Een rapport van 200 pagina's moet worden verspreid onder vijf afdelingshoofden. Iedereen heeft alleen zijn relevante sectie nodig. Marketingbehoeften pagina's 12 tot en met 45. Financiële behoeften pagina's 46 tot en met 89. Operationele behoeften pagina's 90 tot en met 140. U splitst de PDF in secties, stelt vijf afzonderlijke e-mails op, voegt het juiste bestand aan elke sectie toe en verzendt deze. Dit proces werkt voor een eenmalige distributie. Als je dit wekelijks doet, kosten de repetitieve stappen uren. Door de split-and-e-mailworkflow te automatiseren, wordt het document verwerkt en worden de secties afgeleverd zonder handmatige tussenkomst.
Door een PDF te splitsen en elke sectie naar een andere ontvanger te e-mailen, wordt het splitsen van PDF's gecombineerd met e-mailautomatisering. De splitstool verdeelt het document. Een e-mailtool of script levert de stukken. In deze handleiding wordt beschreven hoe u de workflow instelt.
De Split PDF en e-mailworkflow transformeert een repetitief proces dat uit meerdere stappen bestaat, in één enkele geautomatiseerde bewerking.
De split-en-e-mailtoewijzing voorbereiden
Maak een toewijzingsdocument dat de splitsingen en ontvangers definieert. Geef voor elke sectie het paginabereik, de uitvoerbestandsnaam en het e-mailadres van de ontvanger op. Het mappingdocument is de blauwdruk voor de geautomatiseerde workflow. Het vertelt de splitstool waar het document moet worden verdeeld en de e-mailtool waar elk stuk naartoe moet worden gestuurd.
Het uitvoeren van de splitsing
Gebruik een PDF-splitstool die aangepaste paginabereiken ondersteunt. Splits het document volgens de toewijzing. Elke sectie wordt een afzonderlijk PDF-bestand met de naam volgens de toewijzing. De gesplitste uitvoer is een set bestanden die gereed zijn voor distributie.
WukongPDF-splittools ondersteunen aangepaste paginabereiken. De gesplitste uitvoer van PDF-pagina's is georganiseerd voor distributie.
Automatisering van de e-mailbezorging
Gebruik tools voor e-mailautomatisering om elk gesplitst bestand naar de ontvanger te verzenden. Een eenvoudig script of een tool voor het samenvoegen van e-mails kan het toewijzingsdocument lezen, het juiste bestand aan elke e-mail toevoegen en verzenden. De automatisering elimineert de handmatige cyclus van opstellen, bijvoegen en verzenden voor elke ontvanger.
De geautomatiseerde workflow PDF Sharing is voltooid wanneer elke ontvanger de toegewezen sectie ontvangt zonder handmatige tussenkomst.
Een herbruikbare split-en-e-mailsjabloon maken
Voor terugkerende distributies maakt u een sjabloon die de splitsingen en ontvangers definieert. Werk elke week of maand alleen de bron-PDF bij. Het sjabloon blijft hetzelfde. De automatisering verwerkt het nieuwe document met behulp van de bestaande mapping.
De terugkerende sjabloon Split PDF elimineert de insteltijd voor elke distributiecyclus. De mapping wordt eenmalig geconfigureerd en hergebruikt.
Afhandelen van mislukte e-mailbezorging
Wanneer de automatische bezorging van e-mail voor een specifieke ontvanger mislukt, moet het systeem de fout registreren en doorgaan met de overige ontvangers. Eén enkele mislukte levering mag niet de hele workflow stopzetten. Probeer mislukte leveringen handmatig opnieuw nadat het probleem is opgelost.
De geautomatiseerde bezorging PDF Sharing met foutafhandeling zorgt ervoor dat de meeste ontvangers hun secties ontvangen, zelfs als één e-mail stuitert.
Ontvangstbewijs van ontvanger verifiëren
Na de automatische bezorging controleert u bij een aantal ontvangers of ze de juiste sectie hebben ontvangen en deze kunnen openen. Geautomatiseerde levering is efficiënt. Menselijke verificatie bevestigt dat het ook accuraat was.
De verificatiestap van PDF Tools voor geautomatiseerde bezorging spoort configuratiefouten op voordat deze gevolgen hebben voor alle ontvangers.
Integratie van split-and-e-mail met documentbeheersystemen
Voor bedrijfsworkflows integreert u het split-and-e-mailproces met het documentbeheersysteem. Het DMS activeert de splitsing wanneer een nieuw document wordt toegevoegd. De e-mailbezorging gebeurt automatisch. De gehele workflow verloopt zonder menselijke tussenkomst.
De Split PDF DMS-integratie transformeert een handmatig proces in een geautomatiseerde pijplijn.
Aangepaste e-mailhoofdtekst per ontvanger toevoegen
Het toewijzingsdocument kan voor elke ontvanger een aangepaste hoofdtekst van de e-mail bevatten. Bij elk onderdeel hoort een persoonlijke boodschap. De automatisering is efficiënt en persoonlijk.
De gepersonaliseerde e-mailtekst PDF Sharing voor elke ontvanger zorgt ervoor dat geautomatiseerde bezorging individueel aanvoelt in plaats van een massaproductie.
Leveringsstatus registreren voor auditdoeleinden
Registreer elke bezorging: de ontvanger, het verzonden bestand, de tijdstempel en de bezorgingsstatus. Het logboek biedt een audittrail voor naleving en probleemoplossing.
Het PDF Workflow-leveringslogboek is het overzicht van wat er naar wie en wanneer is verzonden.
Het beveiligen van de geautomatiseerde e-mailpijplijn
Geautomatiseerde e-mailbezorging moet worden beveiligd. Gebruik geverifieerde SMTP. Versleutel de verbinding. Beperk de toegang tot de e-mailconfiguratie. Een onbeveiligde e-mailpijplijn kan worden gekaapt om spam- of phishing-e-mails te verzenden.
De beveiliging van de geautomatiseerde e-mailpijplijn van PDF Security is net zo belangrijk als de documentbeveiliging.
Grote bijlagen verwerken die de e-maillimieten overschrijden
Sommige gesplitste secties overschrijden mogelijk nog steeds de limieten voor e-mailbijlagen. Configureer de automatisering om te grote bestanden te detecteren en deze opnieuw te splitsen of ze af te leveren via een cloudlink in plaats van als bijlage.
De Split PDF-groottebewaking tijdens automatische e-mailbezorging voorkomt dat berichten uit te grote bijlagen worden teruggestuurd.
Terugkerende gesplitste en e-mailtaken plannen
Voor wekelijkse of maandelijkse distributies kunt u plannen dat de taak voor het splitsen en e-mailen automatisch wordt uitgevoerd. Het schema activeert de workflow zonder handmatige start. Het document wordt zonder menselijke tussenkomst op tijd verwerkt en afgeleverd.
De PDF Workflow-planning voor terugkerende distributies transformeert een handmatige periodieke taak in achtergrondautomatisering.
Het testen van de geautomatiseerde pijplijn met voorbeeldgegevens
Voordat u geautomatiseerde split-and-e-mail in productie implementeert, test u eerst met een voorbeelddocument en test u de adressen van de ontvangers. Controleer of de splitsing correct is, de e-mails zijn afgeleverd en de bijlagen intact zijn.
Met de pijplijntests PDF Sharing worden configuratiefouten opgespoord voordat deze gevolgen hebben voor echte ontvangers.
Afhandelen van teruggestuurde e-mailmeldingen
Wanneer een geautomatiseerde e-mail stuitert, moet de afzender een melding ontvangen. Configureer het e-mailsysteem om bouncemeldingen door te sturen naar een beheerder die het adres van de ontvanger kan onderzoeken en corrigeren.
De PDF Sharing afhandeling van bounces voor geautomatiseerde bezorging zorgt ervoor dat niet-bezorgde secties worden geïdentificeerd en opnieuw worden verzonden.
Een leveringsbevestigingsrapport maken
Nadat de geautomatiseerde split-and-e-mailrun is voltooid, genereert u een afleveringsrapport met een samenvatting van wat er naar wie is verzonden en wanneer. Het rapport is een registratie van de distributie voor naleving en referentie.
Het leveringsbevestigingsrapport PDF Workflow sluit de cirkel van geautomatiseerde distributie.