Waarom het toevoegen van een wachtwoord voordat u een PDF e-mailt een slimme voorzorgsmaatregel is
E-mail is geen veilig communicatiekanaal. Een e-mailbericht passeert meerdere servers tussen de afzender en de ontvanger, en bij elke hop wordt de berichtinhoud, inclusief eventuele bijgevoegde PDF-bestanden, tijdelijk opgeslagen en mogelijk toegankelijk voor serverbeheerders. Door een wachtwoord aan een PDF toe te voegen voordat u deze aan een e-mail toevoegt, zorgt u ervoor dat zelfs als de e-mail wordt onderschept of geopend door iemand anders dan de beoogde ontvanger, de inhoud van het document beschermd blijft.
Het doorgeven van het wachtwoord via een ander kanaal dan de e-mail is de allerbelangrijkste beveiligingspraktijk.
De coderingsstandaard die uw PDF-tool gebruikt, bepaalt rechtstreeks hoe bestand het document is tegen ongeoorloofde toegang.
Wachtwoordbeveiliging is vooral belangrijk voor documenten die persoonlijke informatie, financiële gegevens, juridische communicatie of bedrijfsgevoelige inhoud bevatten. Een belastingaangifte die naar een accountant wordt gestuurd, een contract dat naar een klant wordt gestuurd of een medisch dossier dat naar een arts wordt gestuurd, profiteren allemaal van de extra beveiligingslaag die wachtwoordbeveiliging biedt. Het wachtwoord moet aan de ontvanger worden doorgegeven via een ander kanaal dan de e-mail met de beveiligde PDF, bijvoorbeeld per telefoon, sms of een afzonderlijke e-mail die naar een ander adres wordt verzonden.
PDF-beveiliging via wachtwoordbeveiliging is niet onbreekbaar, maar vormt wel een sterke praktische barrière tegen toevallige ongeoorloofde toegang. Het zou miljarden jaren duren om een met een wachtwoord beveiligde PDF, gecodeerd met AES-256-codering, de standaard die wordt gebruikt door moderne PDF-tools, met brute kracht te kraken met de huidige computertechnologie, uitgaande van een sterk wachtwoord van redelijke lengte. De praktische veiligheid van met een wachtwoord beveiligde PDF's wordt niet beperkt door de coderingssterkte, maar door de sterkte van het gekozen wachtwoord en de veiligheid van het afzonderlijke kanaal dat wordt gebruikt om het te delen.
Stap voor stap: een wachtwoord toevoegen aan een PDF voordat u e-mailt
Het toevoegen van wachtwoordbeveiliging aan een PDF voordat deze per e-mail wordt verzonden, duurt in de meeste PDF-tools ongeveer 30 seconden. Open de PDF in de gewenste beveiligingstool PDF Wachtwoord. Zoek de beveiligings- of beveiligingsfunctie, die doorgaans te vinden is onder Bestand, Extra of een menuoptie Beschermen. Selecteer de optie om wachtwoordbeveiliging toe te voegen. Er wordt een dialoogvenster geopend waarin u het wachtwoord invoert dat u wilt gebruiken.
De meeste tools voor wachtwoordbeveiliging bieden twee afzonderlijke wachtwoorden: een open wachtwoord en een machtigingswachtwoord. Het open wachtwoord is vereist om het document überhaupt te kunnen bekijken. Het machtigingswachtwoord bepaalt wat de ontvanger met het document kan doen nadat het het heeft geopend, zoals of hij het kan afdrukken, er tekst uit kan kopiëren of het kan bewerken. Voor e-mailbijlagen is het open wachtwoord het wachtwoord dat beschermt tegen ongeautoriseerde toegang. Het machtigingswachtwoord biedt extra controle over wat geautoriseerde ontvangers met het document kunnen doen nadat ze het hebben geopend.
Kies een wachtwoord dat de ontvanger kan onthouden of gemakkelijk kan ophalen via het aparte kanaal dat u gaat gebruiken om het te delen. Een wachtwoord zoals een korte zin met een cijfer, zoals de postcode van de ontvanger, gecombineerd met een woord dat verband houdt met het onderwerp van het document, is praktisch. Vermijd het gebruik van de naam, geboortedatum of andere gemakkelijk te raden informatie van de ontvanger als enige wachtwoordcomponent. Nadat u het wachtwoord hebt ingevoerd en bevestigd, slaat u de beveiligde PDF op. Controleer of de beveiliging werkt door het bestand te sluiten en opnieuw te openen. Er moet dan om het wachtwoord worden gevraagd voordat er inhoud wordt weergegeven.
Nadat u de beveiliging heeft geverifieerd, voegt u de beveiligde PDF toe aan uw e-mail en verzendt u deze. Geef het wachtwoord vervolgens via het door u gekozen aparte kanaal door aan de ontvanger. Neem het wachtwoord niet op in dezelfde e-mail als de beveiligde PDF, omdat dit het doel van wachtwoordbeveiliging volledig tenietdoet. Een apart communicatiekanaal zorgt ervoor dat iemand die toegang krijgt tot de e-mail de bijlage alsnog niet kan openen.
Een tool kiezen voor het beveiligen van PDF's met een wachtwoord op verschillende apparaten
Op een Windows-computer kan Adobe Acrobat Reader wachtwoordbeveiliging aan PDF's toevoegen, evenals Microsoft Print to PDF in combinatie met de doel-PDF-editor. De meeste PDF-tools van derden voor Windows bevatten ook functies voor wachtwoordbeveiliging. De ingebouwde opties variëren per Windows-versie, dus controleer wat uw specifieke versie ondersteunt voordat u extra software installeert.
Op een Mac biedt de ingebouwde Preview-applicatie geen ondersteuning voor het toevoegen van wachtwoordbeveiliging, maar het ColorSync-hulpprogramma en verschillende gratis Mac PDF-tools van derden wel. PDF Expert en PDFpen bieden beide wachtwoordbeveiliging als onderdeel van hun functies. Voor incidenteel gebruik vermijdt een browsergebaseerde tool die de PDF lokaal verwerkt de noodzaak om software te installeren.
Op iPhone en Android is wachtwoordbeveiliging beschikbaar via PDF-bewerkingsapps. De ingebouwde tools van Apple bieden geen PDF-wachtwoordbeveiliging, dus er is een app van derden of een browsergebaseerd hulpmiddel nodig. Het proces is vergelijkbaar op mobiele platforms: open de pdf in de app, selecteer de beveiligings- of beveiligingsoptie, voer het wachtwoord in en bevestig het en sla de beveiligde versie op.
De PDF Security-tool van WukongPDF werkt in elke browser en op elk apparaat en voegt AES-256-wachtwoordbeveiliging toe aan PDF's zonder software-installatie. Upload de PDF, voer het wachtwoord in en download het beveiligde bestand. De tool verwerkt het bestand in het geheugen en slaat de originele of beveiligde versies niet op de servers op nadat de bewerking is voltooid.
Wat een goed pdf-wachtwoord is en hoe u dit veilig kunt delen
Een goed PDF-wachtwoord balanceert veiligheid en bruikbaarheid. Een willekeurige reeks letters, cijfers en symbolen van 16 tekens is uiterst veilig, maar onpraktisch om te communiceren en voor de ontvanger om te typen. Een wachtwoord dat bestaat uit verschillende niet-gerelateerde woorden met een nummer, zoals de combinatie van een kleur, een dier en een driecijferig nummer dat de ontvanger kent, is veel gemakkelijker om telefonisch te communiceren en bij de eerste poging correct te typen, terwijl het nog steeds voldoende beveiliging biedt voor de meeste scenario's voor documentbeveiliging.
De methode die u gebruikt om het wachtwoord te delen moet gescheiden zijn van de e-mail met de beveiligde PDF. Een telefoongesprek is ideaal omdat het via stemherkenning de identiteit van de ontvanger bevestigt. Een sms-bericht naar het bekende telefoonnummer van de ontvanger is handig en redelijk veilig. Ook een berichtenapp met end-to-end encryptie, zoals Signal of WhatsApp, is geschikt. Vermijd het delen van het wachtwoord via hetzelfde e-mailaccount dat de beveiligde PDF heeft verzonden, via niet-gecodeerde chattoepassingen of via een kanaal waar het wachtwoord kan worden onderschept naast het document dat het beschermt.
De kracht van de PDF-wachtwoordversleuteling is in de loop der jaren aanzienlijk verbeterd, en als u begrijpt welk versleutelingsniveau uw tool gebruikt, kunt u weloverwogen beveiligingsbeslissingen nemen. Moderne PDF-tools die AES-256-codering ondersteunen, bieden bescherming die voldoet aan de huidige cryptografische normen. Oudere tools of basisconverters die alleen RC4-encryptie ondersteunen, een ouder en zwakker algoritme, bieden aanzienlijk minder bescherming tegen vastberaden aanvallers. Controleer de documentatie of beveiligingsinstellingen van uw PDF-tool om te bevestigen welke coderingsstandaard deze toepast. Als AES-256 beschikbaar is, gebruik deze dan.
Nadat de ontvanger heeft bevestigd dat hij de beveiligde PDF heeft ontvangen en geopend, kunt u overwegen het wachtwoord te wijzigen of de beveiliging op te heffen als het document onderweg niet langer hoeft te worden beveiligd. Een met een wachtwoord beveiligde PDF in de e-mailinbox of downloadmap van de ontvanger is beschermd tegen toevallige toegang, maar het wachtwoord blijft een punt van wrijving elke keer dat de ontvanger het document moet openen. Door de bescherming te verwijderen na een succesvolle bezorging, wordt de gemakkelijke toegang hersteld terwijl het document beschermd was tijdens de meest risicovolle fase van zijn reis, de overdracht via e-mailservers tussen afzender en ontvanger.
Voor terugkerende documentuitwisselingen met dezelfde ontvanger, zoals wekelijkse rapporten aan een klant of maandelijkse overzichten aan een accountant, stelt u een gedeeld wachtwoordprotocol in dat u consequent gebruikt. De ontvanger kent het wachtwoord en heeft niet elke keer een aparte communicatie nodig, maar het wachtwoord beschermt nog steeds elk afzonderlijk document tijdens de verzending. Een gedeeld wachtwoord dat elk kwartaal verandert, biedt een balans tussen veiligheid, door periodieke wachtwoordrotatie, en gemak, doordat er niet voor elke documentuitwisseling een afzonderlijke wachtwoordcommunicatie nodig is.
Organisaties met een formeel informatiebeveiligingsbeleid moeten verifiëren of hun PDF-wachtwoordbeveiligingspraktijken in overeenstemming zijn met dat beleid. Sommige beleidsregels vereisen specifieke versleutelingsstandaarden, regels voor minimale wachtwoordcomplexiteit of goedgekeurde tools voor het toepassen van beveiliging. Het gebruik van een persoonlijke PDF-tool om een document met bedrijfsgevoelige informatie met een wachtwoord te beveiligen, kan voldoen aan het praktische doel van het beveiligen van het document, maar in strijd zijn met een beleidsvereiste om een goedgekeurde bedrijfstool te gebruiken. Controleer het beleid van uw organisatie voordat u standaardiseert op een bepaalde PDF-beveiligingsmethode voor zakelijke documenten.
Wanneer u een met een wachtwoord beveiligde PDF van iemand anders ontvangt, verschuift de verantwoordelijkheid voor het veilig houden van het wachtwoord naar u. Bewaar het wachtwoord in een wachtwoordbeheerder in plaats van in uw e-mailinbox, waar het naast de beveiligde PDF staat en het doel van communicatie via afzonderlijke kanalen tenietdoet. Met de meeste wachtwoordbeheerders kunt u notities en bestanden toevoegen aan wachtwoordinvoer, zodat u de wachtwoordinvoer aan het beveiligde PDF-bestand kunt koppelen voor gemakkelijke toegang zonder de veiligheidsscheiding tussen het document en het bijbehorende wachtwoord in gevaar te brengen.
Veel PDF-tools bieden ook op certificaten gebaseerde versleuteling als alternatief voor op wachtwoorden gebaseerde versleuteling. Certificaatversleuteling maakt gebruik van digitale certificaten in plaats van wachtwoorden, waardoor het wachtwoordcommunicatieprobleem wordt geëlimineerd omdat de ontvanger al over het certificaat beschikt dat nodig is om het document te ontsleutelen. Op certificaten gebaseerde beveiliging is in eerste instantie complexer om in te stellen, maar biedt een sterkere, doorlopende beveiliging voor terugkerende documentuitwisselingen met dezelfde ontvangers.
Het nemen van deze paar extra minuten om gevoelige documenten te beschermen voordat ze per e-mail worden verzonden, is een gewoonte die, eenmaal aangeleerd, net zo automatisch wordt als het bijvoegen van het bestand zelf, en het biedt gemoedsrust die niet in verhouding staat tot de kleine moeite die het met zich meebrengt.