Een gescande PDF van een brief van vijf pagina's mag niet 80 MB groot zijn. Maar dat is vaak zo, en de reden komt bijna altijd neer op hoe de scan is opgezet en niet op iets over het document zelf. De bestandsgrootte van een gescande PDF heeft niets te maken met de hoeveelheid tekst op de pagina; deze wordt volledig bepaald door de afbeeldingsgegevens die de scanner heeft vastgelegd. Als u dat onderscheid begrijpt, wijst dit rechtstreeks op de oplossing.
De scannerresolutie is te hoog ingesteld
Dit is met ruime marge de meest voorkomende oorzaak van te grote gescande PDFs. De scannerresolutie wordt gemeten in DPI (dots per inch). Hoe hoger de DPI, hoe meer afbeeldingsgegevens worden vastgelegd en hoe groter het resulterende bestand. Veel scanners gebruiken standaard 300 of 600 DPI, wat geschikt is voor het archiveren van documenten die u mogelijk in groot formaat moet afdrukken of nauwkeurig moet inzoomen. Voor een standaardtekstdocument dat u deelt via e-mail of uploadt naar een portal, is dit overdreven.
Bij 300 DPI produceert één enkele A4-pagina in kleur ongeveer 25 MB aan onbewerkte beeldgegevens vóór enige compressie. Vermenigvuldig dat met een document van 10 pagina's en je begint bij 250 MB voordat de PDF zelfs maar wordt opgeslagen. De meeste scanners passen automatisch compressie toe, maar het uitgangspunt is nog steeds veel gegevens.
Voor documenten met alleen tekst is 150 DPI voldoende voor een zuivere, leesbare uitvoer. Voor documenten met foto's of gedetailleerde diagrammen is 200 DPI een redelijk plafond voor deeldoeleinden. Bespaar meer dan 300 DPI voor echte archiveringsbehoeften waarbij u het document later mogelijk in volledige kwaliteit moet reproduceren.
Kleurenscannen in plaats van grijstinten of zwart-wit
Kleurenscans slaan drie gegevenskanalen op voor elke pixel: rode, groene en blauwe waarden. Bij een grijswaardenscan wordt er slechts één opgeslagen. Een zwart-wit (bitonale) scan slaat één bit per pixel op: zwart of wit, niets daartussenin. Het verschil in bestandsgrootte is aanzienlijk: een kleurenscan van een document zonder opmaak kan 10-20x groter zijn dan hetzelfde document dat in zwart-wit is gescand.
Als uw document zwarte inkt op wit papier bevat, wat de meeste zakelijke documenten, contracten en formulieren beschrijft, heeft het geen zin om in kleur te scannen. De scan legt de lichte crèmekleur van het papier vast, de grijze schaduwen bij de nietgaatjes en de subtiele variatie in inktdichtheid, die u allemaal niet nodig heeft. Als u in uw scannerinstellingen overschakelt naar de zwart-wit- of grijswaardenmodus, wordt de bestandsgrootte aanzienlijk kleiner.
Er is geen compressie toegepast tijdens het opslaan
Sommige scannersoftware slaat gescande afbeeldingen op met minimale of geen compressie. De scanner legt de onbewerkte afbeeldingsgegevens vast en schrijft deze vrijwel ongewijzigd naar de PDF, wat resulteert in een bestand dat onnodig groot is voor wat het bevat. Dit varieert per scanner en software: sommige passen standaard agressieve compressie toe, andere raken er nauwelijks iets aan.
Als u al een te grote gescande PDF heeft, is het vaak de snelste oplossing om deze door een PDF Compressie-tool te laten lopen. Een goed compressiehulpmiddel dat wordt toegepast op een gescande PDF kan de bestandsgrootte met 60-80% verkleinen zonder zichtbare kwaliteitsverandering, vooral bij zwart-wittekstdocumenten waarbij de afbeeldingsgegevens uiterst efficiënt worden gecomprimeerd.
De scan bevat onnodige pagina's of blanco pagina's
Scanners met automatische documentinvoer halen soms extra blanco pagina's door, vooral als het document een lege achterkant heeft. Elke lege pagina wordt nog steeds opgeslagen als een volledige afbeelding in de PDF, waardoor de bestandsgrootte toeneemt zonder enige nuttige inhoud toe te voegen. Een scan van 20 pagina's met 6 onbedoelde blanco pagina's is 30% groter dan nodig is.
Controleer na het scannen snel de PDF en verwijder eventuele lege of dubbele pagina's voordat u deze opslaat of deelt. Met de meeste PDF-tools kunt u afzonderlijke pagina's verwijderen. Dit duurt ongeveer 30 seconden en kan de uiteindelijke grootte aanzienlijk verkleinen.
De grootte van een bestaande gescande afbeelding verkleinen PDF
Als de scan al is voltooid en het bestand te groot is, heeft u twee hoofdopties: comprimeren of opnieuw scannen met betere instellingen. Opnieuw scannen is de schonere oplossing als u nog steeds toegang heeft tot het fysieke document en het best mogelijke resultaat wilt. Maar als u het bestand snel onder een maximale grootte wilt krijgen, werkt compressie goed.
De PDF Compressie-tool van WukongPDF kan goed overweg met gescande PDFs, omdat het de ingesloten afbeeldingen rechtstreeks optimaliseert - en dat is precies waar een gescande PDF van is gemaakt. Upload het bestand, kies uw compressieniveau en download het resultaat. Voor een typisch gescand tekstdocument is de uitvoer doorgaans 70-85% kleiner dan het origineel, zonder zichtbaar kwaliteitsverlies.
Scaninstellingen die u in de toekomst kunt gebruiken
Een paar wijzigingen in uw scannerinstellingen zorgen ervoor dat bestanden vanaf het begin beheersbaar blijven:
- Documenten met alleen tekst: zwart-witmodus, 150 DPI
- Documenten met foto's of afbeeldingen: grijstinten of kleur, 200 DPI
- Archivering van originelen die u mogelijk moet reproduceren: 300 DPI, kleur indien van toepassing
- Schakel altijd PDF-compressie in uw scannersoftware in als deze optie beschikbaar is
Gescande PDFs hoeven niet enorm te zijn. De juiste instellingen tijdens het scannen houden bestanden klein zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit die u daadwerkelijk nodig heeft - en een compressiepassage achteraf verwerkt alles wat erdoorheen is geglipt.