Rapporten zijn een van de meest voorkomende bronnen van te grote PDFs. Grafieken, grafieken, tabellen, schermafbeeldingen en logo's stapelen zich snel op - en tegen de tijd dat een kwartaalrapport gereed is om te verzenden, is het niet ongebruikelijk om te eindigen met een bestand dat te groot is om gemakkelijk te kunnen e-mailen. Het goede nieuws is dat het grootste deel van de omvang te voorkomen is als je vanaf het begin goede gewoonten in het proces inbouwt. Hier leest u hoe u de PDFs van rapporten overzichtelijk kunt houden zonder dat dit ten koste gaat van de presentatie.
Optimaliseer diagrammen en grafieken voordat u exporteert
Grafieken die in Excel of PowerPoint zijn gemaakt, worden vaak geëxporteerd als afbeeldingen met een hoge resolutie wanneer ze worden opgeslagen in PDF – veel hoger dan nodig is voor schermlezen. Een staafdiagram dat op de pagina met een breedte van 10 cm wordt weergegeven, hoeft niet met een breedte van 2400 pixels te worden opgeslagen.
Controleer in Word en PowerPoint de export- of opslaginstellingen voordat u de PDF genereert. Zoek naar opties voor beeldkwaliteit of resolutie en stel deze in op 150 DPI voor rapporten die alleen op het scherm worden weergegeven. Als het rapport wordt afgedrukt, is 300 DPI voldoende; alles daarboven vergroot de bestandsgrootte zonder zichtbaar voordeel op papier.
Op vectoren gebaseerde diagrammen (eigen gemaakt in Excel of PowerPoint in plaats van ingevoegd als afbeeldingen) zijn van nature kleiner en schaalbaar zonder kwaliteitsverlies. Bewaar diagrammen als oorspronkelijke objecten in plaats van ze waar mogelijk als schermafbeeldingen te plakken.
Afbeeldingen comprimeren aan de bron, niet alleen aan het einde
Foto's en schermafbeeldingen die in een rapport worden ingevoegd, zijn een belangrijke factor voor de bestandsgrootte. Eén ongecomprimeerde schermafbeelding van een retinadisplay kan 3 tot 5 MB groot zijn. Zet er zes in een rapport en je verbruikt al 30 MB voordat de inhoud er zelfs maar een rol in speelt.
De oplossing is om afbeeldingen te comprimeren voordat ze worden ingevoegd, en niet nadat de PDF is gegenereerd. Selecteer in Word alle afbeeldingen en gebruik de optie Afbeeldingen comprimeren (klik met de rechtermuisknop op een afbeelding > Afbeeldingen comprimeren) om de resolutie voor het hele document in één keer te verlagen. Stel dit in op E-mail (96 DPI) voor eenvoudig delen, of Scherm (150 DPI) als u een iets betere kwaliteit wilt.
Als u de PDF al heeft geëxporteerd, kan de PDF compressie-tool van WukongPDF op www.wukongpdf.com de bestandsgrootte aanzienlijk verkleinen. Gemiddelde compressie is meestal de juiste instelling voor rapporten: de grootte wordt merkbaar kleiner, terwijl tekst en diagrammen scherp blijven.
Gebruik consistente, standaardlettertypen
Aangepaste of decoratieve lettertypen worden volledig ingesloten in PDF-bestanden, wat extra gewicht toevoegt. Een rapport dat drie verschillende aangepaste lettertypen gebruikt, kan alleen al honderden kilobytes aan lettertypegegevens bevatten, vóór enige inhoud. Standaardsysteemlettertypen zoals Arial, Calibri, Times New Roman en Georgia zijn al beschikbaar op het apparaat van de ontvanger of zijn veel efficiënter ingebed.
Voor de meeste zakelijke rapporten ziet een strak standaardlettertype er professioneel uit en blijft het bestand licht. Reserveer aangepaste lettertypen voor omslagpagina's of merkelementen waar ze echt waarde toevoegen, in plaats van ze in de hele hoofdtekst te gebruiken.
Verwijder onnodige elementen voordat u exporteert
Rapporten verzamelen vaak onzichtbaar gewicht tijdens het tekenproces: bijgehouden wijzigingen, opmerkingen, verborgen dia's of secties, revisiegeschiedenis en conceptwatermerken. Voordat u de laatste PDF exporteert, voert u een opruimactie uit:
- Accepteer of weiger alle bijgehouden wijzigingen
- Verwijder alle opmerkingen
- Verwijder alle verborgen secties die niet bedoeld zijn voor de definitieve versie
- Wis de revisiegeschiedenis van het document als uw software deze opslaat
Dit is ook om privacyredenen een goede gewoonte: bijgehouden wijzigingen en opmerkingen kunnen inhoud bevatten die opzettelijk uit de definitieve versie is verwijderd, maar nog steeds leesbaar is in het bestand.
Lange rapporten opsplitsen in secties om te delen
Niet iedereen die een rapport ontvangt, heeft het volledige document nodig. Een publiek met een samenvatting heeft de bijlage van 40 pagina's niet nodig. Een regionaal team heeft de mondiale uitsplitsing niet nodig. Als het rapport verschillende secties heeft voor verschillende doelgroepen, splits het dan voordat u het verzendt, in plaats van een groot bestand te comprimeren en te hopen dat het door de e-mail past.
Deze aanpak maakt het rapport ook nuttiger: mensen lezen eerder een gericht document van acht pagina's dan een uitgebreid document van zestig pagina's. Stuur de volledige versie naar belanghebbenden die deze nodig hebben, en gerichte uittreksels naar alle anderen.
De eenvoudigste oplossing als het rapport al te groot is
Als het rapport al is geëxporteerd en te groot is, Verklein PDF Grootte met WukongPDF op www.wukongpdf.com. Upload het bestand, kies gemiddelde compressie en download een versie die netjes e-mailt. Het duurt minder dan een minuut en heeft geen zichtbare invloed op de tekstkwaliteit of de leesbaarheid van grafieken voor standaard zakelijke rapporten.