Je bent uren bezig geweest met het voorbereiden van een presentatie. De dia's zijn gepolijst. De sprekersnotities bevatten uw gesprekspunten, gegevensreferenties en herinneringen voor elke dia. Je exporteert naar PDF en de dia's zien er geweldig uit, maar de sprekersnotities zijn verdwenen. Al die voorbereiding, onzichtbaar voor iedereen die alleen de pdf ontvangt. U hebt deze aantekeningen nodig, zodat de ontvanger de context en redenering achter elke dia kan begrijpen.
PowerPoint kan sprekernotities opnemen in de PDF-export en deze onder of naast elke dia plaatsen. De export van PPT naar PDF met notities transformeert de presentatie van een visueel deck in een uitgebreid document dat werkt als een op zichzelf staand hand-out.
PowerPoint naar PDF exporteren met sprekernotities
Ga in PowerPoint naar Bestand, Opslaan als en kies PDF. Voordat u op Opslaan klikt, klikt u op de knop Opties. In het dialoogvenster Opties, onder "Publiceren wat" selecteer "Notitiepagina's" uit de vervolgkeuzelijst. Dit vertelt PowerPoint om de sprekernotities voor elke dia in de PDF-uitvoer op te nemen. Elke dia verschijnt bovenaan de pagina, met de sprekernotities eronder afgedrukt. Het resultaat is een pdf in hand-outstijl waarbij de lezer zowel de visuele dia als de toelichting op dezelfde pagina ziet.
Ook in het dialoogvenster Opties, onder "Niet-afdrukbare informatie opnemen" controleer "Documenteigenschappen" en "Documentstructuurtags voor toegankelijkheid." Bij de eerste blijven metadata behouden, zoals de titel van de presentatie en de auteur. De tweede creëert een getagde PDF-structuur waar schermlezers doorheen kunnen navigeren. Beide zijn goede standaardinstellingen om voor elke export in te schakelen.
De lay-out van de notitiepagina's wordt bepaald door de Notes-master in PowerPoint. Ga naar Beeld, Notitiemaster om aan te passen hoe de notitiepagina's eruit zullen zien. U kunt de grootte van de diaminiatuur, de positie en het lettertype van de notitietekst aanpassen, en kop- of voettekstelementen toevoegen, zoals paginanummers, datum of een vertrouwelijkheidsverklaring. Wijzigingen in het Notes-model zijn van toepassing op alle dia's. U configureert de lay-out dus één keer en heeft invloed op elke pagina van de geëxporteerde PDF.
Kiezen tussen notitiepagina's en lay-out van hand-outs
PowerPoint biedt twee lay-outs voor exports met notities. Notitiepagina's toont één dia per pagina met de bijbehorende opmerkingen eronder. Dit is de beste lay-out voor een gedetailleerd overzicht, omdat elke dia een volledige pagina krijgt en de aantekeningen voldoende ruimte hebben. De lay-out van de hand-outs toont meerdere dia's per pagina, meestal 2, 3, 4, 6 of 9, met regels voor handgeschreven notities. De lay-out van de hand-outs bevat niet de tekst van de sprekersnotities. Het biedt lege regels waar de lezer zijn eigen aantekeningen kan schrijven.
Als het uw doel is om uw voorbereide gespreksonderwerpen en context te delen, gebruik dan Notitiepagina's. Als het je doel is om het publiek een compact naslagwerk te geven met ruimte om te schrijven, gebruik dan Hand-outs. De twee lay-outs dienen verschillende doeleinden en de keuze moet overeenkomen met hoe de ontvanger de PDF gaat gebruiken. Voor een presentatie die wordt gedeeld met collega's die de volledige context nodig hebben, is Notes Pages vrijwel altijd de juiste keuze.
Opmaaktips voor professionele notitiepagina's
Sprekersnotities bevatten vaak informeel taalgebruik, afkortingen en herinneringen die voor de presentator logisch zijn, maar er in een gedistribueerd document slordig uitzien. Voordat u met notities exporteert, controleert u de notitietekst voor elke dia. Verwijder persoonlijke herinneringen die niet gedeeld mogen worden, zoals ‘vermeld hier de resultaten van het derde kwartaal’. of "vraag naar het budget." Breid afkortingen uit naar volledige termen. Zorg ervoor dat de aantekeningen gelezen worden als samenhangend proza en niet als opsommingsfragmenten. De aantekeningen die voor u als spreker nuttig zijn, zijn niet noodzakelijkerwijs geschikt voor verspreiding.
De lettergrootte van de notities in de geëxporteerde PDF wordt bepaald door de Notes Master. De standaardgrootte is meestal 10 tot 12 punten. Als uw aantekeningen lang zijn, overweeg dan om de lettergrootte te vergroten tot 11 of 12 punten, zodat u ze gemakkelijker kunt lezen. Pas indien nodig de grootte van de diaminiatuur aan in het Notitiemodel om meer ruimte aan de notitietekst te geven. Een diaminiatuur op 50% van de paginahoogte laat de resterende 50% over voor notities, wat een goede balans is voor dia's met een gemiddelde hoeveelheid notitietekst.
Specifieke dia's met notities exporteren
Als u alleen specifieke dia's met hun aantekeningen wilt delen, zoals de samenvattingsdia's, stelt u het paginabereik in het dialoogvenster Opslaan als PDF in onder Opties. Voer de dianummers in die u wilt opnemen. Alleen die dia's en hun aantekeningen verschijnen in de PDF. Door deze selectieve export blijft het bestand gefocust en wordt voorkomen dat de ontvanger wordt overspoeld met dia's die voor hem of haar niet relevant zijn.
WukongPDF kan ook een geëxporteerde pdf met aantekeningen verwerken om bladwijzers uit de diatitels toe te voegen, waardoor het document met meerdere pagina's navigeerbaar wordt. Upload de PDF, gebruik de bladwijzereditor om bladwijzers te maken op basis van de diakoppen en download de verbeterde versie. De combinatie van PDF-presentatie-dia's, sprekersnotities en bladwijzers creëert een uitgebreid document dat zowel dient als visuele referentie als als gedetailleerd schriftelijk rapport.
Als u regelmatig presentaties als PDF's met notities deelt, slaat u de exportinstellingen op als een aangepaste PDF-voorinstelling. In het dialoogvenster Opslaan als kunt u, na het configureren van de opties, de huidige instellingen opslaan als een voorinstelling voor toekomstig gebruik. De volgende keer dat u exporteert, selecteert u uw voorinstelling in de vervolgkeuzelijst. Dit elimineert de noodzaak om de exportinstellingen voor notities voor elke presentatie opnieuw te configureren. De PDF Export-tools van WukongPDF kunnen PowerPoint-bestanden ook rechtstreeks verwerken en converteren naar PDF's met aantekeningen zonder dat PowerPoint hoeft te worden geïnstalleerd.
Een specifieke workflow voor teams die samenwerken aan presentaties: voordat u met notities exporteert, voert u als team een beoordelingspas uit op de notitietekst. Elk teamlid opent het PowerPoint-bestand, bekijkt de aantekeningen op de aan hen toegewezen dia's en werkt deze bij om de uiteindelijk overeengekomen boodschap weer te geven. Deze gezamenlijke beoordeling zorgt ervoor dat de pdf met aantekeningen die na de vergadering wordt verspreid, een nauwkeurige, gecontroleerde context bevat in plaats van de concept-gesprekspunten van één persoon. De aantekeningen worden onderdeel van het officiële verslag van de presentatie en verdienen dus dezelfde redactionele aandacht als de dia's zelf.
Voor presentaties die worden gearchiveerd voor toekomstig gebruik, is de PDF met aantekeningen waardevoller dan de versie met alleen dia's. Een dia met de tekst "Q3-resultaten" met een grafiek is betekenisvol in de context, maar zes maanden later cryptisch. Dezelfde dia met toelichting waarin wordt uitgelegd dat de omzet in het derde kwartaal de verwachtingen met 12% overtrof als gevolg van de lancering van nieuwe producten in augustus. blijft voor onbepaalde tijd begrijpelijk. De aantekeningen transformeren de presentatie van een visueel hulpmiddel dat afhankelijk is van een presentator in een op zichzelf staand document dat de boodschap zonder commentaar overbrengt. Voor elke presentatie die ertoe doet buiten de vergadering waar deze werd gehouden, is het exporteren met aantekeningen de standaard die professionele documentatie onderscheidt van kortstondige dia's.