Waarom het samenvoegen van meerdere PDF's een gebruikelijke Mac-workflow is
Mac-gebruikers moeten regelmatig meerdere PDF's combineren in één document. Een sollicitant verzendt een cv, een sollicitatiebrief en een portfolio als drie afzonderlijke pdf's die de rekruteringsmanager als één bestand wil beoordelen. Een contractant dient maandelijks facturen in als individuele pdf's, die de boekhoudafdeling consolideert in een kwartaalrapport. Een student downloadt meerdere tijdschriftartikelen voor een onderzoekspaper en wil deze lezen als één geannoteerd document.
Door eenmalig een Automator-snelle actie in te stellen, bespaart u tijd bij elke toekomstige samenvoegbewerking die u uitvoert.
Een snelle miniatuurweergave door de samengevoegde uitvoer ontdekt de meest voorkomende fouten in de volgorde en oriëntatie.
Bij de bewerking PDF samenvoegen worden twee of meer afzonderlijke PDF-bestanden samengevoegd tot één document met alle pagina's uit alle bronbestanden, in de door u opgegeven volgorde. Het resultaat is één PDF die kan worden gedeeld, afgedrukt, gearchiveerd of verder bewerkt als één bestand in plaats van als een verzameling afzonderlijke documenten. Voor Mac-gebruikers is deze handeling via Preview en de Finder in het besturingssysteem ingebouwd, waardoor er geen extra softwareaankoop of -installatie vereist is.
Naast eenvoudige aaneenschakeling hebben Mac-gebruikers vaak meer controle nodig over het samenvoegproces. Mogelijk moet u pagina's uit de ene PDF in het midden van een andere PDF invoegen in plaats van ze aan het einde toe te voegen. Mogelijk moet u specifieke paginabereiken uit meerdere brondocumenten combineren in plaats van elke pagina uit elk bestand samen te voegen. Mogelijk hebt u de samengevoegde uitvoer nodig om de bladwijzers, koppelingen en formuliervelden van elk brondocument te behouden. Verschillende Mac-tools ondersteunen verschillende niveaus van verfijning van samenvoegingen, en het kiezen van de juiste tool voor de taak bepaalt of het samenvoegen een bewerking met één klik is of een handmatig proces dat uit meerdere stappen bestaat.
Voorvertoning gebruiken om PDF's samen te voegen: de ingebouwde Mac-methode waarvoor geen extra software nodig is
Preview, de standaard PDF- en afbeeldingsviewer die bij elke Mac wordt geleverd, kan PDF's samenvoegen door middel van eenvoudig slepen en neerzetten. Open de eerste PDF in Voorvertoning en open vervolgens de zijbalk Miniaturen vanuit het menu Beeld om een verticale strook met paginaminiaturen te zien. Sleep de tweede PDF vanuit de Finder naar de zijbalk met miniaturen op de positie waar u de pagina's wilt laten verschijnen. De pagina's uit het gesleepte bestand worden ingevoegd op de neerzetpositie, en Voorvertoning werkt het document bij met de gecombineerde paginaset. Sla het resulterende document op en de samenvoeging is voltooid.
Deze methode van slepen en neerzetten werkt voor een willekeurig aantal PDF's. U kunt tien bestanden naar de zijbalk met miniaturen slepen en de pagina's ervan rangschikken door afzonderlijke miniaturen binnen de zijbalk omhoog of omlaag te slepen. De flexibiliteit van de indeling maakt Preview geschikt voor de meeste dagelijkse samenvoegtaken, het combineren van bonnen, het samenvoegen van gescande pagina's, het samenstellen van rapporten uit meerdere hoofdstukbestanden, zonder dat er extra toepassingen hoeven te worden geopend.
Voorvertoning heeft beperkingen die voor sommige workflows van belang zijn. Het voegt alle pagina's van elke gesleepte PDF samen en biedt tijdens het samenvoegen geen optie voor het selecteren van een paginabereik. Als u alleen de pagina's 3 tot en met 7 uit een PDF van 20 pagina's wilt opnemen, moet u die pagina's eerst in een afzonderlijk bestand extraheren of de gehele PDF samenvoegen en vervolgens de ongewenste pagina's uit het samengevoegde resultaat verwijderen. Voorvertoning behoudt ook geen bladwijzers, interne koppelingen of formuliervelden uit de bron-PDF's. Voor samenvoegtaken waarbij deze elementen moeten overleven in de samengevoegde uitvoer, is een capabeler hulpmiddel nodig.
Het Mac PDF-ecosysteem biedt deze ingebouwde mogelijkheid kosteloos, waardoor het eenvoudig samenvoegen van PDF's toegankelijk wordt voor elke Mac-gebruiker zonder te hoeven zoeken naar software van derden. Voor het merendeel van de persoonlijke en kleine zakelijke PDF-samenvoegbehoeften zijn de mogelijkheden van Preview voldoende en besparen ze tijd en kosten bij het aanschaffen van speciale PDF-software.
Geavanceerd PDF-samenvoegen op Mac met Automator en tools van derden
Mac Automator, een andere ingebouwde tool, kan een samenvoegworkflow creëren die met een enkele klik wordt uitgevoerd. Maak een nieuwe Automator-workflow, voeg de actie PDF-pagina's combineren toe, configureer de paginavolgorde en uitvoerinstellingen en sla de workflow op als een Finder-snelle actie. Eenmaal opgeslagen, kunt u met de rechtermuisknop op een selectie van PDF-bestanden in de Finder klikken, de Snelle actie kiezen in het menu Services, en Automator voegt ze samen tot één PDF in de volgorde waarin ze zijn geselecteerd. Deze aanpak is sneller dan Preview voor frequente samenvoegbewerkingen, omdat de stappen van het openen van Preview, het ordenen van miniaturen en het opslaan worden geëlimineerd.
Voor samenvoegingen die complexe scenario's moeten verwerken, waaronder het invoegen van specifieke paginabereiken uit elke bron, het behouden van bladwijzers en koppelingen, of het samenvoegen van PDF's met conflicterende paginaformaten en -oriëntaties, bieden PDF Tools van derden mogelijkheden die verder gaan dan wat ingebouwde Mac-tools bieden. PDF Expert, PDFpen en Adobe Acrobat voor Mac ondersteunen allemaal het selectief samenvoegen van paginabereiken en behouden interactieve elementen uit de brondocumenten. De keuze tussen deze tools hangt af van waartoe u al toegang heeft en welke specifieke samenvoegfuncties uw workflow vereist.
De browsergebaseerde samenvoegtool van WukongPDF werkt op Mac via Safari, Chrome of een andere browser. Upload de PDF's in de volgorde waarin u ze wilt combineren, pas optioneel de paginavolgorde aan door middel van slepen en neerzetten, en download het samengevoegde resultaat. De tool verwerkt gemengde paginaformaten en -oriëntaties correct en bewaart interne links en bladwijzers van de brondocumenten, waardoor de belangrijkste beperkingen van Preview worden aangepakt zonder dat software-installatie nodig is.
Veelvoorkomende problemen met het samenvoegen van Mac-bestanden
Een veel voorkomende frustratie bij het samenvoegen op de Mac treedt op wanneer de bron-PDF's verschillende paginaformaten hebben. Het samenvoegen van een document van Letter-formaat met een A4-document, of het combineren van staande en liggende pagina's binnen dezelfde samenvoeging, levert een resultaat op waarbij sommige pagina's te groot of te klein lijken in verhouding tot andere. Voorvertoning verwerkt gemengde paginaformaten door elke pagina op de oorspronkelijke grootte te houden, wat betekent dat de samengevoegde PDF inconsistent scrollt als de kijker tussen pagina's met verschillende afmetingen beweegt. Als uw samengevoegde document alle pagina's met een uniform formaat nodig heeft, gebruik dan een tool die normalisatie van het paginaformaat biedt als onderdeel van het samenvoegproces, in plaats van samen te voegen met Voorvertoning en daarna te proberen inconsistente paginaformaten te corrigeren.
Een ander probleem betreft met een wachtwoord beveiligde bron-PDF's. Voorvertoning kan een met een wachtwoord beveiligde PDF pas samenvoegen als u deze opent en het wachtwoord invoert. Zelfs nadat u het wachtwoord hebt ingevoerd, staat Voorvertoning mogelijk niet toe dat pagina's uit het beveiligde document naar een andere PDF worden gesleept. Verwijder de wachtwoordbeveiliging van het bronbestand voordat u het probeert samen te voegen, of gebruik een samenvoegprogramma dat het samenvoegen van met een wachtwoord beveiligde PDF's ondersteunt door tijdens het samenvoegen om het wachtwoord te vragen.
Bij grote samenvoegbewerkingen waarbij tientallen bronbestanden met honderden pagina's betrokken zijn, kunnen de prestaties van Preview merkbaar vertragen. Elke paginaminiatuur moet worden weergegeven voordat u pagina's kunt rangschikken, en bij de laatste opslagbewerking wordt het gehele samengevoegde document in één keer naar schijf geschreven. In deze gevallen verwerkt een speciaal samenvoegprogramma of een opdrachtregelaanpak, zoals het gebruik van de ingebouwde Python-scriptfunctie op Mac, de samenvoeging sneller en met minder geheugendruk.
Voor gebruikers die regelmatig PDF's samenvoegen als onderdeel van een terugkerende workflow, betaalt het investeren van tijd in het opzetten van een Automator Quick Action of een opgeslagen workflow zich die tijd vele malen terug. Een eenmalige installatie van 10 minuten bespaart 30 seconden bij elke samenvoeging daarna. Als u PDF's vijf keer per week samenvoegt, betaalt de installatie zichzelf binnen een maand terug en blijft het voor onbepaalde tijd tijd besparen. De Automator-aanpak is bijzonder waardevol omdat deze rechtstreeks in het rechtermuisknopmenu van de Finder kan worden geïntegreerd, waardoor de samenvoegbewerking overal toegankelijk is waar u door bestanden bladert.
Wanneer u PDF's samenvoegt die als één document worden verzonden naar een ontvanger die een specifieke paginavolgorde verwacht, voegt u een voorblad toe als eerste pagina van de samengevoegde uitvoer. Een voorblad met de documenttitel, de datum, de lijst met brondocumenten en het totale aantal pagina's biedt de ontvanger onmiddellijke context over wat het samengevoegde document bevat en hoe het is samengesteld. Het maken van een eenvoudige voorpagina duurt in elke teksteditor twee minuten en voegt een professioneel tintje toe dat de ontvangers opmerken en waarderen.
Voer na het samenvoegen een snelle kwaliteitscontrole uit die minder dan een minuut duurt. Blader van begin tot eind door de samengevoegde PDF op miniatuurformaat en zoek naar pagina's die ontbreken, gedupliceerd zijn, in de verkeerde volgorde staan of in de verkeerde richting staan. Met deze visuele controle worden de meest voorkomende samenvoegfouten opgespoord die optreden wanneer bronbestanden onverwachte paginaaantallen hadden, wanneer het opnieuw ordenen via slepen en neerzetten fout ging, of wanneer de paginarichting van een bronbestand afwijkt van wat u had verwacht. De tijd om deze fouten op te sporen is onmiddellijk na het samenvoegen, voordat het document met iemand wordt gedeeld.
Het ordenen van bronbestanden vóór het samenvoegen verkleint de kans op fouten. Plaats alle PDF's die u wilt samenvoegen in één map. Hernoem ze met numerieke voorvoegsels die de gewenste samenvoegvolgorde aangeven: 01-Cover.pdf, 02-Report.pdf, 03-Appendix.pdf. De numerieke voorvoegsels zorgen voor een correcte volgorde wanneer u alle bestanden selecteert en samenvoegt, ongeacht de alfabetische sortering van de originele bestandsnamen. Deze voorbereidingsstap is vooral waardevol bij het samenvoegen van veel bestanden of wanneer de samenvoegbewerking kan worden herhaald met bijgewerkte versies van individuele brondocumenten.
Voor de meest veeleisende samenvoegscenario's, zoals het combineren van honderden PDF's in één archiefdocument, biedt de opdrachtregel een snel alternatief voor grafische hulpmiddelen. Mac bevat een Python-installatie die PDF-manipulatiescripts kan uitvoeren, en het gratis poppler-utils-pakket dat via Homebrew kan worden geïnstalleerd, biedt de pdfunite-opdracht die PDF's samenvoegt met een enkele terminalopdracht. Hoewel de opdrachtregel niet de juiste aanpak is voor incidentele gebruikers, profiteren Mac-gebruikers die grootschalige PDF-samenvoegbewerkingen uitvoeren regelmatig van het leren van deze aanpak, waarmee een map met PDF's in seconden kan worden verwerkt in plaats van de minuten die grafische tools voor dezelfde taak nodig hebben.