E-mailadressen verschijnen overal in zakelijke PDF's. In de kop van een bedrijfsbriefhoofd. In het handtekeningblok van een contract. In het contactgedeelte van een voorstel. In de metadata van een rapport. Wanneer deze pdf's openbaar worden gedeeld, bij de rechtbank worden ingediend of online worden geplaatst, worden deze e-mailadressen zichtbaar voor iedereen die het document opent. Spam-harvesters schrapen ze. Phishers richten zich op hen. De privacyregelgeving vereist dat ze worden beschermd. Als u e-mailadressen uit een PDF redigeert, worden ze permanent uit het document verwijderd en vervangen door zwarte dozen of verwijdermarkeringen, terwijl de omringende inhoud behouden blijft.
Browsergebaseerde PDF-redactietools kunnen e-mailadressen uit een PDF identificeren en verwijderen. De redactie moet permanent zijn, waarbij de tekst uit de PDF-structuur wordt verwijderd, zodat deze niet kan worden hersteld. Een visuele dekking is niet voldoende. In deze handleiding wordt beschreven hoe u de verwijdering van e-mailadressen kunt lokaliseren, redigeren en verifiëren.
De PDF Redactie van contactgegevens is vooral belangrijk voor documenten die onderworpen zijn aan privacyregelgeving zoals de AVG, die vereist dat persoonlijke gegevens, waaronder e-mailadressen, worden beschermd wanneer documenten openbaar worden gedeeld.
E-mailadressen zoeken in een PDF
E-mailadressen volgen een voorspelbaar patroon: een lokaal gedeelte, een apenstaartje en een domein. Zoek in de PDF naar het apenstaartje. Elk zoekresultaat is een e-mailadres of een vals positief resultaat. Bekijk elk resultaat. Bepaal welke e-mailadressen moeten worden geredigeerd. Houd er ook rekening mee dat e-mailadressen kunnen voorkomen in de metagegevens van het document, maar deze zijn niet zichtbaar op de pagina's. Controleer de documenteigenschappen op het e-mailadres van de auteur, het e-mailadres van de contactpersoon en eventuele aangepaste metagegevensvelden die mogelijk e-mailadressen bevatten.
De zoekactie PDF Redactie naar e-mailadressen moet de metadatacontrole omvatten. Een e-mailadres verborgen in metadata is net zo zichtbaar als een e-mailadres dat zichtbaar is op een pagina.
E-mailadressen met precisie redigeren
Pas redactie toe op elk e-mailadres afzonderlijk. Teken de redactierechthoek zodat deze het hele adres bedekt, zonder aangrenzende tekst te bedekken. De rechthoek moet iets groter zijn dan de tekst om volledige dekking te garanderen. Na het redigeren wordt het e-mailadres vervangen door een effen zwart vakje. De onderliggende tekst wordt permanent uit de PDF-structuur verwijderd.
WukongPDF-redactietools ondersteunen het zoeken naar tekst en permanente redactie. Het redactieproces van PDF Security verwijdert de e-mailtekst uit het document.
Volledigheid van e-mailredactie verifiëren
Zoek in het geredigeerde document naar het apenstaartje. Als een zoekresultaat zichtbare tekst retourneert, heeft de redactie dat exemplaar gemist. Opnieuw verwerken en opnieuw verifiëren. Open ook de documenteigenschappen en controleer of de metagegevensvelden schoon zijn. De verificatie moet grondig zijn, omdat een enkel gemist e-mailadres het doel van de redactie tenietdoet.
De PDF-privacyverificatie voor het redigeren van e-mail bevestigt dat er geen contactgegevens toegankelijk blijven in de uitvoer.
E-mailadressen redigeren uit PDF-metagegevens
E-mailadressen verschijnen vaak in de metagegevens van het document, Auteur en Contact, naast de zichtbare pagina-inhoud. Open de documenteigenschappen na het redigeren van zichtbare e-mailadressen. Controleer elk metadataveld op e-mailadressen. Het veld Auteur kan het e-mailadres van de maker bevatten. Aangepaste velden kunnen contact-e-mailadressen bevatten. Bewerk of verwijder deze ook.
De metadatacontrole van PDF Privacy voor e-mailadressen maakt deel uit van de volledige redactieworkflow. Een e-mail in metadata is net zo zichtbaar als een e-mail op een pagina.
E-mailadressen in gescande documenten redigeren
Gescande documenten slaan e-mailadressen op als onderdeel van de paginaafbeelding, niet als selecteerbare tekst. De tekstzoekmethode zal ze niet vinden. Scan elke pagina handmatig op het apenstaartje-patroon in de afbeelding. Teken redactierechthoeken over e-mailadressen op gescande pagina's.
De PDF Redactie van gescande e-mailadressen is een visueel, handmatig proces. Tekst zoeken werkt niet op afbeeldingen. Visuele inspectie is vereist.
Een redactielogboek maken voor naleving van de e-mailprivacy
Volgens de AVG en soortgelijke regelgeving moeten organisaties hun maatregelen voor gegevensbescherming documenteren. Maak een redactielogboek waarin elk document wordt vastgelegd waarvan de e-mailadressen zijn geredigeerd, de datum van redactie en de persoon die de redactie heeft uitgevoerd.
Het redactielogboek van PDF Security toont de naleving van de privacyverplichtingen aan. Het logboek is het bewijs dat er op de juiste manier met persoonlijke gegevens is omgegaan.
E-mailadressen in hyperlinks verwerken
E-mailadressen verschijnen vaak als klikbare mailto-links in PDF's. De zichtbare tekst toont het e-mailadres en de onderliggende linkactie opent de e-mailclient. Beide moeten verwijderd worden. Bewerk de zichtbare tekst en verwijder de koppelingsactie. Een zichtbare redactie met een actieve link erachter functioneert nog steeds als erop wordt geklikt.
De PDF Redactie van mailto-links vereist het verwijderen van zowel de visuele tekst als de onderliggende linkannotatie. Beide op zichzelf zijn onvolledig.
E-mailadressen in documentvoetteksten redigeren
E-mailadressen verschijnen vaak in de voetteksten van pagina's naast bedrijfsnamen en telefoonnummers. De voettekst herhaalt zich op elke pagina. Bewerk het e-mailadres op één pagina en controleer of de redactie doorgaat naar alle pagina's als de tool herhaalde redacties ondersteunt. Anders redigeert u op elke pagina afzonderlijk.
De voettekstredactie van PDF Privacy moet elke pagina bestrijken. Een gemiste voettekst-e-mail op één pagina onthult de informatie die de redactie had moeten beschermen.
Automatisering van e-mailredactie voor grote documentensets
Voor organisaties die honderden documenten verwerken, kunnen geautomatiseerde tools voor e-mailredactie e-mailadressen in volledige documentbibliotheken scannen en redigeren. De automatisering maakt gebruik van patroonmatching om e-mailadressen te identificeren en past redactie uniform toe.
De batchredactie van PDF Security voor e-mailadressen schaalt de workflow op naar bedrijfsdocumentvolumes.
Documenteren van e-mailredactie voor naleving van de AVG
Volgens artikel 5 van de AVG moeten persoonsgegevens rechtmatig en transparant worden verwerkt. Het documenteren van e-mailredactie toont naleving aan. Registreer de verwerkte documenten, de redactiedatum, de gebruikte methode en de wettelijke basis.
De PDF Redaction AVG-documentatie is een nalevingsdocument dat verantwoorde gegevensverwerking aantoont.
E-mailadressen in gescande documenten redigeren
Gescande PDF's slaan e-mailadressen op als afbeeldingen. Tekst zoeken zal ze niet vinden. Scan elke pagina handmatig op het apenstaartje-patroon. Teken ondoorzichtige rechthoeken over e-mailadressen. Maak het document plat om de redactie permanent te maken.
De PDF Redactie van gescande e-mailadressen vereist visuele inspectie. OCR herkent de e-mailtekst mogelijk niet. Vertrouw niet op OCR om te vinden wat u moet redigeren.
Een redactieverificatieprotocol maken
Laat na het redigeren van e-mailadressen een tweede persoon de redactie verifiëren. De tweede reviewer doorzoekt het document op eventuele resterende zichtbare e-mailadressen en controleert de metadatavelden. Twee paar ogen vangen op wat één paar mist.
Het PDF Privacy tweepersoonsverificatieprotocol is geschikt voor documenten waarbij een gemist e-mailadres juridische of regelgevende gevolgen zou hebben.
E-mailadressen in PDF-formuliervelden verwerken
PDF-formulieren kunnen e-mailadressen in tekstvelden, vervolgkeuzelijsten of JavaScript-validatiescripts bevatten. Controleer formuliervelden op e-mailadressen. Redigeer of wis de veldinhoud. Een verborgen formulierveld met een e-mailadres is een datalek dat nog moet gebeuren.
De veldcontrole van het PDF-beveiligingsformulier op e-mailadressen maakt deel uit van de volledige redactie. Formuliergegevens staan los van de pagina-inhoud en vereisen aparte aandacht.
Op patronen gebaseerde redactietools gebruiken voor e-mailformaten
Geavanceerde redactietools kunnen tekst die overeenkomt met e-mailadrespatronen in hele documenten automatisch identificeren en redigeren. De tool zoekt naar het reguliere expressiepatroon van een e-mailadres en past redactie toe op elke match. Dit is sneller dan handmatig zoeken naar documenten met veel e-mailadressen.
De geautomatiseerde patroonbenadering PDF Redaction schaalt op naar documenten met tientallen e-mailadressen verspreid over vele pagina's. Handmatig zoeken wordt onpraktisch boven een bepaald volume.
Gedeeltelijke e-mailadressen en gebruikersnamen redigeren
Soms moet alleen het domein of alleen de gebruikersnaam worden geredigeerd. Als u bijvoorbeeld de gebruikersnaam redigeert maar het domein zichtbaar laat, blijkt dat er een e-mail is verzonden door een bepaalde organisatie zonder de persoon te identificeren. Gedeeltelijke redactie vereist een nauwkeurigere selectie dan volledige redactie.
De gedeeltelijke redactie van e-mailcomponenten PDF Privacy biedt meer gedetailleerde controle over welke informatie wordt beschermd en wat wordt bekendgemaakt.