Een PDF-formulier met tekstvelden voor naam, datum, adres en opmerkingen is compleet, op het belangrijkste element na: een plaats waar de ontvanger kan ondertekenen. Zonder een aangewezen handtekeningveld moet de ontvanger het formulier afdrukken, fysiek ondertekenen en terug naar digitaal scannen, waardoor de volledig digitale workflow wordt doorbroken, of proberen een handtekeningafbeelding ergens op de pagina te plaatsen zonder een duidelijke doellocatie, in de hoop dat deze op de juiste plek terechtkomt.
Een handtekeningveld vertelt de ontvanger precies waar hij moet ondertekenen en biedt de tools om dit digitaal te doen. Het veld is een container die een digitale handtekening, een getypte naam of een handtekeningafbeelding accepteert en deze op zijn plaats vergrendelt.
Als u een invulbaar Sign PDF-handtekeningveld aan een formulier wilt toevoegen, moet u een PDF-formuliereditor gebruiken om een digitaal handtekeningveld op de aangewezen handtekeninglocatie te plaatsen, en dit optioneel configureren om de ondertekenervaring van de ontvanger te begeleiden. De PDF Forms-tools van WukongPDF ondersteunen het maken van handtekeningvelden, en de onderstaande stappen behandelen het toevoegen van handtekeningvelden die uw formulieren volledig digitaal ondertekenbaar maken.
Een veld voor een digitale handtekening op het formulier plaatsen
Open in Adobe Acrobat Pro het gereedschap Formulier voorbereiden. Acrobat detecteert automatisch bestaande formuliervelden en gaat naar de formulierbewerkingsmodus. Selecteer in de werkbalk bovenaan het gereedschap Digitale handtekening, dat wordt weergegeven als een penpictogram of het label Een handtekeningveld toevoegen heeft. Klik op de pagina waar de handtekening moet worden geplaatst en sleep om een rechthoek te tekenen die het handtekeninggebied definieert. De rechthoek moet groot genoeg zijn voor een natuurlijke handgeschreven handtekening, doorgaans ongeveer 5 cm breed en 0,5 cm hoog.
Nadat u het veld hebt geplaatst, klikt u er met de rechtermuisknop op en selecteert u Eigenschappen. Geef het veld op het tabblad Algemeen een beschrijvende naam, zoals Handtekening aanvrager of Handtekening klant. De veldnaam identificeert deze specifieke handtekening in de gegevens van het formulier en moet uniek zijn binnen het document. Configureer op het tabblad Uiterlijk hoe het veld eruitziet wanneer het wordt afgedrukt en weergegeven op het scherm. Op het tabblad Ondertekend kiest u wat er gebeurt nadat de ontvanger ondertekent: vergrendel het document om verdere wijzigingen te voorkomen of sta verdere bewerking toe.
Het handtekeningveld configureren voor de ervaring van de ontvanger
In het dialoogvenster Eigenschappen van het veld op het tabblad Ondertekend vergrendelt de optie Markeren als alleen-lezen na ondertekening het document nadat de ontvanger zijn of haar handtekening heeft gezet, waardoor verdere wijzigingen in formuliervelden worden voorkomen. Deze instelling is geschikt voor definitieve documenten, zoals ondertekende contracten, waarbij er na ondertekening geen wijzigingen mogen plaatsvinden. Laat deze optie uitgeschakeld voor formulieren waarbij de ontvanger mogelijk moet ondertekenen en vervolgens doorgaat met het invullen van andere velden, of waarbij meerdere handtekeningen van verschillende mensen vereist zijn.
Voeg op het tabblad Algemeen een tooltip toe die verschijnt wanneer de ontvanger over het handtekeningveld beweegt. Een tooltip-lezing Klik hier om te ondertekenen. U kunt uw naam typen, uw handtekening tekenen of een handtekening uploaden. De afbeelding leidt nieuwe gebruikers door het ondertekeningsproces en vermindert de verwarring over wat het veld doet.
Handtekeningvelden toevoegen voor meerdere ondertekenaars
Voor formulieren waarvoor handtekeningen van meerdere partijen vereist zijn, een contract waarvoor zowel de handtekening van de klant als de handtekening van de bedrijfsvertegenwoordiger nodig is, of een goedkeuringsformulier waarvoor ondertekening door een manager en een directeur vereist is, plaatst u voor elke ondertekenaar een afzonderlijk handtekeningveld. Geef elk veld een naam om de ondertekenaar te identificeren: Klanthandtekening, Managergoedkeuring, Directeurhandtekening. Plaats elk veld in de buurt van de overeenkomstige naam en titeltekst op het formulier.
Sommige workflows voor PDF-ondertekening ondersteunen sequentiële ondertekening, waarbij het document automatisch van de ene ondertekenaar naar de volgende wordt gerouteerd. Configureer de ondertekenvolgorde in de eigenschappen van het handtekeningveld of in de ondertekeningsworkflowinstellingen van het document. De eerste ondertekenaar ontvangt het document, ondertekent zijn veld en het document vraagt hem automatisch om het door te sturen naar de volgende ondertekenaar. Bij opeenvolgende ondertekening blijft de beoogde ondertekeningsvolgorde behouden, die voor sommige documenttypen juridische betekenis heeft.
Het handtekeningveld testen vóór distributie
Nadat u alle handtekeningvelden hebt geplaatst en geconfigureerd, slaat u het formulier op en opent u het in een standaard PDF-viewer zoals Adobe Acrobat Reader, niet in de Pro-bewerkingsversie. Dit simuleert de ervaring van de ontvanger. Klik op elk handtekeningveld en bevestig dat het ondertekeningsproces wordt geactiveerd. Doorloop de ondertekenworkflow voor elk veld en controleer of de handtekening correct, op de juiste positie en op het juiste formaat verschijnt.
Test het formulier op ten minste één mobiel apparaat als de kans groot is dat ontvangers op een telefoon of tablet zullen ondertekenen. Mobiele PDF-viewers gaan anders om met handtekeningvelden dan desktopviewers, en een veld dat perfect werkt op een desktop kan moeilijk te activeren zijn of wordt mogelijk onjuist weergegeven op mobiel. Door op verschillende platforms te testen, worden deze problemen opgespoord voordat ze de ontvangers frustreren.
| Veldinstelling | Doel | Aanbeveling |
|---|---|---|
| Veldnaam | Identificeert de handtekening in de formuliergegevens | Gebruik beschrijvende, unieke namen per ondertekenaar |
| Tooltip-tekst | Begeleidt de ontvanger bij het ondertekenen | Voeg korte instructies toe voor nieuwe gebruikers |
| Na ondertekening markeren als alleen-lezen | Vergrendelt document nadat handtekening is toegepast | Inschakelen voor definitieve documenten, uitschakelen voor formulieren met meerdere handtekeningen |
| Ondertekeningsopdracht | Regelt de volgorde van meerdere handtekeningen | Configureer voor documenten waarbij de ondertekenvolgorde van belang is |
Alternatieven wanneer een digitaal handtekeningveld niet wordt ondersteund
Sommige PDF-viewers, vooral oudere versies en sommige mobiele apps, ondersteunen de velden voor digitale handtekeningen niet volledig. Voor maximale compatibiliteit biedt u een reserveoptie: voeg een zichtbare handtekeninglijn toe die op de pagina is getekend, een horizontale lijn met de labels Handtekening: en Datum: eronder afgedrukt, naast het veld voor de digitale handtekening. Ontvangers waarvan de kijkers digitale handtekeningen ondersteunen, kunnen het veld gebruiken. Ontvangers van wie de kijkers dat niet doen, kunnen afdrukken, fysiek ondertekenen en scannen.