Een map met 200 Word-documenten, Excel-spreadsheets en PowerPoint-presentaties die allemaal pdf's moeten worden, is een bekend gezicht in elk kantoor. Het één voor één converteren via de functie Opslaan als PDF van elke toepassing vergt urenlang herhaaldelijk klikken. Een PDF-toolsuite met batchconversiemogelijkheden verandert die uren in minuten door de hele map in één handeling te verwerken, waarbij consistente instellingen op elk bestand worden toegepast.
Batchconversie gaat niet over één ding sneller doen. Het gaat erom dat je één ding één keer doet in plaats van 200 keer.
Voor het batchgewijs converteren van Word naar PDF en andere kantoorformaten via een tool PDF Batch moeten de bronbestanden worden voorbereid, de juiste conversie-instellingen voor elk bestandstype worden geselecteerd en de batch worden uitgevoerd met verificatiecontroles op de uitvoer. De PDF Tools-suite van WukongPDF verwerkt batchconversie in meerdere formaten, en de onderstaande workflow is van toepassing, ongeacht of u een desktopsuite, een browsergebaseerd hulpmiddel of een opdrachtregelconverter gebruikt.
Bronbestanden voorbereiden voor batchconversie
Elk bestand in de batch moet een consistente staat hebben die klaar is om te worden geconverteerd voordat de batch begint. Open een voorbeeld en controleer of de bijgehouden wijzigingen worden geaccepteerd of afgewezen en niet blijven hangen. Opmerkingen moeten worden opgelost. Ingesloten objecten zoals diagrammen en gekoppelde afbeeldingen moeten worden bijgewerkt en mogen geen fouten met verbroken koppelingen vertonen. Deze problemen veroorzaken conversiefouten of vreemde uitvoer die moeilijk te diagnosticeren is omdat de batch onbeheerd wordt uitgevoerd.
Standaardiseer bestandsnamen vóór de conversie. Uitvoer-PDF's nemen bronbestandsnamen over met de extensie .pdf. Inconsistente bronnaamgeving leidt tot inconsistente PDF-naamgeving. Hernoem vooraf naar een consistente conventie. Voeg datums, projectcodes of versienummers toe aan de bestandsnamen als dit van belang is voor de PDF-uitvoer. De bestandsnaam is de enige metagegevens die op betrouwbare wijze batchconversie overleven zonder extra stappen, dus investeer tijd om dit upstream goed te doen.
Groepeer bestanden op type wanneer de conversie-instellingen per formaat verschillen. Word, Excel en PowerPoint hebben elk verschillende PDF-uitvoerinstellingen nodig. Afzonderlijke invoermappen per bestandstype houden de instellingen geordend en voorkomen dat Word-instellingen worden toegepast op een Excel-bestand. Bij sommige tools zijn instellingen per formaat mogelijk binnen een enkele batchtaak, maar de aanpak per map per type is eenvoudiger en minder gevoelig voor configuratiefouten.
Conversie-instellingen kiezen voor elk kantoorformaat
Word-documenten die naar PDF zijn geconverteerd, moeten de documentstructuur behouden: kopteksten worden bladwijzers, voetnoten worden paginaannotaties en links naar de inhoudsopgave blijven functioneel. Schakel deze opties in. Schakel alles uit dat de structuur afvlakt tot eenvoudige tekst, tenzij specifiek een platte PDF vereist is. Gestructureerde PDF's dienen de meeste doeleinden en kunnen later altijd worden afgevlakt. Afgevlakte PDF's kunnen niet opnieuw worden gestructureerd.
Excel-spreadsheets vereisen aandacht voor het afdrukgebied en de schaling. Twintig kolommen met standaardinstellingen produceren microscopisch kleine tekst over meerdere pagina's. Stel het afdrukgebied in op het werkelijke gegevensbereik. Schaal om op de paginabreedte te passen. Kies liggend voor brede platen. Deze instellingen bevinden zich vóór de conversie in de spreadsheet, niet in de PDF-tool. Open een representatief spreadsheet, configureer de pagina-instelling correct, sla het op en gebruik het als sjabloon voor hoe alle spreadsheets in de batch moeten worden geconfigureerd.
PowerPoint-bestanden worden netjes geconverteerd omdat dia's rechtstreeks naar PDF-pagina's verwijzen. De belangrijkste schakelaar zijn sprekernotities en verborgen dia's. Voeg aantekeningen toe als de pdf als hand-out of volledig verslag dient. Sluit ze uit als de PDF het diadeck voor presentatie is. Verborgen dia's moeten in het algemeen worden uitgesloten, tenzij ze verborgen zijn om logistieke redenen die bewaring in het documentrecord vereisen.
| Bronformaat | Sleutelinstelling | Veelvoorkomend probleem |
|---|---|---|
| Woord (.docx) | Behoud de documentstructuur en koppen naar bladwijzers | Bijgehouden wijzigingen die vóór de conversie niet zijn geaccepteerd |
| Excel (.xlsx) | Afdrukgebied instellen, aanpassen aan paginabreedte, liggend voor brede vellen | Kolommen zijn afgebroken of tekst is te klein om te lezen |
| PowerPoint (.pptx) | Sprekersnotities en verborgen dia's opnemen/uitsluiten | Animaties gaan verloren, complexe overgangen worden afgevlakt |
| Google Documenten/Spreadsheets/Dia's | Exporteer eerst als Office-formaat en converteer vervolgens | Google-formaten kunnen in de meeste tools niet rechtstreeks worden geconverteerd |
De batch uitvoeren en de voortgang bewaken
Begin met een testrun van vijf bestanden, één van elk hoofdtype. Controleer de uitvoer van elk testbestand voordat u de volledige batch uitvoert. Een instelling die perfecte Word-uitvoer produceert, kan verminkte Excel-uitvoer opleveren. Door dit op vijf bestanden te vangen, de Excel-instellingen aan te passen en de test opnieuw uit te voeren, wordt voorkomen dat dit op 200 bestanden wordt ontdekt nadat de volledige batch is voltooid en de bronbestanden zijn verplaatst of gewijzigd.
Houd de batch in de gaten terwijl deze vordert. Conversies kunnen voor een bepaald bestand vastlopen als gevolg van corruptie, niet-ondersteunde functies of uitputting van bronnen. Een vastgelopen bestand blokkeert alles erachter. Sommige tools slaan probleembestanden over en gaan door. Anderen stoppen en wachten. Weet welk gedrag uw tool gebruikt en controleer dit periodiek. Het stoppen van gedrag betekent dat u aanwezig moet zijn om het probleembestand over te slaan. Door gedrag over te slaan, kunt u weglopen en de fouten aan het einde bekijken.
Verificatie en opschoning na conversie
Controleer een willekeurig monster nadat de batch is voltooid. Open een paar PDF's van elk bronformaat. Controleer het aantal pagina's, de volledigheid van de inhoud en de opmaakgetrouwheid. Een steekproef van 10 procent spoort systematische problemen op zonder handmatige beoordeling van de volledige batch. Schoon monster betekent schone batch. Problemen in de steekproef betekenen dat het controlepercentage moet worden verhoogd en dat de hoofdoorzaak moet worden onderzocht.
Archiveer bronbestanden afzonderlijk van uitvoer-PDF's. PDF's zijn het leverbare bestand. Bronbestanden zijn werkdocumenten die later kunnen worden bijgewerkt. Afzonderlijke mappen met duidelijke namen voorkomen verwarring tussen .docx- en .pdf-versies door elkaar. Een Source-map en een PDF-Output-map bieden alle structuur die nodig is voor de meeste batches. Simpel, duidelijk en effectief.
Terugkerende batchconversies automatiseren
Wekelijkse of maandelijkse batchconversies verdienen automatisering. Een door de PDF-tool bewaakte bewaakte map converteert automatisch elk bestand dat daarin wordt geplaatst. Teamleden slaan bestanden op in de controlemap in plaats van op hun bureaublad. PDF's verschijnen minuten later in de uitvoermap zonder dat iemand een handmatige conversie uitvoert. De controlemap wordt een onzichtbare infrastructuur.
Scripting verzorgt de voorbereiding vóór de conversie, wat het bewaken van mappen niet mogelijk maakt. Controleren op bijgehouden wijzigingen, afdrukgebieden instellen, bestandsnamen standaardiseren, allemaal scriptbare stappen die worden uitgevoerd voordat bestanden de bewaakte map binnenkomen. Het script wordt voorbereid. De bewaakte map wordt geconverteerd. Samen elimineren ze het handmatige werk van terugkerende batchconversies volledig. Een paar uur scripten elimineert voor altijd uren handmatig werk per maand.