Waarom een PDF die de limieten voor e-mailbijlagen overschrijdt, compressie nodig heeft
Dit is de moeite waard om te controleren. Limieten voor e-mailbijlagen zijn de meest voorkomende reden waarom mensen PDF's moeten comprimeren. Gmail en Outlook beperken beide de bijlage tot 25 megabyte. Veel zakelijke e-mailservers leggen strengere limieten op, soms zo laag als 10 megabytes. Een PDF die is gemaakt op basis van afbeeldingen met een hoge resolutie, gescande documenten of uitvoer van ontwerpsoftware kan deze limieten gemakkelijk overschrijden. De bewerking PDF-compressie verkleint de bestandsgrootte zodat deze binnen de bijlagelimiet past, terwijl de documentkwaliteit zoveel mogelijk behouden blijft.
Compressie die gericht is op de afbeeldingsresolutie levert de meest dramatische verkleining van de bestandsgrootte op voor typische PDF-documenten.
Het beoogde gebruik van het gecomprimeerde document bepaalt het laagst aanvaardbare kwaliteitsniveau voor de compressie.
Compressie gaat niet alleen over het passen onder een limiet. Een kleinere PDF wordt sneller geüpload, wat belangrijk is als u een langzame of gemeten verbinding gebruikt. Het wordt sneller gedownload voor de ontvanger, wat belangrijk is wanneer deze zijn e-mail controleert op een telefoon met een mobiele verbinding. Het neemt minder opslagruimte in beslag in de e-mailaccounts en lokale opslag van zowel de afzender als de ontvanger.
Het doel van PDF-grootte verkleinen is het vinden van de kleinste bestandsgrootte waarbij het document volledig bruikbaar blijft voor het beoogde doel. Een PDF die bedoeld is om op het scherm te lezen, kan agressiever worden gecomprimeerd dan een PDF die bedoeld is voor afdrukken met hoge kwaliteit. Als u de bestemming van het document begrijpt, kunt u het juiste compressieniveau kiezen zonder dat de grootte te veel wordt geoptimaliseerd ten koste van de kwaliteit.
Compressiemethoden die zich richten op verschillende soorten PDF-inhoud
PDF-compressie werkt anders, afhankelijk van wat het document bevat. Een PDF met alleen tekst wordt voornamelijk gecomprimeerd door overtollige structurele gegevens te verwijderen en de insluiting van lettertypen te optimaliseren. De reductie van de bestandsgrootte is bescheiden, doorgaans 10 tot 30 procent, omdat tekstgegevens al efficiënt zijn. Een tekst-PDF die begint bij 2 megabytes, kan worden gecomprimeerd tot 1,5 megabytes.
Een PDF met veel afbeeldingen wordt gecomprimeerd door de resolutie en kwaliteit van de ingesloten afbeeldingen te verminderen. De verkleining van de bestandsgrootte kan dramatisch zijn, doorgaans 50 tot 80 procent, omdat afbeeldingen het overgrote deel van het bestand uitmaken. Een PDF met foto's in hoge resolutie die begint bij 30 megabyte, kan met beeldoptimalisatie worden gecomprimeerd tot minder dan 10 megabyte. Het visuele verschil bij een normale schermgrootte is vaak niet waarneembaar.
Een gescande PDF, die volledig uit paginaafbeeldingen bestaat, wordt gecomprimeerd als een PDF met veel afbeeldingen. De gescande pagina-afbeeldingen worden gedownsampled en gecomprimeerd om de bestandsgrootte te verkleinen. Voor documenten die op het scherm worden gelezen, levert het comprimeren tot 150 DPI doorgaans een bestand op dat 60 tot 80 procent kleiner is, zonder zichtbaar kwaliteitsverlies. Voor documenten die kunnen worden afgedrukt, behoudt 200 tot 300 DPI de afdrukkwaliteit, terwijl de bestandsgrootte nog steeds wordt verkleind in vergelijking met de oorspronkelijke scanresolutie.
De workflow PDF delen profiteert van inzicht in welk type compressie uw document nodig heeft. Een snelle visuele controle van een voorbeeldpagina na compressie bevestigt dat de instellingen geschikt zijn voor uw inhoud. Voor verschillende pagina's binnen hetzelfde document kunnen verschillende compressiebehoeften gelden, vooral bij documenten waarin tekstpagina's, afbeeldingspagina's en gescande pagina's worden gecombineerd.
Een PDF comprimeren op Windows en Mac voor e-mail
Op Windows bevatten PDF-XChange Editor en vergelijkbare gratis tools compressie-opties. Open de PDF, ga naar Bestand, selecteer Opslaan als geoptimaliseerd of een vergelijkbare optie en kies de compressie-instellingen. De meeste tools bieden vooraf ingestelde compressieniveaus zoals Scherm, eBook, Afdrukken en Druk op verschillende kwaliteitsniveaus. Voor e-mailbijlagen levert de voorinstelling Scherm of eBook doorgaans de beste balans tussen grootte en kwaliteit op.
Op Mac bevat Preview een Quartz-filter om de bestandsgrootte te verkleinen. Open de PDF in Voorvertoning, ga naar Bestand, selecteer Exporteren en kies Bestandsgrootte verkleinen in het menu Quartz Filter. Voorvertoning past beeldcompressie en het verwijderen van metagegevens toe om een kleiner bestand te produceren. De uitvoerkwaliteit is over het algemeen goed voor schermweergave, maar is mogelijk niet voldoende voor documenten die worden afgedrukt.
De tool PDF Compressie van WukongPDF werkt in elke browser en biedt meerdere compressieniveaus. Upload de PDF, kies de gewenste compressiesterkte, van lichte optimalisatie voor minimaal kwaliteitsverlies tot sterke compressie voor maximale verkleining van de bestandsgrootte, en download het gecomprimeerde resultaat. De tool verwerkt zowel tekst- als beeldcompressie op intelligente wijze, waarbij voor elk inhoudstype de juiste methode wordt toegepast.
Voor terugkerende compressiebehoeften elimineert de browsergebaseerde aanpak de noodzaak om PDF-software specifiek voor compressie te installeren of bij te werken. De tool is altijd beschikbaar en levert consistente resultaten op, ongeacht het besturingssysteem of apparaat dat u gebruikt.
De gecomprimeerde PDF controleren voordat deze wordt verzonden
Open na de compressie de gecomprimeerde PDF en blader door elke pagina. Controleer of de tekst scherp en leesbaar blijft. Controleer of de afbeeldingen duidelijk zijn en niet gepixeleerd of van kleur zijn verschoven. Controleer of alle diagrammen, grafieken of diagrammen leesbaar zijn, aangezien deze elementen het meest gevoelig zijn voor compressieartefacten. Een snelle kwaliteitscontrole van de gecomprimeerde uitvoer voorkomt dat er een document wordt verzonden dat de ontvanger niet kan lezen.
Vergelijk de bestandsgrootte vóór en na de compressie om te bevestigen dat de bewerking de verwachte reductie heeft bereikt. Als het gecomprimeerde bestand nog steeds de limiet voor e-mailbijlagen overschrijdt, verhoog dan de compressiesterkte en probeer het opnieuw. Als de bestandsgrootte nauwelijks is gewijzigd, bestaat de PDF mogelijk voornamelijk uit tekst met weinig afbeeldingsinhoud die kan worden gecomprimeerd. Controleer in dat geval op andere bronnen van bestandsgroottevergroting, zoals onnodige ingesloten lettertypen of metagegevens.
Als de compressie de kwaliteit onaanvaardbaar verslechtert voordat de doelbestandsgrootte wordt bereikt, overweeg dan alternatieven voor compressie. Splits de PDF in delen die elk onder de bijlagelimiet passen.
Gebruik een cloudopslaglink in plaats van een e-mailbijlage. Verzend het document via een bestandsoverdrachtservice. Compressie is een van de vele hulpmiddelen voor het omgaan met grote PDF's, en soms werkt een andere aanpak beter voor een specifiek document.
Voor temperatuurgevoelige scenario's waarbij kwaliteitsverlies onaanvaardbaar is en het bestand als e-mailbijlage moet worden verzonden, comprimeert u het bestand tot de hoogste kwaliteit die onder de limiet past, en voegt u een opmerking toe aan de e-mail waarin u wordt aangeboden het origineel van volledige kwaliteit indien nodig via een alternatieve methode te verzenden. De ontvanger kan de gecomprimeerde versie onmiddellijk bekijken en het origineel opvragen als hij voor zijn specifieke gebruik een hogere kwaliteit nodig heeft.
De relatie tussen beeldresolutie en bestandsgrootte is direct en voorspelbaar. Door de resolutie van elke afbeelding in een PDF te halveren, van 300 DPI naar 150 DPI, worden de totale afbeeldingsgegevens met ongeveer 75 procent verminderd, omdat elke afbeelding een kwart zoveel pixels bevat.
Deze dramatische reductie is de reden waarom beeldresolutie het primaire doel is van PDF-compressie. Voor documenten die op het scherm worden bekeken, waarbij 150 DPI doorgaans niet te onderscheiden is van 300 DPI op normale kijkafstand, gaat deze reductie gepaard met vrijwel geen zichtbaar kwaliteitsverlies.
Compressie-instellingen die voor de ene PDF uitstekende resultaten opleveren, kunnen voor een andere PDF slechte resultaten opleveren. Een PDF die bestaat uit tekst en eenvoudige grafieken kan bij vrijwel elke instelling goed worden gecomprimeerd, omdat het bestand voornamelijk uit tekstgegevens bestaat, wat al efficiënt is. Een PDF die bestaat uit foto's met een hoge resolutie vereist een zorgvuldigere compressie, omdat agressieve beelddownsampling de fotokwaliteit zichtbaar zal verslechteren. Door de compressie op een representatieve pagina te testen voordat het hele document wordt verwerkt, worden de juiste instellingen voor die specifieke inhoud geïdentificeerd.
Voor gecomprimeerde PDF's die worden afgedrukt, is de minimaal aanvaardbare beeldresolutie afhankelijk van de kijkafstand. Een document dat op standaard briefpapier is afgedrukt en op armlengte wordt bekeken, heeft 200 tot 300 DPI nodig voor scherpe tekst en afbeeldingen. Een poster of banner, bekeken vanaf enkele meters afstand, kan 100 tot 150 DPI gebruiken, omdat de kijkafstand de lagere resolutie onmerkbaar maakt. Door de compressie-instellingen af te stemmen op de beoogde kijkomstandigheden wordt zowel overcompressie, die de kwaliteit verslechtert, als ondercompressie, waardoor het bestand onnodig groot wordt, vermeden.
De compressietool van WukongPDF biedt meerdere sterkteniveaus en een voorbeeldmodus die de verwachte uitvoerkwaliteit laat zien voordat u de compressie uitvoert. Deze preview elimineert het vallen en opstaan van comprimeren, controleren en opnieuw comprimeren totdat de juiste balans tussen grootte en kwaliteit is gevonden.
Voor documenten die tekst en afbeeldingen met een hoge resolutie combineren, past selectieve compressie verschillende compressieniveaus toe op verschillende inhoudstypen binnen dezelfde PDF. Tekst blijft in volledige kwaliteit behouden omdat deze een klein deel van de bestandsgrootte vertegenwoordigt. Afbeeldingen worden agressiever gecomprimeerd omdat ze het grootste deel van de bestandsgrootte vertegenwoordigen. Deze selectieve aanpak levert een kleiner bestand op dan uniforme compressie bij hetzelfde kwaliteitsniveau, omdat de compressie wordt toegepast waar deze de meeste impact heeft en achtergehouden wordt waar deze de minste impact heeft.
Compressie die de bestandsgrootte met 80 procent verkleint terwijl de visuele kwaliteit behouden blijft, is haalbaar voor de meeste PDF's met veel afbeeldingen. De sleutel is het begrijpen dat schermen veel minder pixels weergeven dan printers nodig hebben, en dat het comprimeren van afbeeldingen naar schermresolutie in plaats van naar afdrukresolutie de pixelgegevens elimineert die de ontvanger nooit zal zien. Een foto die is gecomprimeerd tot 150 DPI ziet er op het scherm identiek uit aan de originele 300 DPI-foto, maar het bestand is 75 procent kleiner.
Voor PDF's die vanuit Microsoft Office-toepassingen zijn gemaakt, biedt de oorspronkelijke toepassing vaak een betere compressie dan PDF-compressietools van derden, omdat de toepassing de PDF-structuur tijdens de eerste export kan optimaliseren in plaats van te proberen een reeds gemaakte PDF te comprimeren. Pas indien mogelijk de afbeeldingsresolutie en compressie-instellingen in de oorspronkelijke toepassing aan en exporteer een nieuwe PDF in plaats van de bestaande te comprimeren.
Veel PDF-compressietools bieden ook een voorbeeld van de geschatte uitvoerbestandsgrootte voordat u de compressie uitvoert. Deze preview elimineert het vallen en opstaan van het comprimeren, het controleren van de bestandsgrootte en het opnieuw comprimeren met verschillende instellingen totdat het bestand onder de e-maillimiet past. Voer uw doelbestandsgrootte in, en de tool berekent de compressie-instellingen die nodig zijn om deze te bereiken, en produceert bij de eerste poging een gecomprimeerde PDF met precies de grootte die u nodig heeft.