PowerPoint-presentaties zijn gebouwd voor live levering. Animaties tonen opsommingstekens één voor één. Overgangen bewegen tussen dia's met visuele flair. Ingesloten video's worden afgespeeld zodra u erop klikt. Door naar PDF te exporteren, wordt al die dynamische inhoud afgevlakt tot statische pagina's. De animatie die achtereenvolgens drie opsommingstekens onthulde, toont ze nu alle drie op dezelfde dia, omdat de PDF de eindstatus van elke animatie vastlegde, en niet de reeks.
Een PDF kan geen animaties afspelen. Maar het kan documenteren wat die animaties moesten doen.
Als u een PPT naar PDF-bestand exporteert terwijl de animaties bewaard blijven, betekent dit dat u elke animatiestap vastlegt als een afzonderlijke PDF-pagina, of dat u annotaties toevoegt die de animatiereeks op de geëxporteerde dia beschrijven. De PDF Export-tools van WukongPDF verzorgen de basisconversie. De onderstaande animatiedocumentatie maakt van een beperking van het PDF-formaat een feature.
Wat er gebeurt met PowerPoint-elementen tijdens PDF-export
Statische inhoud, tekst, afbeeldingen, vormen, grafieken worden rechtstreeks naar PDF geconverteerd, waarbij de opmaak behouden blijft. Animaties worden niet ondersteund door het PDF-formaat en zijn afgevlakt. De PDF toont de eindstatus van elk geanimeerd element. Een lijst met opsommingstekens die item voor item verschijnt, toont alle items tegelijkertijd. Een diagram dat reeksen per reeks opbouwt, toont alle reeksen in één keer. Een afbeelding die vervaagt, wordt met volledige dekking weergegeven.
Sprekernotities, verborgen dia's en opmerkingen zijn de andere elementen die door de export worden beïnvloed. Standaard sluiten de meeste exporttools sprekernotities en verborgen dia's uit. U kunt de opname ervan inschakelen in de exportinstellingen, meestal onder Opties of Instellingen in het dialoogvenster Opslaan als PDF. Door sprekernotities op te nemen, wordt onder elke dia een notitiegedeelte toegevoegd. Door verborgen dia's op te nemen, worden ze als gewone dia's aan de PDF toegevoegd, wat wel of niet gewenst kan zijn, afhankelijk van de reden waarom de dia's verborgen waren.
Animatiereeksen vastleggen als afzonderlijke PDF-pagina's
Voor kritische presentaties waarbij de animatiereeks deel uitmaakt van het bericht, exporteert u elke animatiestap als een afzonderlijke PDF-pagina. Deze aanpak dupliceert de dia één keer voor elke animatiestap, waardoor de incrementele status wordt vastgelegd. Een dia met drie geanimeerde opsommingstekens wordt geëxporteerd als drie PDF-pagina's: pagina één toont het eerste opsommingsteken, pagina twee toont de eerste en tweede, pagina drie toont alle drie. De PDF-lezer ziet de opsommingstekens één voor één verschijnen terwijl ze door de pagina's scrollen.
Deze benadering van meerdere pagina's per dia is in sommige versies ingebouwd in de functie Hand-outs maken van PowerPoint en kan worden geautomatiseerd via een macro die door elke animatiestatus en export stapt. Voor presentaties met veel animatiestappen kan de resulterende PDF lang zijn. Een presentatie van 20 dia's met gemiddeld 3 animatiestappen per dia wordt een pdf van 60 pagina's. Voeg paginanummers toe die zijn opgemaakt als dianummer.stapnummer, zodat lezers naar de animatiereeks van een specifieke dia kunnen navigeren.
Annotatienotities toevoegen voor animatiebeschrijvingen
Als het exporteren van meerdere pagina's niet praktisch is, kunt u annotaties toevoegen aan de geëxporteerde PDF waarin de animatie wordt beschreven. Een tekstvak of een notitie op elke dia waarin animaties worden gebruikt, kan het volgende beschrijven: deze dia heeft drie animatiestappen, het eerste opsommingsteken, dan het tweede opsommingsteken en vervolgens het derde opsommingsteken, elk na klikken. De annotatie behoudt de bedoeling van de presentatie, ook al kan de PDF deze niet uitvoeren.
Het annoteren duurt een paar seconden per dia en verandert de statische PDF in een nuttig naslagwerk voor iedereen die de presentatie vanuit de PDF moet afleveren. Een presentator die alleen de PDF ontvangt, kan nog steeds de beoogde stroom begrijpen, zelfs als hij handmatig door de opsommingstekens moet bladeren die tegelijkertijd op de pagina verschijnen. De annotaties overbruggen de kloof tussen wat de PDF laat zien en waarvoor de livepresentatie is ontworpen.
| PowerPoint-element | PDF-gedrag | Oplossing |
|---|---|---|
| Entree animaties | Alle elementen in één keer zichtbaar in definitieve staat | Exporteer elke stap als afzonderlijke pagina of maak er aantekeningen van |
| Schuifovergangen | Als u dit negeert, verschijnen de dia's opeenvolgend | Geen oplossing; overgangen zijn inherent alleen live |
| Ingebouwde video/audio | Toont posterframe of statische tijdelijke aanduiding | Voeg een hyperlink toe naar de oorspronkelijke mediabestandslocatie |
| Spreker notities | Standaard verborgen, kan worden opgenomen via exportopties | Schakel in exportinstellingen in; afdrukken onder dia |
| Verborgen dia's | Standaard verborgen, kan worden opgenomen via exportopties | Alleen inschakelen als verborgen dia's context bevatten en niet alleen overgeslagen inhoud |
Sprekernotities opnemen in de geëxporteerde PDF
Sprekersnotities bevatten de gesprekspunten, gegevensreferenties en aanwijzingen voor de presentatie die een presentatie mogelijk maken. Door ze in de PDF-export op te nemen, wordt het bestand een uitgebreid presentatiepakket: de dia's laten zien wat het publiek ziet en de notities laten zien wat de presentator zegt. De meeste exportdialoogvensters bevatten de optie Publiceren wat met de keuze voor Notes-pagina's.
Sprekernotities verhogen het aantal PDF-pagina's, maar voegen een onevenredige waarde toe. Een presentatie met 30 dia's met aantekeningen wordt een PDF van 30 pagina's met aantekeningensecties, grofweg het dubbele van de bestandsgrootte van de versie met alleen dia's, maar veel nuttiger als zelfstandig document. Voor presentaties die worden gedeeld met collega's die deze later zullen afleveren, is het toevoegen van aantekeningen niet optioneel. Het is het verschil tussen iemand dia's geven en hem een presentatie geven.
Een hand-out voor een presentator maken vanuit de PDF
Een PDF die met sprekersnotities wordt geëxporteerd, kan dienen als hand-out voor de presentator, een document dat de visuele dia's combineert met de gespreksonderwerpen. Druk de PDF af met de lay-out Notitiepagina's, waarbij elke dia bovenaan de pagina wordt geplaatst en de sprekersnotities eronder. De presentator kan de afgedrukte hand-out tijdens de presentatie vasthouden als back-up als de dia's mislukken, of deze onder het publiek verspreiden als afhaalmaaltijd met zowel de beelden als de belangrijkste boodschappen.
Overweeg om voor hand-outs voor het publiek te exporteren zonder sprekernotities als de notities interne gespreksonderwerpen bevatten die niet bedoeld zijn voor externe distributie. Een afzonderlijke export, één met aantekeningen voor de presentator en één zonder aantekeningen voor het publiek, duurt enkele seconden extra en voorkomt de schaamte van het delen van interne afleverbonnen met klanten. De twee-exportaanpak kost niets en elimineert een hele categorie van informatielekken.
De geëxporteerde PDF verifiëren vóór delen
Open de geëxporteerde PDF en blader door elke dia. Controleer of de tekstopmaak de export heeft overleefd, of de lettertypen correct zijn weergegeven en of afbeeldingen en diagrammen aanwezig zijn en correct zijn gepositioneerd. Besteed speciale aandacht aan dia's met complexe lay-outs, overlappende elementen of aangepaste lettertypen. Dit zijn de dia's met de meeste kans op exportartefacten.
Als de PDF wordt afgedrukt, drukt u één testdia af. Kleurverschuivingen tussen scherm en afdruk komen vaak voor omdat PowerPoint RGB-kleuren gebruikt en PDF-afdrukken CMYK. Een blauw dat er op het scherm professioneel uitziet, kan worden afgedrukt als modderig paars. Pas de originele PowerPoint-kleuren aan als de afgedrukte uitvoer niet aan de verwachtingen voldoet. De printtest spoort kleurproblemen op die de schermbeoordeling niet kan detecteren.