Waarom het ondertekenen van een pdf op de iPhone zonder deze af te drukken belangrijk is
De traditionele workflow voor het ondertekenen van een document is verspillend en traag. Iemand e-mailt u een pdf. U downloadt het, drukt het af op papier, ondertekent de afgedrukte pagina met een pen, scant de ondertekende pagina terug naar een digitaal bestand en e-mailt deze terug. Dit proces verbruikt papier, inkt en minstens 15 minuten tijd voor wat een digitale bewerking van 30 seconden zou moeten zijn. Door een PDF rechtstreeks op uw iPhone te ondertekenen, wordt elke fysieke stap in die workflow geëlimineerd. Het document blijft digitaal van ontvangst tot terugzending en het ondertekeningsproces duurt minder dan een minuut.
De handtekening die u op uw iPhone aanmaakt, wordt via iCloud automatisch gesynchroniseerd met uw iPad en Mac.
Een stylus produceert een aanzienlijk natuurlijkere handtekeninglijn dan een vingertop op het glazen scherm.
Naast de tijds- en middelenbesparing levert digitaal ondertekenen op de iPhone een schoner, professioneler resultaat op. Een pen-op-papier-handtekening die opnieuw in een PDF wordt gescand, vertoont vaak scannerartefacten, heeft een ongelijkmatige belichting over de pagina en bevat de blanco papieren achtergrond rond de handtekening. Een tool Sign PDF op de iPhone plaatst een schone handtekeningafbeelding rechtstreeks op de documentpagina met een transparante achtergrond, waardoor een resultaat ontstaat dat er professioneel uitgevoerd uitziet in plaats van haastig geïmproviseerd.
De rechtsgeldigheid van digitaal aangebrachte handtekeningen is de afgelopen jaren aanzienlijk verbeterd. Elektronische handtekeningen zijn in de meeste rechtsgebieden juridisch bindend voor de meeste documenttypen onder wetten zoals de ESIGN Act in de Verenigde Staten en eIDAS in de Europese Unie. Voor de overgrote meerderheid van persoonlijke en zakelijke documenten heeft een handtekening die wordt toegepast via een iPhone-ondertekeningstool hetzelfde juridische gewicht als een handtekening op papier.
De iPhone Markup Tool gebruiken om een PDF te ondertekenen zonder extra apps
De iPhone heeft een ingebouwde handtekeningtool in de Markup-functie, toegankelijk via de Bestanden-app, de Mail-app en overal waar de Markup-interface verschijnt na het openen van een PDF. Als u een PDF in de app Bestanden wilt ondertekenen, opent u het document, tikt u op het pictogram Markering bovenaan het scherm, tikt u op de plusknop en selecteert u Handtekening. Als u eerder een handtekening heeft opgeslagen, verschijnt deze als een optie om in te voegen. Als u er nog geen hebt opgeslagen, tikt u op Handtekening toevoegen of verwijderen en gebruikt u vervolgens uw vinger om uw handtekening op het scherm te tekenen. De iPhone bewaart de handtekening voor toekomstig gebruik, zodat u deze maar één keer hoeft aan te maken.
Nadat u de handtekening heeft ingevoegd, kunt u deze naar de juiste positie in het document slepen, het formaat ervan wijzigen door te knijpen en de kleur aanpassen. De handtekening verschijnt als een semi-transparante overlay die u precies over de handtekeninglijn kunt plaatsen. Tik op Gereed om de ondertekende PDF op te slaan. De ondertekende versie overschrijft standaard het origineel in de Bestanden-app. Om het niet-ondertekende origineel te behouden, gebruikt u het deelblad om een kopie op te slaan voordat u de handtekening toepast.
Deze ingebouwde methode vereist geen app-installatie, geen account aanmaken en geen internetverbinding. Het werkt volledig offline op het apparaat. De handtekeningafbeelding wordt opgeslagen in de beveiligde enclave van het apparaat en wordt niet naar een cloudservice geüpload, tenzij u ervoor kiest deze via iCloud te synchroniseren. Voor privacygevoelige documenten bieden de in iOS ingebouwde PDF Tools ondertekeningsmogelijkheden waardoor uw handtekeninggegevens op uw apparaat blijven staan.
De beperking van de Markup-methode is dat er een afbeelding van uw handtekening op de pagina wordt geplaatst in plaats van dat er een cryptografisch verifieerbare digitale handtekening wordt gemaakt. Voor de meeste persoonlijke en zakelijke documenten is de beeldhandtekening perfect geschikt. Voor documenten die cryptografische verificatie van de identiteit van de ondertekenaar of manipulatiedetectie vereisen, is een speciale tool voor digitale handtekeningen nodig die op certificaten gebaseerde ondertekening ondersteunt.
iPhone-apps van derden met meer geavanceerde ondertekenfuncties
Verschillende PDF-apps voor iPhone van derden bieden ondertekeningsfuncties die verder gaan dan wat de ingebouwde Markup-tool biedt. Adobe Acrobat Reader voor iPhone ondersteunt zowel op afbeeldingen gebaseerde handtekeningen als op certificaten gebaseerde digitale handtekeningen. Het kan ook handtekeningen van andere mensen opvragen door hen een link te sturen, de status van openstaande handtekeningverzoeken volgen en ondertekende documenten opslaan in een doorzoekbaar archief. Deze extra functies zijn van belang voor gebruikers die ondertekende documenten regelmatig verwerken in plaats van af en toe.
PDF Expert van Readdle biedt een bijzonder soepele ondertekeningsworkflow op de iPhone. De app detecteert handtekeningvelden in PDF-formulieren en klikt de handtekening automatisch op zijn plaats, waardoor de handmatige positioneringsstap wordt geëlimineerd. Het ondersteunt ook meerdere opgeslagen handtekeningen, wat handig is voor mensen die documenten in verschillende hoedanigheden ondertekenen, zoals persoonlijke hoedanigheid en professionele hoedanigheid, met voor elk verschillende handtekeningstijlen.
De browsergebaseerde tool Sign PDF van WukongPDF werkt op iPhone via Safari en biedt plaatsing, formaat en positionering van handtekeningen zonder een app te installeren. De tool verwerkt documenten in het geheugen en slaat uw handtekening niet op de servers op, waardoor het geschikt is voor het ondertekenen van gevoelige documenten op een apparaat dat u beheert.
Ervoor zorgen dat uw op de iPhone toegepaste handtekening er professioneel uitziet
Een met de vinger getekende handtekening op een glazen scherm ziet er zelden zo natuurlijk uit als een handtekening met pen op papier bij de eerste poging. Verschillende technieken verbeteren het resultaat. Als u met een stylus in plaats van met uw vingertop tekent, krijgt u vloeiendere, meer gecontroleerde lijnen omdat de styluspunt kleiner en nauwkeuriger is. Goedkope capacitieve stylussen die compatibel zijn met iPhone-schermen zijn overal verkrijgbaar en maken een merkbaar verschil in de kwaliteit van de handtekening.
Als u toegang heeft tot een Mac, kunt u een handtekening maken met het trackpad of de camera van de Mac en deze via iCloud met uw iPhone synchroniseren. Op de Mac open je Preview, ga naar de Markup-werkbalk en selecteer Handtekeningen beheren. Je kunt met je vinger een handtekening op het trackpad tekenen of een wit stuk papier ondertekenen en dit tegen de camera van de Mac houden. Bij beide methoden wordt een handtekening van hoge kwaliteit vastgelegd die met uw iPhone wordt gesynchroniseerd en in de Markup-handtekeningenlijst op al uw apparaten verschijnt.
Voor het beste resultaat maakt u de handtekening één keer met behulp van de Mac-cameramethode, waarbij een echte pen-op-papier handtekening wordt vastgelegd met een natuurlijke variatie in lijndikte. Deze handtekening wordt vervolgens via iCloud-synchronisatie beschikbaar op uw iPhone en levert resultaten op die niet te onderscheiden zijn van een fysiek ondertekend document. De eenmalige installatie duurt twee minuten en verbetert vanaf dat moment de weergave van elk document dat u op uw iPhone ondertekent.
De veiligheid van uw digitale handtekening moet overeenkomen met de gevoeligheid van de documenten die u ondertekent. Voor routinedocumenten zoals toestemmingsbewijzen, interne goedkeuringen en informele overeenkomsten is de handtekening die u maakt in de iPhone Markup-tool perfect geschikt. Voor juridisch belangrijke documenten, zoals contracten, akten en registratiedocumenten, moet u overwegen of een op een certificaat gebaseerde digitale handtekening de aanvullende verificatie en het bewijs van manipulatie biedt die het belang van het document rechtvaardigt.
Wanneer u een PDF op uw iPhone ondertekent en deze terugstuurt naar de aanvrager, is de ondertekende PDF die u bewaart voor uw administratie uw bewijs van wat u heeft ondertekend. Sla een kopie van de ondertekende PDF op in een speciale map Ondertekende documenten in uw Bestanden-app of in de cloudopslag voordat u deze verzendt. Deze praktijk creëert een archief van uw ondertekende documenten waar u later naar kunt verwijzen als er vragen rijzen over wat u hebt ondertekend en wanneer. Een consistente naamgevingsconventie voor ondertekende documenten, inclusief de documentnaam, de datum van ondertekening en uw initialen, maakt het archief doorzoekbaar op basis van een van deze criteria.
Voor ondertekeningsworkflows waarbij meerdere partijen hetzelfde document achter elkaar ondertekenen, is de volgorde van handtekeningen van belang voor zowel de rechtsgeldigheid als de documentintegriteit. De eerste ondertekenaar moet de PDF ondertekenen en doorsturen naar de tweede ondertekenaar, die ondertekent en doorstuurt naar de derde, enzovoort. Elke ondertekenaar moet een kopie van het document bewaren zoals het bestond toen hij het ondertekende. Deze sequentiële workflow, waarbij bij elke stap individuele gegevens worden bijgehouden, creëert een duidelijke keten van handtekeningbewijzen die elk van de partijen indien nodig kan reconstrueren.
De handtekening die u op uw iPhone aanmaakt, kan ook op uw iPad en Mac worden gebruikt als iCloud-synchronisatie voor handtekeningen is ingeschakeld. Deze beschikbaarheid op verschillende apparaten betekent dat u één keer een handtekening van hoge kwaliteit kunt maken met behulp van het Mac-trackpad of de cameramethode, en deze beschikbaar kunt hebben voor het ondertekenen van PDF's op uw iPhone wanneer u maar wilt. De handtekening wordt automatisch gesynchroniseerd en verschijnt in de Markup-handtekeningkiezer op al uw apparaten waarop u met dezelfde Apple ID bent ingelogd.
Voor documenten waarvoor naast een volledige handtekening initialen nodig zijn, zoals contracten waarbij initialen op elke pagina plus een handtekening op de laatste pagina nodig zijn, kunt u in de Markup-tool een aparte handtekening voor uw initialen maken. Maak de volledige handtekening als uw primaire opgeslagen handtekening en maak vervolgens een tweede handtekening die alleen uit uw initialen bestaat. Beide verschijnen in de handtekeningkiezer en u kunt de juiste handtekening invoegen voor elke ondertekeningslocatie in het document.
Het milieuvoordeel van digitaal ondertekenen gaat verder dan het besparen van papier. Elk digitaal ondertekend document elimineert de ecologische voetafdruk van het afdrukken, waaronder de papierproductie, het inkt- of tonerverbruik en het elektriciteitsverbruik van de printer, plus de scanenergie om het ondertekende papier weer om te zetten in digitale vorm. Voor een organisatie die jaarlijks honderden ondertekende documenten verwerkt, zijn de cumulatieve milieubesparingen door digitaal ondertekenen meetbaar en zinvol.
Door deze kleine aanpassingen aan uw ondertekenworkflow verandert de iPhone van een apparaat dat technisch PDF's kan ondertekenen in een apparaat dat ondertekende PDF's produceert die u met trots kunt verzenden, met handtekeningen die er op elk document authentiek en professioneel uitzien.