Annotatie en bewerking zijn de twee belangrijkste manieren om een PDF te wijzigen, en ze werken totaal anders. Als u het onderscheid begrijpt, kunt u het juiste hulpmiddel kiezen voor wat u probeert te doen - en wordt uitgelegd waarom u tekst in elke gratis viewer kunt markeren, maar de hoofdtekst niet kunt wijzigen zonder gespecialiseerde software.
Wat annotatie doet
Annotaties voegen een laag toe bovenop de bestaande PDF-inhoud zonder daaronder iets te veranderen. Een highlight-annotatie markeert tekst met kleur, maar verandert de tekst zelf niet. Een opmerking over een plaknotitie verschijnt als een zwevende notitie, maar de onderliggende inhoud blijft onaangetast. Bovenaan de pagina bevindt zich een overlay voor tekeningen uit de vrije hand. Doorgehaalde en onderstreepte annotaties zijn visuele markeringen die over de tekst heen worden aangebracht.
Annotaties worden afzonderlijk van de pagina-inhoud opgeslagen in de gegevensstructuur van PDF. Ze kunnen worden weergegeven of verborgen, gefilterd op type, geëxporteerd naar een overzichtslijst, beantwoord in samengevoegde opmerkingen en afzonderlijk verwijderd zonder het onderliggende document te beïnvloeden. De pagina-inhoud onder de annotaties blijft precies behouden zoals deze was.
Wat betekent bewerken
Door te bewerken wordt de onderliggende pagina-inhoud zelf gewijzigd: de tekst, afbeeldingen en grafische elementen waaruit het document bestaat. Bij bewerken wordt een woord in de hoofdtekst vervangen, wordt het formaat van een afbeelding gewijzigd, wordt een kleur gewijzigd, wordt een element naar een andere positie verplaatst of wordt de inhoud verwijderd. Het resultaat is een aangepaste versie van de originele pagina-inhoud, geen overlay.
Het bewerken van PDF is complexer dan het bewerken van een Word-document, omdat PDFs inhoud opslaan als gepositioneerde elementen in plaats van als opnieuw lopende alinea's. Als u een woord in de hoofdtekst wijzigt, kan de omringende tekst verschuiven als het nieuwe woord een andere lengte heeft, maar alleen binnen dezelfde regel of hetzelfde tekstblok. De rest van het document wordt niet opnieuw geplaatst zoals in Word. Hierdoor kunnen inconsistenties in de afstand ontstaan die aanvullende aanpassingen vereisen.
Waarom annotatietools op grotere schaal beschikbaar zijn
Annotatie is technisch gezien eenvoudiger dan bewerken: het vereist alleen het toevoegen van nieuwe gegevens aan de PDF zonder de bestaande inhoudsstructuur aan te raken. De PDF-specificatie heeft een goed gedefinieerd annotatiemodel dat elke kijker kan implementeren. Dit is de reden waarom annotatietools verschijnen in gratis viewers zoals Adobe Reader, Preview, Edge en browsergebaseerde PDF Editor tools: ze hoeven de onderliggende inhoud niet te ontleden en aan te passen; ze hoeven alleen maar overlaygegevens toe te voegen.
Echte inhoudsbewerking vereist het begrijpen en aanpassen van de interne inhoudsstromen van PDF – de code die beschrijft hoe tekst en afbeeldingen worden gepositioneerd en opgemaakt. Dit is aanzienlijk complexer en daarom vragen capabele PDF-editors hogere prijzen en hebben ze capabelere software nodig.
Wanneer annoteren versus wanneer bewerken
Maak aantekeningen wanneer: u een document beoordeelt en feedback geeft, inhoud ter aandacht markeert zonder deze te wijzigen, een formulier invult, ondertekent of notities toevoegt aan een document dat wordt teruggestuurd naar de auteur. De annotatieworkflow is de juiste keuze voor de beoordelings-, goedkeurings- en feedbackcycli van documenten.
Bewerk wanneer: u moet de daadwerkelijke inhoud van het document wijzigen – een fout herstellen, een prijs bijwerken, een naam wijzigen, de tekst van een clausule wijzigen. Bewerken is geschikt als het document zelf moet worden gewijzigd, en niet alleen als u er markeringen in wilt aanbrengen.
Afvlakken: annotaties permanent maken
Door afvlakking worden annotatielagen samengevoegd met de inhoud van de basispagina, waardoor ze permanent en niet-verwijderbaar worden. Na het afvlakken wordt wat een annotatie was een onderdeel van de pagina zelf – niet meer te onderscheiden van de originele inhoud. Dit is handig wanneer u een gemarkeerd document wilt delen waarbij de annotaties voor iedereen zichtbaar moeten zijn en niet verwijderbaar, of wanneer u een document finaliseert waarin de opgenomen herzieningen zichtbaar zijn.
Afvlakken is een eenrichtingsbewerking: als dit eenmaal is gedaan, kunnen de oorspronkelijke documentinhoud en de annotatielaag niet langer van elkaar worden gescheiden. Bewaar altijd een niet-geflatteerde kopie als u mogelijk toegang wilt krijgen tot de originele inhoud of de annotaties later wilt wijzigen.