De meeste mensen gebruiken PDF en Word door elkaar zonder er al te veel over na te denken. Dat werkt prima totdat je iemand een Word-document stuurt dat met een compleet andere opmaak op zijn computer wordt geopend, of je een klant een pdf overhandigt die hij of zij moet bewerken en hij/zij terugkomt met de vraag om iets dat hij/zij daadwerkelijk kan veranderen. Als u weet welk formaat u moet gebruiken (en wanneer), bespaart u verrassend veel heen-en-weer-werk. Hier is een praktisch overzicht.
Waar elk formaat eigenlijk voor is
Word (.docx) is een werkformaat. Het is ontworpen voor het maken en bewerken van inhoud: de lay-out is vloeiend, de tekst wordt opnieuw geplaatst terwijl u typt en het bestand verwacht te worden gewijzigd. Het is een document in uitvoering.
PDF is een publicatieformaat. Het is ontworpen voor het delen van voltooide inhoud: de lay-out is vergrendeld, het ziet er op elk apparaat hetzelfde uit en het is niet bedoeld om te worden bewerkt. Het is een document dat klaar is. Als u dit onderscheid begrijpt, zijn de meeste formaatbeslissingen eenvoudig.
Gebruik Word wanneer het document moet worden bewerkt
Als het document heen en weer gaat tussen mensen – een rapport dat input van meerdere teamleden nodig heeft, een contract waarover wordt onderhandeld, een voorstel dat wordt herzien voordat het wordt uitgebracht – is Word het juiste formaat. Wijzigingen bijhouden, opmerkingen, versiegeschiedenis en tools voor cocreatie bestaan allemaal omdat Word is gebouwd voor gezamenlijk bewerken.
Woord heeft ook zin als:
- De ontvanger moet secties invullen of zijn eigen inhoud toevoegen
- U deelt een sjabloon die anderen zullen aanpassen
- Het document zal als uitgangspunt voor iets anders worden gebruikt
Het grootste risico bij Word is inconsistentie in de opmaak. Als de ontvanger een andere versie van Word heeft, andere lettertypen heeft geïnstalleerd of andere standaardinstellingen heeft, kan het document er aan de kant van de ontvanger merkbaar anders uitzien. Voor interne documenten waarbij iedereen op hetzelfde systeem zit, is dit zelden een probleem. Voor alles wat naar klanten of externe contacten gaat, is het het overwegen waard.
PDF gebruiken als het document definitief is
Zodra een document klaar is en klaar is om te delen (facturen, ondertekende contracten, rapporten, voorstellen, portfolio's, certificaten) is Word naar PDF conversie bijna altijd de juiste zet voordat het wordt verzonden. PDF garandeert dat het document er precies zo uitziet als u het heeft ontworpen, op elk apparaat, in elk land, ongeacht welke software de ontvanger heeft.
PDF is ook de juiste keuze wanneer:
- U wilt niet dat de ontvanger de inhoud bewerkt
- Het document wordt afgedrukt en de lay-out moet exact zijn
- U indient bij een portal of systeem waarvoor een PDF-indeling vereist is
- Het document bevat een handtekening, goedkeuringsstempel of wordt gearchiveerd als record
De meest voorkomende fout: Word verzenden terwijl u PDF bedoelt
De meest voorkomende formaatfout in professionele instellingen is het verzenden van een Word-document terwijl het de bedoeling was een voltooid werkstuk te delen. Een Word-bestand geeft aan: "Dit is een concept, u kunt het gerust bewerken". ook al is dat niet wat je bedoelt. Een klant die uw voorstel als .docx-bestand ontvangt, kan het openen, per ongeluk iets wijzigen en het niet beseffen – of erger nog, een aangepaste versie naar iemand anders doorsturen.
De oplossing is eenvoudig: voltooi het document in Word en converteer het vervolgens naar PDF voordat u het verzendt. WukongPDF converteert Word naar PDF op www.wukongpdf.com in seconden: sleep het bestand naar binnen, download de pdf en verzend die in plaats daarvan.
Wanneer u de andere kant op moet
Soms ontvangt u een pdf en moet u deze bewerken: het bronbestand is verdwenen, de afzender had alleen een pdf-versie of u moet de inhoud opnieuw gebruiken. In die gevallen is het converteren van PDF naar Word de praktische oplossing. De conversie zal niet altijd perfect zijn, vooral niet voor documenten met veel ontwerp, maar voor standaard op tekst gebaseerde bestanden zoals rapporten en contracten is deze meestal schoon genoeg om mee te werken.
De korte versie: Word voor bewerken, PDF voor delen. Bewaar het Word-bestand als uw werkdocument en exporteer naar PDF als u klaar bent. Die ene gewoonte elimineert de meeste formaatgerelateerde problemen voordat ze beginnen.