Een gescande PDF van 80 MB voor vijf pagina's tekst is een veel voorkomende frustratie. Bij het scannen worden afbeeldingsbestanden gemaakt, geen tekstbestanden, en afbeeldingen (vooral kleurenafbeeldingen met hoge resolutie) zijn inherent groot. Drie instellingen beheersen bijna alle opgeblazenheid, en door deze aan te passen worden de bestandsgroottes met 80-90% verkleind zonder dat het document minder leesbaar wordt.
Resolutie (DPI) is de grootste factor
Elke extra punt per inch vermenigvuldigt de opgeslagen gegevens. Een pagina in Letter-formaat die met 600 DPI is gescand, bevat vier keer zoveel pixels als dezelfde pagina met 300 DPI, en dus ongeveer vier keer zoveel ongecomprimeerde gegevens. De meeste scanners gebruiken standaard 300 of zelfs 600 DPI, wat is ontworpen voor archivering of afdrukken op grote schaal – veel meer dan nodig is voor een document dat u op het scherm of per e-mail leest.
Voor schermlezen en e-mailen: 150 DPI is voldoende. De tekst is scherp, het document is leesbaar en het bestand is een fractie van de grootte. Voor documenten die u normaal afdrukt: 200 DPI. Voor het archiveren van originelen kunt u deze later reproduceren: 300 DPI en het grotere formaat accepteren. Ga naar de instellingen van uw scanner en wijzig de DPI vóór uw volgende scan.
Kleurmodus: overschakelen naar zwart-wit voor tekstdocumenten
Bij kleurenscans worden drie waarden per pixel vastgelegd (rood, groen, blauw). Grijswaarden vangen er één op. Zwart-wit (bitonaal) legt één bit vast – aan of uit. Voor een getypt document op wit papier hoeft er geen bruikbare kleurinformatie te worden bewaard. Scannen in zwart-wit in plaats van kleur verkleint de bestandsgrootte met een factor 10 tot 20, zonder enig zichtbaar verschil in de uitvoer.
Zoek in uw scannersoftware naar Beeldtype, Kleurmodus of een vergelijkbare instelling. Kies 'Zwart-wit' of "Monochroom" voor elk document met zwarte tekst op wit papier: contracten, brieven, formulieren, rapporten. Schakel over naar alleen grijstinten of kleur voor documenten met foto's of gekleurde elementen die er toe doen.
Compressie van PDF inschakelen tijdens het opslaan
Sommige scannersoftware slaat PDFs standaard op met minimale of geen compressie. De onbewerkte beeldgegevens worden rechtstreeks ingevoerd zonder te worden gecomprimeerd. Zoek naar een PDF-kwaliteits- of compressie-instelling in uw scanner-app; zelfs als u deze op Medium in plaats van Hoog instelt, kunt u de uitvoergrootte halveren voor scans met veel afbeeldingen.
Bestanden repareren die al zijn gescand
Als u al te grote gescande PDFs heeft, verwerkt een PDF Compressie-tool deze zonder opnieuw te scannen. Upload het bestand, pas compressie toe, download een kleinere versie. Voor een op deze manier gecomprimeerde zwart-wittekstscan is een verkleining van 70-85% zonder zichtbaar kwaliteitsverlies gebruikelijk. De compressietool van WukongPDF past JBIG2-compressie toe op bitonale inhoud (het meest efficiënte algoritme voor gescande tekstpagina's) en JPEG-compressie op alle fotografische inhoud.
Voor een definitieve oplossing voor documenten heeft u nog steeds fysieke toegang tot: opnieuw scannen met de juiste instellingen (150-200 DPI, zwart-wit, compressie ingeschakeld). De resultaten zullen schoner zijn dan het nabewerken van een te grote scan.
Standaardinstellingen die in de toekomst moeten worden gebruikt
Stel deze eenmalig in in uw scannersoftware en laat ze staan: 200 DPI, grijstinten (werkt voor zowel tekst als eenvoudige afbeeldingen), compressie ingeschakeld. Dit levert schone, redelijk kleine PDFs op voor de overgrote meerderheid van de scantaken. Ga naar 300 DPI en kleur alleen wanneer u dit specifiek nodig heeft. Laat de scanner niet op de standaardinstellingen van hoge kwaliteit staan voor het dagelijkse scannen.