voor welke periode actief is. De kalender kan zo eenvoudig zijn als een gedrukte kaart die op een veilige locatie wordt bewaard, waarop de maand en het bijbehorende wachtwoord voor die maand worden vermeld.
Bij het e-mailen van een met PDF Security beveiligd document zijn bij elke stap afwegingen nodig. De codering beschermt de inhoud tijdens verzending en in rust op het ontvangende apparaat. Het wachtwoordafleveringskanaal bepaalt of de codering effectief is of gemakkelijk kan worden omzeild. Het e-mailsysteem zelf kan de gecodeerde bijlage accepteren of weigeren op basis van beleid dat buiten de controle van de afzender ligt.