De keuze tussen PDF en Google Documenten gaat niet zozeer over welk formaat beter is, maar over wat u met het document probeert te doen. Het gebruik van de verkeerde creëert wrijving die niet zou mogen bestaan: documenten die per ongeluk worden bewerkt, lay-outs die op verschillende apparaten werken, of bestanden waaraan niet kan worden samengewerkt. Dit goed doen is een van die kleine workflowbeslissingen die stilletjes veel tijd besparen.
Waar Google Documenten goed in is
Google Documenten is gebouwd voor samenwerking aan documenten die nog worden geschreven of herzien. Meerdere mensen kunnen tegelijkertijd bewerken, opmerkingen achterlaten, wijzigingen voorstellen en de revisiegeschiedenis bekijken die teruggaat tot het eerste concept. Als een document beoordelingscycli moet doorlopen (interne aftekening, teambewerkingen, heen en weer met een klant) kan Google Documenten dat proces beter afhandelen dan welk statisch formaat dan ook.
Het maakt het delen ook gemakkelijk. Stuur een link, stel rechten in en de ontvanger ziet de huidige versie zonder iets te hoeven downloaden. Voor documenten die in de loop van de tijd evolueren (levende documentatie, notulen van vergaderingen, lopende projectoverzichten) betekent het bewaren ervan in Google Documenten dat iedereen altijd naar hetzelfde kijkt.
Waar PDF goed in is
PDF is het juiste formaat als een document klaar is en dat moet ook zo blijven. Het vergrendelt de lay-out zodat het document er op elk apparaat en op elk scherm identiek uitziet: dezelfde lettertypen, dezelfde spatiëring, dezelfde pagina-einden, ongeacht welke software de ontvanger gebruikt of hoe groot zijn scherm is. Een voorstel dat als PDF wordt verzonden, ziet er precies zo uit als u het heeft ontworpen. Hetzelfde bestand dat als een Google Doc-link wordt verzonden, kan aan hun kant anders worden weergegeven.
PDF is ook de standaard voor alles dat moet worden ondertekend, gearchiveerd of gearchiveerd. Contracten, facturen, juridische documenten, nalevingsdocumenten: deze moeten op een bepaald moment worden vastgelegd en kunnen niet achteraf worden bewerkt. PDF Beveiliging functies zoals wachtwoordbeveiliging en machtigingsinstellingen voegen een extra laag toe als de inhoud gevoelig is.
Waar bedrijven dit fout doen
De meest voorkomende fout is het gebruik van PDF te vroeg in de levensduur van een document. Sending a proposal as a PDF before the client has had a chance to request changes means they either have to email you their notes, mark up a printed copy and scan it back, or awkwardly annotate a PDF — all of which is more painful than it needs to be. Bewaar documenten in Google Documenten totdat ze klaar zijn om te worden afgerond.
De tegenovergestelde fout is dat je dingen in Google Documenten bewaart terwijl ze PDF zouden moeten zijn. Als u een factuur deelt als een Google Document-link, kan de ontvanger deze per ongeluk wijzigen. Het op die manier verzenden van een definitief contract schept problemen met versiebeheer. Welke bewerking is gezaghebbend? Alles wat een definitieve, overeengekomen staat vertegenwoordigt, hoort thuis in PDF.
Het overdrachtspunt: wanneer exporteren naar PDF
De meeste zakelijke documenten zouden moeten starten in Google Documenten en op een bepaald moment PDFs moeten worden: wanneer ze klaar zijn en u uw handen moet verlaten. Voor een voorstel is dat na de laatste interne beoordeling. Voor een contract is dit het moment waarop het klaar is om te worden ondertekend. Voor een factuur is dit het moment waarop u klaar bent om deze naar de klant te sturen.
Exporteren van Google Documenten naar PDF is eenvoudig: Bestand → Downloaden → PDF Document. Het resultaat is een schone PDF die overeenkomt met wat u in Documenten ziet. Als u een handtekening moet toevoegen, deze moet comprimeren voor e-mail of moet samenvoegen met andere documenten voordat u deze verzendt, kunnen tools zoals WukongPDF de laatste stappen uitvoeren zonder dat u het origineel opnieuw hoeft te openen.
Praktische handleiding per documenttype
Gebruik Google Documenten voor:
- Stel voorstellen, instructies en rapporten op die door het team moeten worden beoordeeld
- Interne documentatie en wiki's die regelmatig worden bijgewerkt
- Vergadernotities, projectplannen en alles wat met samenwerking te maken heeft
Gebruik PDF voor:
- Definitieve voorstellen, contracten en overeenkomsten klaar voor ondertekening
- Facturen, kwitanties en financiële documenten
- Alles wat wordt ingediend bij een overheidsinstantie of rechtbank
- Presentaties, rapporten en documenten die naar externe partijen worden gestuurd waar de lay-out ertoe doet
Ze werken het beste samen
De meest efficiënte aanpak is niet de een boven de ander te verkiezen, maar beide te gebruiken voor datgene waar ze allebei goed in zijn. Ontwerp en werk samen in Google Documenten. Wanneer het document definitief is, exporteert u het naar PDF en gebruikt u een workflow PDF Tools voor de resterende stappen: ondertekenen, comprimeren, samenvoegen of beveiligen. Op die manier krijgt u de flexibiliteit van realtime samenwerking tijdens het maken en de stabiliteit van een vast formaat zodra het klaar is.
De documenten die de meeste workflowproblemen veroorzaken, zijn meestal de documenten die nooit bewust in het ene of het andere formaat zijn geplaatst: ze zijn te vroeg in PDF terechtgekomen of zijn te lang bewerkbaar gebleven. Een eenvoudige regel over wanneer elk formaat van toepassing is, lost het meeste probleem op.