Een Word-document van 500 KB dat na het exporteren een PDF van 5 MB wordt, lijkt contra-intuïtief: je zou verwachten dat de PDF even groot of kleiner is. Maar PDF en DOCX slaan informatie anders op, en verschillende dingen die tijdens het exporteren gebeuren, kunnen de PDF aanzienlijk groter maken dan de bron. Begrijpen waarom wijst op de oplossing.
Insluiten van lettertypen voegt grootte toe
Word-documenten verwijzen naar lettertypen op naam en zijn afhankelijk van de lettertypen die op het systeem van de lezer zijn geïnstalleerd. PDFs sluiten de lettertypegegevens in het bestand in voor zelfstandige weergave. Door lettertypen in te sluiten, worden de gegevens van het lettertypebestand toegevoegd aan de PDF. Een compleet lettertypebestand kan enkele honderden kilobytes groot zijn, en als een document vijf verschillende lettertypen gebruikt, is dat potentieel 1-2 MB aan lettertypegegevens toegevoegd aan het bestand dat het Word-document niet bevatte.
Moderne PDF-exports maken gebruik van subinstellingen van lettertypen, waarbij alleen de tekens worden ingesloten die daadwerkelijk in het document worden gebruikt, in plaats van het volledige lettertype. Dit vermindert de lettertype-gerelateerde overhead aanzienlijk. Als er geen lettertypesubinstelling wordt toegepast (een instelling in de exportopties), worden volledige lettertypebestanden ingesloten en is de toename van de grootte dramatischer.
Afbeeldingen worden anders opgeslagen
Word slaat afbeeldingen op in hun oorspronkelijke formaat, met de compressie die de afbeelding had toen deze werd ingevoegd. Een JPEG-afbeelding die in Word wordt ingevoegd, blijft JPEG-gecomprimeerd. Het PDF-exportproces kan deze afbeeldingen op een andere manier opnieuw coderen: soms efficiënter, soms minder. Als de export JPEG-afbeeldingen converteert naar een ongecomprimeerd tussenformaat voordat deze opnieuw wordt gecodeerd, kunnen de afbeeldingsgegevens aanzienlijk worden uitgebreid.
Word's "Afbeeldingen comprimeren" functie (Afbeeldingsformaat → Afbeeldingen comprimeren) verkleint de afbeeldingsbestandsgrootte in het document vóór het exporteren. Als afbeeldingen niet zijn gecomprimeerd en ze de volledige resolutie hebben, kan de PDF grote afbeeldingsformaten overnemen die Word efficiënt vasthield via JPEG-compressie, maar die de PDF-export minder efficiënt opnieuw codeerde.
De PDF exportmethode is belangrijk
Afdrukken naar PDF (met behulp van een virtuele printer) en directe export (Bestand → Opslaan als → PDF) kunnen aanzienlijk verschillende bestandsgroottes uit hetzelfde Word-document produceren. Het afdrukpad geeft het document weer zoals het op een fysieke printer zou verschijnen, en legt vervolgens de weergegeven uitvoer vast. Hiermee kunt u vectorinhoud rasteren en grote afbeeldingsgegevens creëren waarbij de bron compacte vectortekst was.
Directe export vanuit Word (Bestand → Opslaan als → PDF, of Bestand → Exporteren → PDF/XPS maken) levert over het algemeen kleinere PDFs van betere kwaliteit op dan afdrukken naar PDF, omdat het werkt met de interne structuur van het document in plaats van te renderen naar een printerafbeelding. Als u print-to-PDF gebruikt, lost het overschakelen naar directe export vaak problemen met te grote PDF op.
Verborgen inhoud en bijgehouden wijzigingen
Word-documenten met bijgehouden wijzigingen, opmerkingen of verborgen inhoud kunnen afhankelijk van de exportinstellingen naar grotere PDFs worden geëxporteerd. Als de export de revisiegeschiedenis bevat of markeringen toont, worden die gegevens toegevoegd aan de PDF-grootte. Voordat u een definitieve PDF exporteert uit een Word-document met revisiegeschiedenis, accepteert of wijst u alle wijzigingen af, verwijdert u alle opmerkingen en wist u alle verborgen tekst die niet in het definitieve document hoort te staan.
Een te groot formaat repareren PDF
Als de PDF al is gemaakt en te groot is, is het de snelste oplossing om deze via een PDF Compressie-tool uit te voeren. Door compressie worden de afbeeldingen opnieuw verwerkt met efficiënte codering, worden lettertypen in subsets gezet als ze dat nog niet waren, en worden overheadkosten verwijderd – waardoor een onnodig grote PDF doorgaans met 50-80% wordt verminderd zonder zichtbaar kwaliteitsverlies voor schermweergave.
Voor documenten die u regelmatig exporteert, kunt u dit stroomopwaarts aanpassen door de exportinstellingen in Word aan te passen. In de PDF-exportopties van Word vinkt u 'Bitmaptekst wanneer lettertypen mogelijk niet zijn ingesloten' aan. is uitgeschakeld, stelt u de beeldkwaliteit in op een redelijk niveau (niet maximaal) en zorgt u ervoor dat subinstelling van lettertypen is ingeschakeld. Deze instellingen produceren doorgaans een PDF die qua grootte vergelijkbaar is met het Word-brondocument of kleiner.