Een projectteam slaat documenten op meerdere cloudplatforms op. Ontwerpbestanden live in Dropbox. Contracten staan in Google Drive. Rapporten live in OneDrive. Wanneer het project wordt afgesloten, moeten al deze documenten worden gecombineerd tot één leverbare PDF. Maar de bronbestanden staan niet op uw lokale apparaat. Ze bevinden zich in verschillende cloudaccounts, die elk hun eigen authenticatie vereisen. Door elk bestand naar uw apparaat te downloaden, ze lokaal te ordenen en ze vervolgens naar een samenvoegtool te uploaden, worden onnodige stappen toegevoegd. Een efficiëntere workflow verbindt de samenvoegtool rechtstreeks met elk cloudopslagaccount, haalt de bestanden op van hun respectievelijke locaties en voegt ze op de server samen.
Voor het samenvoegen van PDF's uit verschillende cloudopslagaccounts is een samenvoegtool nodig die meerdere cloudopslagverbindingen tegelijkertijd ondersteunt. Bij elke clouddienst authenticeert u één keer. De tool heeft rechtstreeks toegang tot de bestanden vanaf hun opslaglocaties. U selecteert de bestanden die u tussen accounts wilt samenvoegen. De samenvoeging gebeurt aan de serverzijde. De uitvoer wordt opgeslagen op de door u gekozen bestemming.
De workflow Merge PDF voor multi-clouddocumenten elimineert de cyclus van downloaden en opnieuw uploaden. Bestanden worden rechtstreeks van de cloudopslag naar de samenvoegserver naar de uitvoerbestemming verplaatst. Uw apparaat fungeert als controlepaneel, niet als datasnelweg.
Multi-cloud-toegang instellen
Open de samenvoegtool en zoek naar verbindingsopties voor cloudopslag. De meeste tools die cloudintegratie ondersteunen, bieden verbindingen met Google Drive, Dropbox en OneDrive. Verbind elk account waartoe u toegang wilt hebben. De verbindingen maken gebruik van OAuth-authenticatie. U verleent de samenvoegtool toestemming om bestanden van elk account te lezen. U kunt deze machtigingen op elk gewenst moment intrekken via de accountinstellingen van uw cloudopslag. De tool kan nu door alle verbonden accounts bladeren en bestanden selecteren.
WukongPDF ondersteunt cloudopslagintegratie voor documentverwerking. De PDF Tools multi-cloud samenvoegworkflow vereist dat elk bronaccount is verbonden voordat de samenvoegsessie begint.
Bestanden voor verschillende accounts selecteren en ordenen
Nadat u de accounts hebt verbonden, navigeert u door elke accountbestandsstructuur en selecteert u de bestanden die u in de samenvoeging wilt opnemen. De bestanden verschijnen in een gecombineerde selectielijst, ongeacht van welk account ze afkomstig zijn. Rangschik ze in de gewenste samenvoegvolgorde. De cloudopslagbron heeft geen invloed op de samenvoegvolgorde. Bestanden uit Dropbox, Google Drive en OneDrive kunnen in elke volgorde worden ingevoegd.
Voordat u met het samenvoegen begint, controleert u of u alle beoogde bestanden hebt geselecteerd en of ze in de juiste volgorde staan. De workflow PDF delen is afhankelijk van nauwkeurige bestandsselectie, omdat de samenvoeging op de server plaatsvindt en de uitvoer één bestand is. Een ontbrekend bestand dat na het samenvoegen wordt ontdekt, vereist dat de hele bewerking opnieuw wordt uitgevoerd.
De uitvoerbestemming kiezen
Na het samenvoegen kiest u waar u de uitvoer wilt opslaan. Opties omvatten doorgaans downloaden naar uw apparaat, opslaan op een van de verbonden cloudaccounts of het genereren van een deelbare link. Kies de bestemming die bij uw workflow past. Als het samengevoegde document het projectresultaat is, sla het dan op in het cloudaccount waar het team het verwacht te vinden. Als het verdere verwerking nodig heeft, download het dan naar uw apparaat. De uitvoerbestemming is onafhankelijk van de bronlocaties.
Nadat het samenvoegen is voltooid, bekijkt u de uitvoer. Controleer of alle bestanden zijn opgenomen en of de paginavolgorde correct is. De multi-cloud-samenvoeging zou een uitvoer moeten opleveren die identiek is aan wat u zou krijgen als u dezelfde bestanden uit lokale opslag zou samenvoegen. De cloudoorsprong van de bronbestanden mag de samenvoegkwaliteit niet beïnvloeden.
Beveiligingsoverwegingen bij het samenvoegen van meerdere clouds
Door een samenvoegtool aan meerdere cloudaccounts te koppelen, ontstaat er een tijdelijke brug tussen die accounts. De tool kan bestanden van alle aangesloten accounts lezen. Controleer of de samenvoegtool de bestanden na verwerking van de servers verwijdert. Controleer of de tool na de huidige sessie geen toegang tot uw cloudaccounts behoudt. Trek de tooltoegang voor elk cloudaccount in nadat de samenvoeging is voltooid.
Het PDF Sharing beveiligingsmodel voor het samenvoegen van meerdere clouds is afhankelijk van de manier waarop de tool met gegevens omgaat. Een tool die geüploade bestanden bewaart of permanente toegang tot de cloud onderhoudt, creëert een voortdurend risico. Een tool die bestanden in het geheugen verwerkt en bestanden na de sessie verwijdert, minimaliseert deze.
Multi-cloudbestanden organiseren met consistente naamgeving voordat ze worden samengevoegd
Bestanden die in verschillende cloudaccounts zijn opgeslagen, hebben vaak inconsistente naamgevingsconventies. Een bestand met de naam "final-report.pdf" in Dropbox kan een ander document zijn dan "final-report.pdf" in Google Drive. Controleer vóór het samenvoegen de bestandsinhoud, niet alleen de bestandsnaam. Hernoem bestanden met consistente voorvoegsels die hun bronaccount en inhoud identificeren.
De voorbereidingsstap Merge PDF voor bestanden in meerdere clouds omvat het hernoemen voor de duidelijkheid. De tijd die besteed wordt aan het organiseren vóór het samenvoegen voorkomt verwarring over welke versie van een bestand in de uitvoer is opgenomen.
Conflicten over bestandsrechten tussen cloudaccounts afhandelen
Bestanden van verschillende cloudaccounts kunnen verschillende machtigingen voor delen hebben. Een bestand uit je persoonlijke Dropbox is mogelijk volledig toegankelijk. Een bestand uit een gedeelde Google Drive kan alleen-lezen zijn. Voor een bestand uit een gedeelde OneDrive-map kan tijdens de samenvoegsessie opnieuw authenticatie nodig zijn. Voordat u met het samenvoegen begint, moet u controleren of elk bestand dat u wilt opnemen, toegankelijk is om te lezen.
Toestemmingsproblemen die tijdens het samenvoegen worden ontdekt, onderbreken de workflow. Controleer de toegang voordat u begint. De multi-cloud workflow Merge PDF moet de leestoegang tot elk bronbestand verifiëren tijdens de selectiefase, niet tijdens de samenvoegfase.
Een samenvoegmanifest maken voor multi-cloudprojecten
Voor complexe projecten met bestanden uit veel cloudbronnen kunt u een samenvoegmanifest maken voordat u begint. Het manifest vermeldt elk bestand dat moet worden samengevoegd, de cloudbron, de bestandsgrootte en de beoogde positie in de samengevoegde uitvoer. Bekijk het manifest om te bevestigen dat alle bestanden zijn geregistreerd en correct zijn geordend. Voer vervolgens de samenvoeging uit volgens het manifest.
Het samenvoegmanifest PDF Sharing is een planningsdocument dat fouten tijdens de uitvoering voorkomt. Een vijf minuten durende manifestbeoordeling spoort ontbrekende bestanden en bestelfouten op voordat deze samenvoegfouten worden.