Een Excel-werkmap bevat een tiental werkbladen. Elk werkblad bevat tabellen met onbewerkte gegevens en een of twee diagrammen die de gegevens visueel samenvatten. Je moet de diagrammen als een schone pdf naar je manager sturen, zonder de onderliggende gegevens, zonder de andere werkbladen, zonder de rasterlijnen en rijnummers die in een spreadsheet thuishoren maar niet in een presentatie. Als u alleen de grafieken exporteert, hoeft uw manager niet door irrelevante gegevens te scrollen en wordt de informatie in de duidelijkste vorm gepresenteerd.
De mogelijkheid om Excel naar PDF te exporteren met alleen diagramuitvoer is ingebouwd in Excel, maar de bedieningselementen zijn verdeeld over verschillende instellingen die gemakkelijk over het hoofd worden gezien. Eenmaal correct geconfigureerd, produceert het proces een PDF van meerdere pagina's waarbij elke pagina een diagram is, netjes opgemaakt en klaar om te delen.
Diagrammen selecteren voor een PDF-export met alleen diagrammen
De eerste stap is het isoleren van de diagrammen die u wilt exporteren. Excel kan een volledig werkblad als PDF exporteren, inclusief alle diagrammen op dat blad en alle gegevenscellen. Als u alleen diagrammen wilt exporteren, kunt u de diagrammen naar speciale diagrambladen verplaatsen (dit zijn speciale werkbladtabbladen die één diagram zonder gegevenscellen bevatten), of u kunt alleen de diagramobjecten selecteren voordat u gaat exporteren.
Het verplaatsen van diagrammen naar diagrambladen is de schonere aanpak voor terugkerende exporten. Klik met de rechtermuisknop op een diagram en selecteer Diagram verplaatsen. Kies Nieuw blad en geef het blad een beschrijvende naam, zoals Verkoopdiagram of Omzettrend. Herhaal dit voor elk diagram. Wanneer alle diagrammen zich op speciale diagrambladen bevinden, selecteert u deze bladtabbladen in groepen en exporteert u ze. De resulterende PDF bevat één pagina per kaartblad, waarbij elk diagram de pagina vult.
Voor ad-hocexports waarbij u de werkmap niet opnieuw wilt rangschikken, selecteert u alle diagrammen op een werkblad door Ctrl ingedrukt te houden en op elk diagram te klikken. Terwijl de diagrammen geselecteerd zijn, gebruikt u de functie Exporteren of Opslaan als en kiest u PDF. Excel vraagt u om te kiezen tussen het exporteren van de volledige werkmap, het actieve blad of de selectie. Kies Selectie. Alleen de geselecteerde diagrammen worden geëxporteerd.
Exportinstellingen configureren voor schone grafiekuitvoer
Controleer vóór het exporteren de pagina-instellingen voor elk grafiekblad of voor het werkblad dat de geselecteerde grafieken bevat. Stel de paginarichting in zodat deze overeenkomt met de beeldverhouding van het diagram. Een brede kaart profiteert van de liggende oriëntatie. Een hoge kaart heeft baat bij een portret. Stel op het tabblad Pagina-indeling de marges in op Smal om de grafiekgrootte op de pagina te maximaliseren.
Verwijder overbodige elementen die op de afgedrukte pagina verschijnen. Schakel op het tabblad Pagina-indeling de opties uit om rasterlijnen en koppen af te drukken. Deze instellingen zijn van invloed op de afgedrukte en PDF-uitvoer. Rasterlijnen rond lege cellen en de rijnummers en kolomletters die celposities identificeren, zijn handig in een spreadsheet, maar maken een diagram-PDF rommelig.
Voor PDF-diagrammen die in andere documenten worden ingevoegd, stelt u de achtergrond van het diagramblad in op wit en verwijdert u eventuele werkbladtabbladen, formulebalken of statusbalken uit de weergave voordat u gaat exporteren. De geëxporteerde PDF-pagina mag alleen het diagram op een witte achtergrond bevatten, zonder zichtbare elementen van de spreadsheetinterface. Dit levert het schoonste resultaat op wanneer de PDF wordt gedeeld of ingesloten.
Meerdere grafieken op verschillende werkbladen verwerken
Wanneer diagrammen verspreid zijn over meerdere werkbladen, is de hierboven beschreven benadering van diagrambladen de meest betrouwbare manier om ze te verzamelen voor export. Verplaats elk diagram naar een eigen diagramblad en groepeer vervolgens de tabbladen van het diagramblad door op elk tabblad te Ctrl-klikken. Exporteer met de kaartbladen gegroepeerd naar PDF. Het resulterende bestand heeft één pagina per diagram in de volgorde waarin de diagrambladen in de werkmap verschijnen.
Als het verplaatsen van diagrammen niet praktisch is, maak dan een nieuw werkblad dat dienst doet als diagramverzamelingspagina. Kopieer elk diagram en plak het als een gekoppelde afbeelding op de collectiepagina. Rangschik de gekoppelde afbeeldingen verticaal. Exporteer de collectiepagina als één PDF-pagina. De beperking is dat alle diagrammen op één pagina verschijnen, waardoor ze te klein kunnen worden als er veel diagrammen zijn.
WukongPDF kan het geëxporteerde PDF Export-bestand verwerken nadat het is gemaakt, waarbij een pagina met meerdere diagrammen in afzonderlijke pagina's wordt gesplitst of elk diagram wordt bijgesneden om overtollige witruimte te verwijderen. Met de browsergebaseerde tools kunt u de uitvoer aanpassen zonder terug te keren naar Excel en opnieuw te exporteren.
Wanneer moet u gegevens opnemen en wanneer moet u alleen diagrammen exporteren?
PDF's met alleen diagrammen zijn geschikt voor presentatie en communicatie. De manager die de kwartaalresultaten beoordeelt, moet de trendlijnen zien, en niet de 5.000 datapunten daarachter. De klant die een voorstel beoordeelt, moet de verwachte groeigrafiek zien, en niet het spreadsheet met onderliggende aannames. Door de gegevens uit het gedeelde document te verwijderen, wordt de aandacht gevestigd op de visuele samenvatting, wat het doel is van een diagram.
PDF's met diagrammen en gegevens zijn geschikt voor verificatie en audit. De analist die de cijfers controleert, moet zowel de grafiek zien als de gegevens waaruit deze is voortgekomen. De toezichthouder die een inzending beoordeelt, moet verifiëren dat het diagram de brongegevens nauwkeurig weergeeft. In deze gevallen exporteert u het werkblad met zowel de gegevenstabel als het diagram, duidelijk gelabeld zodat de relatie ertussen duidelijk is.
Automatisering van reguliere diagram-PDF-exports
Als u dezelfde reeks diagrammen volgens een terugkerend schema exporteert, automatiseert u het proces. Excel ondersteunt VBA-macro's waarmee u met één klik specifieke grafiekbladen kunt selecteren, pagina-instellingen kunt configureren en naar PDF kunt exporteren. Registreer één keer een macro van de exportstappen en voer de macro vervolgens uit voor elke volgende export. De tijdsbesparing wordt bij elke rapportagecyclus groter.
Wanneer u diagrammen naar PDF exporteert, is de diagramopmaak zoals deze op het scherm verschijnt precies wat er in de PDF zal verschijnen. Voordat u gaat exporteren, bekijkt u elk diagram met een zoomfactor van 100 procent en controleert u op afgekapte aslabels, overlappende gegevenslabels of legenda-items die buiten het diagramgebied uitsteken. Deze opmaakproblemen zijn gemakkelijk over het hoofd te zien in de spreadsheetweergave, maar worden duidelijk in de PDF-uitvoer.
Excel-diagramsjablonen kunnen het uiterlijk van meerdere diagrammen standaardiseren voordat ze naar PDF worden geëxporteerd. Maak een grafieksjabloon met de kleuren, lettertypen en lay-out van uw voorkeur. Pas de sjabloon op elk diagram toe voordat u het exporteert. De resulterende PDF heeft een consistente visuele stijl voor alle diagrammen, die er professioneler uitziet dan diagrammen met verschillende opmaak die zonder standaardisatie worden geëxporteerd.
Voor diagrammen die in andere documenten worden ingevoegd, kunt u overwegen elk diagram als een afzonderlijk PDF-bestand te exporteren en vervolgens de PDF's in het doeldocument in te voegen. PDF-diagrammen die in Word of PowerPoint worden ingevoegd, behouden hun vectorkwaliteit en kunnen netjes worden geschaald naar elk formaat. Deze aanpak levert betere resultaten op dan het rechtstreeks kopiëren en plakken van diagrammen tussen Office-toepassingen.
Het paginaformaat van de geëxporteerde PDF wordt bepaald door de instellingen van het diagramblad of de werkbladpagina. Als het diagram te klein lijkt op de PDF-pagina, vergroot u de paginamarges tot de minimumwaarden en stelt u het diagram zo in dat het afdrukbare gebied wordt gevuld. Bij kaartbladen wordt het diagram automatisch geschaald om de pagina te vullen. Voor diagrammen die zijn ingesloten in gewone werkbladen, moet u het formaat van het diagram mogelijk handmatig aanpassen voordat u het exporteert.
Dynamische diagrammen die worden bijgewerkt op basis van veranderende gegevensbronnen, worden geëxporteerd als statische afbeeldingen van de huidige status. De PDF legt een momentopname vast van de gegevens zoals deze bestonden op het moment van exporteren. Als de brongegevens morgen veranderen, blijft het PDF-diagram bevroren in de exportstatus. Voor rapporten die regelmatig worden bijgewerkt, zou het exportproces de laatste stap in de rapportageworkflow moeten zijn en pas worden uitgevoerd nadat alle gegevens zijn geverifieerd en afgerond.
Toegankelijke PDF's die uit Excel worden geëxporteerd, moeten voor elk diagram alternatieve tekst bevatten. Met Excel kunt u alternatieve tekst aan diagrammen toevoegen via het dialoogvenster Diagramgebied opmaken onder het gedeelte Alternatieve tekst. Beschrijf het doel van het diagram en de belangrijkste trend of vergelijking die het illustreert. Schermlezers kondigen deze alternatieve tekst aan wanneer ze het diagram in de PDF tegenkomen, waardoor de diagraminhoud toegankelijk wordt voor gebruikers die deze niet kunnen zien.
Excel voor Microsoft 365 bevat een exportfunctie onder Bestand, Exporteren, PDF maken die meer controle over de uitvoer biedt dan de standaardoptie Opslaan als PDF. Met de functie Exporteren kunt u opgeven welke delen van de werkmap u wilt opnemen, de paginarichting per blad instellen en kiezen of u documenteigenschappen en toegankelijkheidstags in de uiteindelijke PDF-uitvoer wilt opnemen.
Voor diagrammen die regelmatig moeten worden bijgewerkt en opnieuw moeten worden geëxporteerd, kunt u overwegen de PDF-export te koppelen aan een macro of een Power Automate-stroom. Het automatiseren van de export zorgt voor consistentie in de rapportagecycli en elimineert het risico op handmatige exportfouten, zoals het opnemen van de verkeerde bladen, het vergeten een diagram bij te werken voordat het wordt geëxporteerd, of het toepassen van inconsistente instellingen voor de pagina-instellingen.
Diagrammen die voorwaardelijke opmaak of dynamische kleurschalen gebruiken op basis van celwaarden, worden in de PDF mogelijk anders weergegeven dan in Excel. De PDF legt de weergave van het diagram vast op het moment van exporteren, inclusief de huidige voorwaardelijke opmaakstatus. Als de onderliggende gegevens veranderen en de voorwaardelijke opmaak wordt aangepast, geeft het PDF-diagram deze aanpassingen niet weer, tenzij het opnieuw wordt geëxporteerd.
Een goed georganiseerd PDF-exportproces voor diagrammen verandert uren aan handmatige extractie van diagrammen in een herhaalbare workflow die consistente, professionele output produceert in elke rapportagecyclus zonder het risico op menselijke fouten.
| Exportaanpak | Uitgang | Beste voor | Beperking |
|---|---|---|---|
| Verplaats diagrammen naar diagrambladen | Eén diagram per PDF-pagina | Terugkerende export; schoonste uitvoer | Vereist wijziging van de werkmap |
| Selecteer grafieken + exportselectie | Alleen geselecteerde diagrammen | Eenmalige export | Grafieken moeten op hetzelfde blad staan |
| Kaartverzamelingspagina | Alle grafieken op één pagina | Snel overzicht | Diagrammen zijn mogelijk te klein |
| VBA-macro-automatisering | Consistente PDF met meerdere pagina's | Geplande terugkerende exporten | Vereist macro-instellingen |